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Umzugskosten zur Einrichtung eines Arbeitszimmers sind keine Werbungskosten

Steuerpflichtige, die in eine andere Wohnung ziehen, um (erstmalig) ein Arbeitszimmer einzurichten, können die Kosten dafür auch in Zeiten des Homeoffice nicht als Werbungskosten abziehen.

Aktuelle Regelung bei Umzugskosten

Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen. Da das Bewohnen einer Wohnung üblicherweise dem privaten Lebensbereich zuzuordnen ist, gelten Umzugskosten in der Regel als nicht abziehbare Kosten der Lebensführung. Es gibt jedoch Ausnahmen für diese Regel, wenn die berufliche Tätigkeit der entscheidende Grund für den Wechsel der Wohnung ist und private Gründe eine allenfalls untergeordnete Rolle spielen.

Konkret bedeutet dies, dass Umzugskosten in bestimmten Fällen abziehbar sind, beispielsweise wenn ein Arbeitgeberwechsel stattgefunden hat und sich durch den Umzug die Fahrzeit zur Arbeit erheblich verringert (mehr als eine Stunde Zeitersparnis täglich). Außerdem kann auch der Auszug aus einer oder der Einzug in eine Dienstwohnung eine berufliche Veranlassung darstellen.

Neue Arbeitswelt: Homeoffice und mobiles Arbeiten

Im Zuge der sich verändernden Arbeitswelt mit zunehmendem Fokus auf Homeoffice und mobilem Arbeiten stellt sich nun die Frage, ob ein Umzug in eine neue Wohnung mit dem Zweck der (erstmaligen) Einrichtung eines Arbeitszimmers eventuell auch eine nahezu ausschließliche berufliche Veranlassung sein kann. Das würde für eine Abzugsfähigkeit der Umzugskosten als Werbungskosten sorgen und viele Steuerpflichtige entlasten.

Auch der Bundesfinanzhof (BFH) beschäftigte sich vor Kurzem mit einem solchen Fall. Ein Paar aus Hamburg bezog während Corona eine neue Fünfzimmerwohnung, in der sich beide Partner erstmals ein Arbeitszimmer einrichteten.

BFH-Urteil klärt Voraussetzungen für abzugsfähige Werbungskosten

Der BFH hat klargestellt: Ein Umzug in eine andere Wohnung zur (erstmaligen) Einrichtung eines Arbeitszimmers erfüllt nicht die Voraussetzung einer nahezu ausschließlichen beruflichen Veranlassung (Urteil vom 5. Februar 2025, VI R 3/23).

Das zentrale Argument ist hierbei, dass ein objektives Kriterium fehlt, das den Umzug ausschließlich aus beruflichen Gründen rechtfertigt. Der Wunsch, ein Arbeitszimmer zu haben, könnte ebenso gut durch private Motive wie den Wunsch nach einer besseren Wohnsituation bedingt sein. Es sei nicht mit der erforderlichen Sicherheit festzustellen, ob die Einrichtung des Arbeitszimmers der eigentliche Anlass des Umzugs oder nur dessen Folge gewesen sei. Das gilt selbst, wenn – wie während der Corona-Pandemie – kein anderer (außerhäuslicher) Arbeitsplatz verfügbar ist.

Wie Steuerpflichtige dennoch profitieren können

Auch in Zeiten von Homeoffice und mobilem Arbeiten sind Aufwendungen für einen Umzug, der der (erstmaligen) Einrichtung eines Arbeitszimmers dient, nicht als Werbungskosten absetzbar. Zwar sehen viele Menschen ein eigenes Arbeitszimmer als beruflich notwendig an. Es ist dennoch ein objektives Kriterium wie etwa eine wesentliche Fahrzeitverkürzung oder ein Umzug in neue Betriebsräume erforderlich, um die berufliche Tätigkeit als entscheidenden Grund für den Wohnungswechsel nachzuweisen. „Nicht vergessen sollten Steuerpflichtige allerdings, die Homeoffice-Pauschale in ihrer Steuererklärung anzusetzen oder sogar ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich in Abzug zu bringen“, rät Ecovis-Steuerberaterin Ines Wollweber in Niesky.

Forderungsmanagement: So bleiben Unternehmer liquide

Aufträge sind schön – wenn die Kunden sie auch bezahlen. Aber das ist leider nicht immer der Fall. Mit einem geschickten Forderungsmanagement lassen sich die Ausfälle jedoch gering halten. Die Ecovis-Experten erklären, was Unternehmen tun können, um an ihr Geld zu kommen.

