Betriebsprüfer dürfen Kasseneinzeldaten einsehen
Eine Apothekerin ist verpflichtet, dem Finanzamt bei einer Außenprüfung, die kompletten Kasseneinzeldaten in elektronischer Form vorzulegen.
Hintergrund
Nach Handelsrecht muss grundsätzlich jeder Kaufmann Geschäftsvorfälle einzeln aufzeichnen (§ 238 HGB). Diese Aufzeichnungspflichten gelten laut Abgabenordnung auch für die Besteuerung (§ 140 AO). Für Kaufleute bestimmter Branchen wie etwa Apotheker war es in der Vergangenheit technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich, den Inhalt eines jeden Bargeschäfts mit Namen und Anschrift des Kunden sowie Gegenstand des Kaufvertrages festzuhalten. Weil sie Waren von geringerem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkaufen, entfiel bei ihnen aus Zumutbarkeitsgründen für solche Umsätze die Einzelaufzeichnungspflicht (siehe hierzu auch BMF-Schreiben vom 19.06.2018).
Sachverhalt
Eine Apothekerin zeichnete den Warenein- und Warenausgang mittels einer PC-Kasse auf und nutzte dafür ein automatisches Warenwirtschaftssystem. Der Betriebsprüfer forderte bei einer Außenprüfung unter anderem die Daten aus eben diesem Warenwirtschaftssystem zur Einsicht an. Die Apothekerin war der Meinung, dass sie aufgrund des gesetzlichen Einzelaufzeichnungsverzichts (§ 144 AO) die Kasseneinzeldaten nicht herausgeben muss. Die Aufzeichnungen seien freiwillig erfolgt.
Der Betriebsprüfer sah sich aber durch die „Apotheker-Urteile“ aus der Vergangenheit in seiner Vorgehensweise bestätigt: In ähnlichen Verfahren hatte der Bundesfinanzhof (BFH) in gleich zwei Urteilen entschieden, dass die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung auch für Apotheker gelten (Urteile vom 16.12.2014, X R 42/13 und X R 29/13). Diese müssen – im Rahmen der Zumutbarkeit – sämtliche Umsätze einzeln aufzeichnen. Verwendet ein Einzelhändler dazu eine PC-Kasse, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Verkäufen aufzeichnet und dauerhaft speichert, dann darf die Finanzverwaltung auf diese Kasseneinzeldaten zugreifen.
Urteil
Das Finanzgericht Münster reiht sich in die Rechtsprechung des BFH ein (Urteil vom 28.06.2018, 6 K 1929/15): Verwendet eine Apothekerin ein speziell für Apotheken entwickeltes PC-gestütztes Erlöserfassungssystem mit integrierter Warenwirtschaftsverwaltung, so muss sie detaillierte Aufzeichnungen aufbewahren und vorlegen. Damit kommt sie automatisch der Verpflichtung zur Aufzeichnung der einzelnen Verkäufe nach. Der Betriebsprüfer durfte daher die mit Hilfe der PC-Kasse erstellten Daten zur Prüfung anfordern.
Fazit
Mit diesem Urteil folgen die Richter aus Münster der Rechtsprechung des BFH. Derjenige, der nach Handelsgesetz oder sonstigen außersteuerlichen Pflichten Bücher und Aufzeichnungen führen muss, hat diese Verpflichtung auch für die Besteuerung zu erfüllen. „Wenn ein Kaufmann seine Umsätze detailliert aufzeichnet, dann muss er seinen Warenverkauf auch einzeln aufzeichnen“, sagt Ecovis-Steuerberaterin Daniela Sterzing, „er kann sich dann nicht mehr auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen.“ Das Gericht hat keine Revision zugelassen.
Daniela Sterzing, Steuerberaterin bei Ecovis in Ilmenau