Whistleblower Gesetz – Was bedeutet das für mein Unternehmen in China?

Korrektes und regelkonformes Verhalten gehört wohl in jedem Unternehmen zu deren wichtigsten Grundsätze. Aber wie kann man sicherstellen, dass dies immer der Fall ist bzw. sein wird? Dafür bräuchte man Mechanismen, die die Compliance in Unternehmen sicherstellen und dass potentielle Vergehen an das Unternehmen gemeldet werden können. Aktuell ist nun das Hinweisgebersystem in heißer Diskussion, da dieses nun auch Unternehmensniederlassungen im Ausland betrifft. Wie sieht das nun aus für Unternehmen mit Standbeinen in China? Wie sieht dort die rechtliche Lage aktuell aus? Im folgenden Artikel beantworten wir Ihre Fragen.

Was genau ist ein Hinweisgebersystem?

Um in Unternehmen die Compliance zu verbessern, setzen viele auf ein Whistleblower (Hinweisgeber) System. Hierunter versteht man ein digitales System, welches darauf ausgerichtet ist, Verstöße und/oder Fehlverhalten jeglicher Art gegen interne Regelungen aufzuspüren. Sei es Mobbing, Untreue, Betrug, Korruption bis hin zu Geldwäsche. Mitunter als eins der wichtigsten Regeln ist es hier, eine Kommunikation auf Vertrauensbasis zu erschaffen, dass sich die belasteten Personen hierbei sicher fühlen.

Wie funktioniert in der Regel eine Meldung? Im Falle eines digitalem Hinweisgebersystems handelt es sich um eine Software (oder Internetseite), auf welche jeder (rund um die Uhr und von egal welchem Ort) Zugriff hat. Dabei kann der Hinweisgeber selbst entscheiden, ob er seine Daten freigibt oder lieber anonym bleibt. In diesem Fall wird in dem Meldesystem für den Hinweisgeber ein eigenes Postfach angelegt, um Kontakt mit dem Fallbearbeiter zu halten. Der Compliance Manager ist für die Fallprüfung sowie die nächsten Schritte verantwortlich.

Bereits 2019 ist hierzu die europäische Whistleblower Richtlinie in Kraft getreten und am 27. Juli 2022 wurde der Gesetzentwurf beschlossen. Das Gesetz soll drei Monate nach der Verkündung in Kraft treten und dann sind Firmen ab 250 Angestellten dazu verpflichtet, einen internen Meldekanal einzurichten. Die EU-Whistleblower-Richtlinie sieht ab dem 17. Dezember 2021 nämlich auch akuten Handlungsbedarf vor für Unternehmen und deren Niederlassungen im Ausland.

Was ist das Ziel dahinter und wie sehen die gesetzlichen Anforderungen aus?

Am Ende des Tages die Vermeidung von Schadensfällen. In diesem Schaubild sind nur die typischsten aufgezählt; jeder von diesen Punkten kann aber zu finanziellem Verlust, Schaden an der eigenen Reputation sowie dem eigenen Image führen. Mithilfe einer Meldestelle kann solch kriminelles und unethisches Verhalten aber diese Art von Schäden mit vermeiden. Außerdem hilft es auch bei der Prozessoptimierung, da ggf. offene Flecken entdeckt werden können.

Durch das System wird eine vertrauliche Kommunikation hergestellt, zum Schutz des Hinweisgebers (Anonymität) sowie der beschuldigten Person und des Unternehmens.

Das Gesetz hat folgende Anforderungen an das Hinweisgeber System:

• Einrichtung von internen Meldekanälen für die Hinweisabgabe ist Pflicht
• Hinweisgeber ist verpflichtet eine Rückmeldung zu erhalten
• Anonymität und Vertraulichkeit des Hinweisgebers müssen gewahrt werden
• Pflicht zur Ergreifung von Vorbeuge- und Abhilfemaßnahmen
• Datenschutzverarbeitung von persönlichen Daten gemäß der DSGVO (und / oder dem Gesetz der VR China zum Schutz personenbezogener Daten)

Offene Unternehmenskultur = Wettbewerbsvorteile

Wenn ein Hinweisgeber System zügig und korrekt umgesetzt wird, birgt dies eine große Chance auf den eigenen Wettbewerbsvorteil. Offener und professioneller Umgang mit dieser Thematik stärkt die eigene Unternehmenskultur. Daher hat die Implementation dieses Systems einen großen Mehrwert für die Organisation, Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Co.

Wie sehen die rechtlichen Rahmenbedingungen hier in China aus?

Aktuell ist der Hinweisgeberschutz in China nicht allgemein gesetzlich geregelt, aber es gibt mehrere branchenspezifische Vorschriften (Steuer- und Devisenkontrolle oder Arznei- und Lebensmittelkontrolle).