Fehlende Aufträge, Lieferschwierigkeiten, gestiegene Einkaufspreise, Konsumflaute – was auch immer die konkreten Gründe sein mögen, es zeigt sich, dass immer mehr Unternehmen in Zahlungsschwierigkeiten geraten. „In der Praxis beobachten wir, dass Betriebe Zahlungsziele ausreizen oder gar überreizen. Dazu kommen die steigenden Insolvenzen“, sagt Andreas Bachmeier, Unternehmensberater bei Ecovis in Dingolfing. Die Zahl der beantragten Regelinsolvenzen in Deutschland ist nach Angaben des Statistischen Bundesamts im Januar 2025 um 14,1 Prozent im Vergleich zum Vorjahresmonat gestiegen.

Was gutes Forderungsmanagement in der Praxis bedeutet

Wie können sich Betriebe vor Zahlungsausfällen ihrer Geschäftspartner schützen, um nicht mit ins Fahrwasser gerissen zu werden? „Ein ordentliches Forderungsmanagement ist das A und O“, weiß Bachmeier. „Zunächst einmal geht es darum, zeitnah Rechnungen zu stellen.“ Diese Binsenweisheit ist keineswegs so selbstverständlich, wie es scheint, zeigt seine Erfahrung: „Gerade kleinere Unternehmen oder Ein-Mann-Betriebe sind häufig so in das operative Geschäft eingebunden, dass ein ordentliches Forderungsmanagement dabei zu kurz kommt.“ Die Folge: Rechnungen werden nicht oder viel zu spät gestellt, und auch Zahlungsaufforderungen oder Mahnungen versenden die Betriebe zu spät oder womöglich gar nicht.

Kommt dann noch säumige Kundschaft hinzu, drohen in der Folge Liquiditätsengpässe. „Die Liquidität im Blick zu behalten mithilfe einer transparenten Planung, ist deshalb essenziell“, sagt Bachmeier und führt aus: „Schaffen Sie klare Prozesse in der Buchhaltung, halten Sie Fristen ein und sorgen Sie so für eine beschleunigte Faktura.“ Konkret bedeutet das: Zwei Wochen nach Lieferung sollte die Rechnung verschickt sein, die das vereinbarte Zahlungsziel – bestenfalls ebenfalls zwei Wochen – enthält. Ist im Anschluss noch kein Geld auf dem Geschäftskonto eingegangen, folgt die Zahlungsaufforderung, also die einfache Erinnerung, mit erneuerter Zahlungsfrist. Vergeht auch dieser Zeitraum, ist die erste Mahnung inklusive Mahngebühren fällig.

Verträge anpassen

Nils Krause, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Insolvenz- und Sanierungsrecht bei Ecovis in Hamburg, appelliert an Unternehmen, außerdem ihre Vertragsgestaltung anzupassen. „Bei Betrieben, die große Sachwerte wie Maschinen verkaufen, kann es sich lohnen, einen Eigentumsvorbehalt in den Kaufvertrag mitaufzunehmen.“ Dadurch bleibt die Ware Eigentum des Verkäufers, bis sie bezahlt ist. Die Gestaltung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder der Lieferbedingungen kann ebenso ein Mittel sein, um sich besser abzusichern. Dazu gehören verlängerte Eigentumsvorbehalte oder Sicherungsrechte. „Welche juristischen Kniffe zur Anwendung kommen können und sinnvoll sind, hängt stark vom jeweiligen Geschäftsmodell ab“, erklärt Krause. „Unternehmen sollten daher nicht zögern, anwaltliche Unterstützung zu suchen.“

Über Factoring nachdenken

Factoring ist eine weitere Möglichkeit, um sich gegen Zahlungsausfälle abzusichern. „So stellen Unternehmen sicher, dass sie liquide bleiben“, sagt Unternehmensberater Bachmeier. „Wer die Forderungen auf diesem Wege abstößt, stellt sicher, dass zumindest ein Teil der vereinbarten Summe auf dem Geschäftskonto landet.“ Allerdings ist Factoring nicht umsonst, ebenso wie erweiterte Kreditlinien bei der Bank mit entsprechenden Kosten verbunden sind. „In den vergangenen Jahren war diese Maßnahme daher für die meisten Unternehmen uninteressant. Das ändert sich aber gerade“, sagt Bachmeier. Zudem gibt es die Möglichkeit, Forderungsausfallversicherungen abzuschließen. Aber auch hier sind hohe Kosten mit der Absicherung der Risiken verbunden. „Wer also Dienstleistungen mit eher kleiner Marge verkauft, für den sind all das keine Optionen“, sagt Krause

Ein einfacherer Weg, um zumindest einen Teil der Forderung sicherzustellen, ist die Vereinbarung von Vorschüssen. Abschlagszahlungen, die etwa bei Auftragsvergabe fällig sind, optimieren die Liquidität des Unternehmens. Das Problem dabei: Nicht immer lassen sich Auftraggeber und Geschäftspartner darauf ein. Krause berichtet: „Hier gibt es große Unterschiede je nach Branche. Dort, wo es unüblich ist, mit Vorschüssen zu arbeiten, sind solche Forderungen kaum durchsetzbar.“

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Steuerpläne: Wichtige Änderungen für Unternehmen

Mit der neuen Regierung stehen auch die ersten Pläne in Sachen Steuerrecht. Sie zeigen, womit Unternehmen, Familien und Arbeitnehmende in der kommenden Legislaturperiode rechnen und auf was sie hoffen können. „Dabei scheinen einige Dinge schon sehr konkret vereinbart zu sein, bei anderen bleibt abzuwarten, wie genau die Vorhaben umgesetzt werden sollen“, sagt Mareen Hammelbeck, Steuerberaterin bei Ecovis in Rostock.

Was kommt auf Unternehmen zu?

„Eines der vielversprechendsten Vorhaben betrifft die Abschreibungsmöglichkeiten für Unternehmen“, sagt Hammelbeck. Die Regierung plant die Einführung einer degressiven Abschreibung auf Ausrüstungsinvestitionen (z.B. Pro­duktionsmaschinen, Fahrzeuge, Betriebsvorrichtungen) in Höhe von 30 Prozent in den Jahren 2025, 2026 und 2027. „Das könnte einen wesentlichen Investitionsschub bewirken“, sagt Steuerberaterin Mareen Hammelbeck. In noch weiter Ferne liegen dagegen mögliche Änderungen des Körperschaftsteuer-Tarifs. Er soll ab dem 01.01.2028 in fünf Schritten jährlich gesenkt werden – von bisher 15 bis auf 10 Prozent. Gastronomen dagegen dürfen sich vorsichtig auf die kommenden Jahre freuen. Für 2026 ist die dauerhafte Reduzierung der Umsatzsteuer für Speisen (ohne Getränke) in der Gastronomie geplant. Elektrofahrzeuge als Dienstwagen sollen durch eine weitere Erhöhung der Bruttolistenpreisgrenze weiterhin steuerlich gefördert werden. Zudem sollen eigens für Elektrofahrzeuge Sonderabschreibungen eingeführt werden, um die Transformation des Verkehrssektors zu fördern.

Wovon könnten Arbeitnehmende profitieren?

„Ganz konkrete Entlastungen erwarten wir für Berufspendler“, sagt Hammelbeck. Die Pendlerpauschale soll erhöht werden. Und zwar ab dem 01.01.2026 auf 38 Cent ab dem ersten, statt wie bisher erst ab dem einundzwanzigsten Kilometer. Auch eine Senkung des Einkommensteuer-Tarifs für kleine und mittlere Einkommen ist geplant. „Das soll die finanzielle Belastung dieser Haushalte reduzieren und die Kaufkraft stärken. Allerdings fehlen dazu noch genaue Finanzierungs- und Zeitpläne zur Umsetzung“, gibt Mareen Hammelbeck zu Bedenken. Gleiches gilt für die Pläne zu steuerlichen Anreizen für Mehrarbeit: „Die konkrete Ausgestaltung von steuerfreien Überstundenzuschlägen ist vollkommen offen.“ Unverändert bestehen bleibt zudem der Solidaritätszuschlag.

Womit können Familien rechnen?

Die Regierung plant eine Erhöhung des Kinderfreibetrags und eine entsprechende Anpassung des Kindergelds. Auch der Entlastungsbetrag für Alleinerziehende soll verbessert werden. „Damit sollen Familien entlastet werden“, erklärt Steuerberaterin Hammelbeck.

Was ist sonst noch geplant?

Die Übungsleiterpauschale soll auf 3.300 Euro und die Ehrenamts­pauschale auf 960 Euro erhöht werden, um ehrenamtliches Engagement zu fördern. Wer das gesetzliche Rentenalter erreicht hat und freiwillig weiterarbeitet, soll von sei­nem Gehalt bis zu 2.000 Euro im Monat steuerfrei erhalten. Diese Aktivrente soll Anreize schaffen, länger im Berufsleben zu bleiben. „Auch hier ist allerdings die konkrete Umsetzung noch vollkommen offen“, sagt Hammelbeck. Geplant sind außerdem zusätzliche Maßnahmen zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und zur Sicherung der Staatseinnahmen. 

Tipp: Was sollten Sie jetzt tun?

• Behalten Sie die Steuerpläne weiter im Blick.
• Sprechen sie mit Ihrem Steuerberater darüber, welche Neuerungen Sie ganz konkret betreffen können.
• Nehmen Sie die relevanten Ankündigungen in Ihre unternehmerische Entscheidungsfindung zu künftigen Planungen mit auf.