Allerdings handelt es sich hier beim Hinweisgeberschutz aber um eins der wichtigsten Compliance-Instrumente in chinesischen Unternehmen. Andererseits herrscht bislang kein umfassender und genereller Schutz von Whistleblowern.

Ausländische Unternehmen sind nicht verpflichtet, solch ein System nach chinesischem Recht zu implementieren. ABER: Es gibt ein staatliches Belohnungssystem für Meldungen direkt an die Behörden (anstatt an das eigene Unternehmen). Hier werden wir uns im nächsten Absatz nochmal mehr mit befassen.

Meldungen direkt an die Behörden anstatt ans Unternehmen

Um Leute zu ermutigen schwere Verstöße gegen die Marktregulierung direkt an die Behörden zu melden, wurde vom Staat ein Belohnungssystem eingeführt: „Interim Measures for Reporting and Rewarding Major Violations in the Market Regulation Field”. Meldungen werden vertraulich behandelt und der Hinweisgeber soll innerhalb von 15 Werktagen informiert werden, ob er Recht auf eine Belohnung hat. Falschmeldungen werden aber hart bestraft durch eine strafrechtliche Verfolgung.

Das System ist in drei Stufen eingeteilt:

Dieses Belohnungssystem birgt allerdings Problemzonen für ausländische Unternehmen. Rechtsbegriffe (z. B. „schwere Rechtsverletzung“) sind nicht genau definiert und daher unbestimmt.

Die teils sehr hohen Belohnungen pro Fall, bringen auch einen hohen monetären Anreiz mit sich, welche für (ausländische) Unternehmen im Falle zum Verhängnis werden kann. Herrscht ein mangelndes Vertrauen in das Unternehmen, führt dies erst recht zu priorisierten Meldungen an die Behörden.

Für Unternehmen heißt dies, dass sie keine Möglichkeiten haben selbst zu investigieren und im Falle rechtzeitig zu reagieren; sei es eine Selbstanzeige zur Strafminderung oder eine Stärkung der eigenen Verhandlungsposition gegenüber den Behörden.

Zwischenfazit: In China ist ein Hinweisgeberschutzsystem vorteilhaft für Unternehmen, um Risiken von Hinweisen an Behörden und Strafen zu mindern, aber allein dies reicht nicht aus.

Wie sollte man als Unternehmen jetzt handeln?

Letztendlich braucht es ein effektives Whistleblower Programm, damit sich Mitarbeiter (und Dritte) an das Unternehmen melden, anstatt direkt zu den Behörden zu gehen.

Aber wie setzt man es am besten um? Hier ein paar Vorschläge:

• Compliance-Schulungen für das Management und Mitarbeiter, um sie zu sensibilisieren. Aktive und zielgerichtete Kommunikation helfen auch um die Akzeptanz und Nutzung zu sichern.
• Hinweisgebersystem muss technisch sicher sowie leicht zugänglich und bedienbar für jedermann sein,
• Identität vom Hinweisgeber schützen,
• Einhaltung des lokalen und europäischen Rechts.

Anwälte und Unternehmensberater mit viel Erfahrung im Umgang von chinesischem Recht und Unternehmen können in diesem Fall von großer Unterstützung sein. Supervisor können hier viel bewegen.  Sie stellen unter anderem die Compliance und Haftung von Unternehmen sicher. Da er auch die Verantwortung von Geschäftsführung und Direktoren trägt, wird die Implementierung und Überwachung eines Hinweisgebersystems auch eines seiner Aufgabenfelder sein. Sie möchten sich mehr mit diesem Thema befassen? Klicken Sie hier.

So einfach es klingt, eine gute Compliance kann helfen das Hinweisgebersystem in chinesischen Unternehmen zu implementieren, die Unternehmenskultur zu verbessern und somit die Meldefälle zu minimieren, bzw. die Mitarbeiter dazu zu bewegen, Fälle intern zu melden.

Supervisor Erfahrungen von Ecovis Heidelberg

Wenn Sie Fragen zu Steuern, Buchhaltung, Wirtschaftsprüfung, oder Rechtsberatung haben, können Sie gerne Ecovis Richard Hoffmann in Heidelberg oder das ECOVIS Ruide China Team kontaktieren. Ecovis Richard Hoffmann hat auch persönliche Erfahrung in der Position des Supervisors. Durch jahrelange Expertise und spezifische Kenntnis des deutschen und chinesischen Geschäftsumfeldes, sowie rechtlicher Vorschriften und Compliance-Maßnahmen für China hat Richard Hoffmann bereits hunderte von Unternehmen in China erfolgreich betreut.