Steuer bei Einnahmen aus Ausgleichsflächen: Die Nutzungsdauer vertraglich festlegen

Bebaut ein Bauträger eine Fläche, muss er sie durch eine Ersatzmaßnahme ausgleichen. Besitzer von Grund und Boden stellen in diesen Fällen oftmals landwirtschaftliche Flächen zur Verfügung. Die dafür erhaltene Nutzungsentschädigung ist zu versteuern. Bekommen sie das Geld regelmäßig, können sie die Einnahmen auf die Laufzeit der Nutzungsüberlassung verteilen und so Steuern sparen. Die Details eines Urteils des Bundesfinanzhofs erklärt Alexander Kimmerle, Steuerberater bei Ecovis in Kempten.

Der Hintergrund zum Urteil des Bundesfinanzhofs

Verträge zur Nutzungsüberlassung von Ausgleichsflächen sind oftmals so ungenau gestaltet, dass die Voraussetzungen für eine Aufteilung der Zahlungen nach Paragraph 11 Abs. 1 S. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) nicht bestehen. Das war auch Thema eines Urteils des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 12. Dezember 2023 (IX-R-18/22).

Im Streitfall überließ ein ehemaliger Landwirt einem Unternehmen landwirtschaftliche Flächen, die sich in seinem Privatvermögen befanden. Das Unternehmen wollte damit naturschutzrechtliche Ausgleichsmaßnahmen herstellen und Ökopunkte generieren. Die Ökopunkte verkaufte es an einen Betreiber von Windenergieanlagen. Der Vertrag wurde auf unbestimmte Zeit geschlossen. Er kann jedoch frühestens nach Ablauf von 30 Jahren ordentlich gekündigt werden. Vor diesem Zeitpunkt ist die ordentliche Kündigung des Vertrags ausgeschlossen. Die Nutzung war grundbuchrechtlich durch eine beschränkt persönliche Dienstbarkeit gesichert, die zum Ende der Vertragslaufzeit erlöschen sollte.

Im Zeitraum von 2017 bis 2019 erhielt der Kläger rund 44.000 Euro als Nutzungsentschädigung. Diese zählte zu den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung. Das Finanzamt lehnte eine Verteilung der Einnahmen aus der Nutzungsüberlassung auf 20 Jahre – angelehnt an den Förderzeitraum des Gesetzes für den Ausbau erneuerbarer Energien – ab.

Der Richterspruch und was er bedeutet

Der BFH gab dem Finanzamt Recht: Eine Verteilung der Einnahmen ist nicht möglich. Grundsätzlich zählt die Zahlung zu den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung. Die Nutzungsüberlassung eröffnet auch die Verteilungsmöglichkeit nach  Paragraph 11 Abs. 1 S. 3 EStG. Die Voraussetzung dafür, dass eine Nutzungsüberlassung von mehr als fünf Jahren gegeben sein müsse, war auch erfüllt. Allerdings fehlte nach Auffassung des BFH ein bestimmbarer Vorauszahlungszeitraum.

Die Laufzeit der Nutzung und somit der Zeitraum der Zahlungen ist durch den Vertrag nicht festgelegt. Es ist zwar möglich, das Ende der Nutzung objektiv anhand von Anhaltspunkten zu bestimmen oder zu schätzen. Der BFH sieht in einem Ausschluss einer ordentlichen Kündigung jedoch keinen Beweis dafür, dass eine Kündigung nach Ablauf von 30 Jahren erfolgen wird. Denn es benötigt hier ein aktives Handeln der Vertragspartner zur Kündigung des Vertrags. „Der Eintritt eines Vertragsendes ist unsicher, da wirtschaftliche Gründe, die mit hinreichender Wahrscheinlichkeit darauf schließen lassen, dass die Parteien den Vertrag nach 30 Jahren kündigen, auch nicht ersichtlich sind“, sagt Kimmerle.

Der BFH hat in der Vergangenheit oft über die Aufteilung von Einnahmen aus der Bereitstellung von Ausgleichsflächen entschieden. „Daher sollten Betroffene bei der Vertragsgestaltung darauf achten, dass die Laufzeit der Nutzungsüberlassung ersichtlich ist“, rät Kimmerle. Im Zweifel lässt sich im betrieblichen Bereich zur Gewinnermittlung nach Paragraph 4 Abs. 1 des Einkommensteuergesetzes übergehen. Dann lässt sich über eine Rechnungsabgrenzung eine Verteilung auf 25 Jahre erreichen.

Entgelttransparenzrichtlinie: Gehälter transparent gestalten und offenlegen

Gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit – das ist das Ziel der EU-Entgelttransparenzrichtlinie. Bis 7. Juni 2026 muss Deutschland die EU-Vorgaben in nationales Recht umsetzen. Auf Arbeitgeber kommen mit der Richtlinie einige Änderungen zu, mit denen sie sich schon jetzt vertraut machen sollten.

Eine der wichtigsten Neuerungen der aktuellen EU-Entgelttransparenzrichtlinie (2023/970) ist die Transparenzpflicht bei der Vergütung. Unternehmen müssen künftig bereits in Stellenausschreibungen oder vor Vertragsabschluss Informationen über das Einstiegsgehalt oder die Gehaltsspanne bereitstellen. „Zudem sind sie verpflichtet, allen Beschäftigten Zugang zu den Kriterien der Entgeltfestlegung und -entwicklung zu gewähren“, sagt Gunnar Roloff, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Ecovis in Rostock. Betriebe mit mehr als 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern trifft eine regelmäßige Berichtspflicht über geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede gegenüber der zuständigen Behörde.

Mehr Rechte für Arbeitnehmer

Arbeitnehmende erhalten ein umfassendes Auskunftsrecht. Sie können Informationen über ihre eigene Entgelthöhe sowie die durchschnittlichen Gehälter vergleichbarer Beschäftigter aufgeschlüsselt nach Geschlecht einfordern. Unternehmen sind dazu verpflichtet, entsprechende Anfragen innerhalb von zwei Monaten schriftlich zu beantworten und ihre Mitarbeitenden jährlich über dieses Recht zu informieren. „Arbeitgeber dürfen außerdem keine Klauseln mehr verwenden, die Beschäftigte an der Offenlegung ihrer Gehälter hindern“, stellt Roloff klar.

Verstöße gegen die neuen Regelungen können Unternehmer schwer treffen. Neben Schadensersatzansprüchen sollen den Betrieben Sanktionen und Unterlassungsansprüche drohen. „Außerdem gilt eine umgekehrte Beweislast“, erklärt Arbeitsrechtler Roloff, „das bedeutet, Unternehmen müssen künftig nachweisen, dass keine Entgeltdiskriminierung vorliegt.“ Falls Berichte Lohnunterschiede von mindestens fünf Prozent ohne objektive Rechtfertigung aufzeigen, müssen Unternehmen diese Unterschiede korrigieren.

Handlungsbedarf für Arbeitgeber

Um rechtliche Risiken zu vermeiden, sollten Unternehmen frühzeitig handeln:

• Vergütungsstrukturen prüfen: Chefs sollten Gehaltsunterschiede analysieren und bestehende korrigieren.
• Transparente Gehaltsrichtlinien entwickeln: Klare Kriterien für die Entgeltfindung und -entwicklung helfen, spätere Streitigkeiten zu vermeiden
• Arbeitsverträge anpassen: Arbeitgeber müssen Verschwiegenheitsklauseln zu Gehältern überarbeiten oder streichen.

„Auch wenn die neue Richtlinie Arbeitgeber erst einmal vor Herausforderungen stellt, ergeben sich daraus auch Chancen. Wer transparent mit dem Thema Gehalt und Gehaltsentwicklung umgeht, kann das Arbeitsklima fördern“, sagt Roloff.

Ökologische Nachhaltigkeit in der Steuerkanzlei: Die Ecovis-Kanzlei in Wismar geht mit gutem Beispiel voran

Mit Change Management den Wachstumsprozess im Unternehmen fördern

Viele Unternehmen beklagen die überbordende Bürokratie seitens des Gesetzgebers. Aber auch intern lauern Stolperfallen, die effizientes Arbeiten behindern. Wie lassen sich bürokratische Auswüchse im eigenen Unternehmen verhindern und Prozesse fördern, die den wachsenden Herausforderungen besser gerecht werden?

Lieferschwierigkeiten und Fachkräftemangel, Inflation und Wettbewerbsdruck – die wirtschaftliche Lage bleibt angespannt: Viele Unternehmen in Deutschland kämpfen gleich an verschiedenen Fronten mit Herausforderungen. Kein Wunder, dass dann hausgemachte Probleme ans Ende der unternehmerischen To-do-Liste rutschen. „Dabei sind gerade effiziente Prozesse und Strukturen mittel- und langfristig für den Unternehmenserfolg essenziell“, sagt Ecovis-Unternehmensberater Thomas Born in Rostock. „Und leider passiert es immer wieder, dass Unternehmen die falschen Prioritäten setzen, die sie dann in Krisenzeiten einholen.“

So erging es beispielsweise einem Unternehmen, das Erich Daxberger, Unternehmensberater bei Ecovis in Dingolfing, betreut. Der mittelständische Hersteller für Vitrinen- und Museumstechnik befand sich vor mehr als vier Jahren in einer schwierigen Lage: Mit der Corona-Pandemie brachen die Auftragseingänge aus dem In- und Ausland massiv ein, das gesamte Geschäftsmodell geriet ins Wanken. „Das hätte das Ende des Unternehmens sein können“, erzählt Daxberger. „Aber die Geschäftsleitung hat entschieden, sich den Herausforderungen zu stellen und Wesentliches zu verändern.“

Wie genau hat das funktioniert? „Wir haben zunächst alle Prozesse unter die Lupe genommen“, sagt Daxberger. Von der Angebotserstellung bis hin zur Abrechnung ließ sich das Unternehmen auf schonungslose Transparenz ein. Hilfreich war dabei ein ERP-(Enterprise-Resource-Planning-)System, das auf Knopfdruck sichtbar machte, was sonst zu langsam erkannt wurde. Wo sind freie Kapazitäten? Welche Aufträge lohnen sich wirklich? Mit welcher Gewinnmarge muss ich kalkulieren? Wie sehen die Lagerbestände aus und wann müssen wir welche Waren nachbestellen? Wie schnell verschicken wir Rechnungen und mahnen Zahlungen an? Welches Personal brauche ich zu welchem Zeitpunkt?

Abläufe und Informationsfluss optimieren

Die Prozessinventur steht immer an erster Stelle“, bestätigt auch Born. „Hier gilt es, doppelte Schnittstellen zu eliminieren und Abläufe sowie den Informationsfluss innerhalb eines Betriebs zu optimieren.“ Gerade digitale Tools können hier wichtige Stützen sein, um das Potenzial für Optimierungen zu erkennen, sagt Born: „Softwaresysteme, die zentrale Geschäftsprozesse wie Finanzen, Personalwesen, Fertigung, Lieferkette, Vertrieb und Beschaffung abbilden, helfen, den Blick zu schärfen, und fungieren als Frühwarnsystem. Mit solchen ERP-Systemen fällt es leichter, trotz komplexer Zusammenhänge zielgerichtete Entscheidungen zu treffen.“ Born appelliert daher auch an die Politik: „Die Förderung von Investitionen sowohl in Technologien als auch in Beratungsprogramme wie INQA ist weiterhin unbedingt notwendig“.

Veränderungsprozesse aktiv anstoßen

Die lückenlose Transparenz der gesamten Wertschöpfungskette ist allerdings immer nur der erste Schritt, weiß auch Daxberger. Er schildert den weiteren Veränderungsprozess am Beispiel seines Mandanten: „Anschließend ging es natürlich darum, entsprechend zu handeln. Ohne eine Geschäftsführung, die Veränderungen anstößt und auch vollendet, ist ein Weg aus der Krise nicht machbar.“ Und er ergänzt: „Das erfordert natürlich Mut. Mut, die notwendigen Veränderungen zu erkennen. Mut, dranzubleiben. Mut, Geld für Investitionen in die Hand zu nehmen. Und den Mut, ehrlich zu kommunizieren.“

Beim mittelständischen Vitrinenhersteller wurde der Wille zur Veränderung belohnt: Seit mehr als einem Jahr konnte das Unternehmen den Umsatz wieder auf Vor-Corona-Niveau heben. Transparenz, schlanke Prozesse und effiziente Strukturen sorgen für die erforderliche Flexibilität und Stabilität. „Auch das Betriebsklima ist dank der fortlaufenden ehrlichen Kommunikation gut“, sagt Daxberger. Für Unternehmensberater Born ist außerdem klar: Solche Veränderungsprozesse dürfen Unternehmer nicht als einmaliges Projekt missverstehen: „Wandel im Unternehmen muss zur Konstante werden. Gerade angesichts des Wettbewerbsdrucks und der neuen technischen Möglichkeiten.“ Neben Robotik, Sensorik und Automatisierung verweist Unternehmensberater Born vor allen Dingen auf die disruptive Kraft der künstlichen Intelligenz. Unternehmen aus allen Bereichen sollten sich hier aktiv die Frage stellen: Welche Anwendungsmöglichkeiten ergeben sich für mein Geschäftsmodell? „Wer dabei schläft, hat sonst schnell verloren.“

Nach dem Spiel ist vor dem Spiel, das hat Daxbergers Mandant bereits erkannt: Angesichts der Anforderungen an eine mögliche Nachhaltigkeitsberichterstattung steht das nächste Projekt in den Startlöchern. „Das Unternehmen hat verstanden, dass eine vorausschauende Planung die Handlungsfähigkeit stärkt, und bleibt jetzt am Ball. Das sind die besten Aussichten.“

Ecovis erfolgreich vor dem Sozialgericht: Unberechtigte Nachforderung der Deutschen Rentenversicherung abgewendet

Detailarbeit zahlt sich aus – wie die Ecovis-Sozialversicherungsexperten vor dem Sozialgericht München bewiesen haben. In einem mehrjährigen Verfahren setzten sie durch, dass die Deutsche Rentenversicherung (DRV) eine Beitragsnachforderung nach einer Betriebsprüfung aufhob.

Der Fall: DRV forderte doppelte Beiträge

Im Rahmen einer Betriebsprüfung forderte die DRV Sozialversicherungsbeiträge von einem Unternehmer nach. Der Grund: Der Unternehmer übermittelte die monatliche Beitragsschuld aufgrund schwankender Überstundenvergütungen oftmals als monatliche Schätzung an die jeweilige Krankenkasse. Später übermittelte er die Beitragsnachweise mit den korrekten Werten. Die DRV ermittelte im Rahmen der Betriebsprüfung die Beitragsschuld aus den tatsächlichen beitragspflichtigen Entgelten für den jeweiligen Monat und machte einen Vergleich mit der Sollstellung auf den Beitragskonten der einzelnen Krankenkassen. Berichtigungen über den Jahreswechsel und nach dem Prüfzeitraum berücksichtigte sie nicht. Somit ergab sich eine Beitragsdifferenz für den Prüfzeitraum von vier Jahren. „Der Unternehmer hätte die Sozialversicherungsbeiträge also doppelt zahlen müssen – eine unzulässige Belastung für unseren Mandanten“, erklärt Ecovis-Rentenberater Andreas Islinger.

Trotz entsprechender Hinweise im Widerspruchsverfahren war die DRV nicht bereit, von ihrer Forderung abzuweichen. „Wir hätten den Fall gerne außergerichtlich geklärt“, sagt Rentenberater Andreas Islinger. „Doch da unser Mandant die Zahlung klar ablehnte, blieb uns keine andere Wahl als eine Klage.“

Der Weg zum Erfolg lag im Detail

Im Jahr 2021 reichte Ecovis Klage beim Sozialgericht München ein. In der mündlichen Verhandlung im Mai 2025 legte Sozialversicherungsexpertin Sandra Schels die Unstimmigkeiten im Beitragskonto detailliert dar. Sie konnte anhand der Soll- und Ist-Stellungen belegen, dass die DRV doppelt forderte – ein Sachverhalt, der weder der Prüferin noch der Richterin zuvor aufgefallen war (Aktenzeichen S 10 BA 296/21).

„Juristisch war der Fall zwar nicht hochkomplex“, erklärt Islinger, „die Herausforderung lag in der Detailarbeit und im Aufspüren der tatsächlichen Zahlungsflüsse. Meine Kollegin konnte dank akribischer Vorbereitung letztlich Klarheit schaffen“. Die DRV lenkte schließlich noch im Gerichtssaal ein, machte ein Schuldanerkenntnis und hob die Beitragsforderung auf.

Ein Einzelfall mit Signalwirkung

Auch wenn es sich um einen Einzelfall handelt, zeigt er exemplarisch, wie wichtig eine präzise und sachkundige Prüfung von Sozialversicherungsbescheiden ist. „Nicht jede Forderung der Rentenversicherung ist korrekt. Wer gut vorbereitet ist, kann sich auch gegen vermeintlich klare Bescheide erfolgreich wehren“, so Rentenberater Islinger.

Über die Ecovis-Rentenberatung

Die Rentenberatung bei Ecovis unterstützt Unternehmer und Privatpersonen rund um das Thema Rente und Sozialversicherung. Die Expertinnen und Experten sind unabhängig und beraten Mandanten umfassend im Sozialversicherungsrecht. Weitere Informationen und Kontakt unter Rentenberatung – Ecovis Deutschland.

Wie Unternehmer passende Geschäftspartner im Ausland finden

Deutschland ist einer der Exportweltmeister, denn in vielen Ländern gibt es vielversprechende Absatzmärkte für deutsche Produkte. Aber auch der Fachkräftemangel führt dazu, dass Unternehmen sich nach Geschäftspartnern im Ausland umsehen. Was ist jedoch beim Schritt ins Ausland zu berücksichtigen?

Globale Wertschöpfungsketten spielen bei der Herstellung komplexer technischer Produkte eine immer größere Rolle. Die Folge ist ein starker Anstieg des Außenhandels auf allen Produktionsstufen. Mit einem Außenhandelsumsatz von 252,8 Milliarden Euro waren die USA im Jahr 2024 Deutschlands wichtigster Handelspartner, auf Rang zwei lag China mit 246,3 Milliarden Euro, berichtet das Statistische Bundesamt. „In welchem Land exportorientierte Unternehmen die für sie richtigen Geschäftspartner finden, hängt stark von Branche und Produkt ab“, sagt Steffen Baierlein, Steuerberater bei Ecovis in Neumarkt in der Oberpfalz.

Ob nun also deutsche Baufirmen Projekte im EU-Ausland planen oder IT-Unternehmen Programmierer aus dem Ausland rekrutieren wollen – die internationalen Geschäftsbeziehungen sind höchst unterschiedlich. Und ebenso verschieden sind die jeweiligen Regeln, die entsprechend zu beachten sind. Um einen groben Überblick zu erhalten, kann als erster Ansprechpartner – neben dem eigenen Steuerberater und Anwalt – auch die Außenhandelskammer des jeweiligen Landes hilfreich sein. „Grundsätzlich ist es einfacher, wenn Geschäftspartner in der Europäischen Union ansässig sind“, gibt Dirk Wellner, Steuerberater und Fachanwalt für Steuerrecht bei Ecovis in Greifswald, zu bedenken: „Schließlich sind hier viele standardisierte Regeln geschaffen worden, um den Handel zwischen den Ländern so einfach wie möglich zu machen.“ Auch die grundsätzlichen Besteuerungssysteme ähneln sich in den EU-Staaten.

Wie viel Ausland darf es sein?

Ist klar, wo es hingehen soll, ist das Wie die nächste entscheidende Frage: Möchte ich lediglich Mitarbeiter vorübergehend entsenden? Oder gründe ich aufgrund eines größeren Projekts eine Betriebsstätte? Ist ein langfristiges Engagement geplant, sodass sich die Gründung einer Gesellschaft, etwa für den Vertrieb der eigenen Produkte, lohnt? „Das im Vorfeld zu klären, ist essenziell“, sagt Wellner und ergänzt: „Sonst kann es leicht zu einer unbeabsichtigten Betriebsstättengründung kommen.“ Das kann beispielsweise passieren, wenn das Unternehmen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein eigenes Büro mietet.

Auch der Zeitraum, den Beschäftigte im Ausland arbeiten, ist hier relevant. Je nach Land sind sechs oder zwölf Monate der kritische Wert. „Neben dem damit verbundenen Verwaltungsaufwand sind dann auch Ertragsteuern fällig“, erklärt Wellner.

Steuer-Stolperfallen vermeiden

Weitere steuerrechtliche Stolperfallen stecken ebenso in den Themen Umsatzsteuer, Immobilienbesitz in mehreren Ländern, Grenzpendlerbesteuerung oder Buchführungspflichten, die im jeweiligen Land gelten. „Und immer wieder stellen auch die richtigen Verrechnungspreise eine Herausforderung dar“, berichtet Baierlein. Auch die Lohnsteuer darf nicht aus dem Blick geraten. „Hier gilt der Grundsatz: Dort, wo ich arbeite, muss ich auch Lohnsteuer bezahlen“, erklärt Baierlein. Es sei denn, es gibt Doppelbesteuerungsabkommen, wie etwa in den EU-Ländern. Aber auch hier lauert der Teufel im Detail: Um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden, muss man genau auf die jeweiligen Landesregeln achten. Für erfolgskritisch hält Steuerberater Baierlein daher auch die Zusammenarbeit mit Steuerberatern vor Ort.

Im weltweiten Ecovis-Netzwerk mit mehr als 16.000 Mitarbeitenden in über 90 Ländern ist das selten ein Problem. „Mit unseren Kolleginnen und Kollegen aus den Partnerkanzleien arbeiten wir gut zusammen und stellen so sicher, dass unsere Mandanten bestmöglich steuerrechtlich beraten sind“, sagt Baierlein.

Sozialversicherung und Arbeitsrecht im Blick

Die Kontakte vor Ort können ebenso hilfreich sein, wenn es um arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Fragestellungen geht. Dabei gilt es, auf Entsendebescheinigungen für Mitarbeitende, die im Ausland arbeiten, zu achten. Und hier ist es ebenfalls etwas einfacher innerhalb der EU: „Dauert die Entsendung nicht länger als 24 Monate, so bleibt es in der Regel bei der Sozialversicherungspflicht in Deutschland“, erklärt Ecovis-Steuerberater Wellner.

Für Nicht-EU-Staaten gelten dagegen häufig andere Regeln. Im Arbeitsrecht gilt: Wer länger als zwölf Monate im EU-Ausland arbeitet, unterliegt den Bestimmungen des Gastlandes. Dazu gehören etwa Vorschriften zur Lohnfortzahlung an Feiertagen, zur Elternzeit oder zu Mindestlöhnen. Fristen und Regelungen in Nicht-EU-Ländern können zum Teil erheblich von deutschen Vorschriften abweichen. „Deshalb gilt immer: Was zu beachten ist, ist stets im Einzelfall zu klären“, betont Baierlein.

Lokale Unterstützung suchen

Was nicht zu unterschätzen ist, sind die teils langwierigen Prozesse, die ein Engagement im Ausland mit sich bringen kann. „Es wäre nicht das erste Mal, dass ein deutsches Unternehmen sich verschätzt, wie viel Zeit Genehmigungen, gerade im außereuropäischen Ausland, brauchen“, sagt Baierlein. Er selbst hat das bei einem Mandanten aus der Baubranche erlebt, der in Thailand an der Errichtung eines Windparks beteiligt war. „Auch die Verlässlichkeit von Regelungen oder die Zahlungen können davon abweichen, was wir hier gewohnt sind“, sagt Baierlein und ergänzt: „Bei solchen Projekten ist die Unterstützung von lokalen Geschäftspartnern, die die Regeln, aber auch die Gepflogenheiten kennen und bestenfalls die Landessprache sprechen, nicht zu unterschätzen.“