So finden Sie den richtigen Supervisor für Ihr Unternehmen in China
Um Erfolg mit Firmen und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (WFOE) in China zu haben, kommt man um einen gewissen Baustein kaum herum: den Supervisor, bzw. den Aufsichtsrat. Immer wieder zeigt sich in der Praxis, dass die Supervisor-Funktion, bei der ein Experte von außen Vorschläge gibt und mit der Geschäftsführung auf Augenhöhe kommuniziert und sie kontrolliert, sich positiv auf die Entwicklung des Unternehmens auswirkt. Für Firmen und Gesellschaften mit beschränkter Haftung ist ein Supervisor im chinesischen Corporate Law vorgeschrieben. Die richtige Besetzung des Supervisors – wenn auch häufig unterschätzt – ist enorm wichtig für die Unternehmens-Performance. Oft begehen Unternehmen bei der Wahl des Supervisors jedoch Fehler, die spätere Folgen mit sich ziehen. Damit Sie die richtige Entscheidung treffen, teilen wir im Folgenden einige Tipps und Fehlerquellen, die Unternehmen beachten sollten.
Was ist ein Supervisor, oder ein Aufsichtsrat?
Je nach Größe des Unternehmens sollte entweder ein einzelner Supervisor oder ein Aufsichtsrat von mindestens drei Mitgliedern benannt werden. Der Supervisor ist in erster Linie für die Kontrolle der finanziellen Situation des Unternehmens und der Leistung der Geschäftsführung verantwortlich. Kurzum: Der Supervisor passt auf, dass alles nach Plan läuft und dass die Führung keine Fehler begeht oder entgegen den Interessen des Unternehmens handelt. Direktoren und Mitgliedern der Geschäftsführung ist es daher nicht gestattet, als Supervisor zu fungieren. Die Amtszeit des Supervisors beträgt 3 Jahre. Es besteht die Möglichkeit, den Supervisor nach der ersten Amtszeit erneut zu ernennen.
Übersicht der Funktionen und Vollmacht des Supervisors
Der Supervisor übt eine Handvoll Funktionen aus, um die Performance des Unternehmens auf dem Kurs zu halten. Die erste davon ist die Kontrolle der finanziellen Angelegenheiten des Unternehmens. Dafür überprüft der Supervisor regelmäßig die Finanzberichte. Zweitens ist der Supervisor für die Überwachung der Leistung von Direktoren und Geschäftsführung verantwortlich. Dabei stellt er sicher, dass die Geschäftsführung ihren entsprechenden Pflichten nachgeht und kann gegebenenfalls die Entlassung eines Direktors oder Mitglieds vorschlagen. So verringert sich das Risiko, dass Gesetzesbrüche, Verletzungen von Verwaltungsregeln, Satzungsartikeln, oder Entscheidungen durch Vorstände ausgeübt werden. Falls es zum Fehlverhalten kommt, muss der Supervisor das Vorstandmitglied zu korrektiven Maßnahmen aufrufen, oder bei Gesetzesbrüchen eine Anklage in Übereinstimmung mit Artikel 151 des Gesellschaftsrechts erheben. Der Supervisor kann außerdem ein Zwischentreffen der Anteilseigner sowie die Anteilseigner-Versammlung einberufen und als Vorsitz leiten. Bei Anteilseigner-Versammlungen bringt der Supervisor sich aktiv mit Vorschlägen ein. Je nach Bedarf und Strategie des Unternehmens können in der Satzung weitere Funktionen und Pflichten für den Supervisor festgelegt werden. Im Folgenden haben wir eine Liste der wichtigsten Funktionen für einen kurzen Überblick erstellt.
Erfahrungsberichte von Unternehmen belegen, dass sich durch die zusätzliche Kontrolle und die Einbringung von externer Expertise der Erfolg des Unternehmens steigern kann. Dies gilt besonders für Unternehmen in China, die sich mit komplexen kulturellen und rechtlichen Voraussetzungen vor Ort auseinandersetzen müssen. Vor allem in herausfordernden Situationen oder bei sich anbahnenden Änderungen im Geschäftsumfeld ist die zusätzliche Einschätzung und Überprüfung des Supervisors ein großer Vorteil.
Häufige Fehlerquellen bei der Wahl des Supervisors
Damit das Unternehmen von der Supervisor-Funktion so gut wie möglich profitiert, ist es wichtig, die richtige Person dafür finden. Deutsche Unternehmen in China begehen häufig den Fehler, einen Supervisor mit geringer China-Kompetenz zu wählen, was für die Kontrolle und Garantie der Compliance des Unternehmens mit dem chinesischen Umfeld und Vorschriften ein großer Haken sein kann. Ein Experte vom chinesischen Recht und Wirtschaftsumfeld kann als Supervisor äußerst hilfreich sein, um Optimierungsvorschläge zu machen, Risiken schnell genug zu erkennen und Insider-Wissen einzubringen. Jedoch ist es ebenso wenig ratsam, einen Supervisor zu wählen, der sich zwar mit chinesischen Recht auskennt, allerdings nicht mit der deutschen Unternehmenskultur und dem deutschen Recht vertraut ist. Daher sollten Sie schauen, dass der Supervisor für Ihr Unternehmen in China möglichst über Erfahrung in beiden Ländern und auch über entsprechende Sprachkenntnisse verfügt. Ebenfalls sollte auf die Erfahrung des potenziellen Supervisors geschaut werden. Im Idealfall hat Ihr Supervisor bereits mehrere Unternehmen wie ihres unterstützt und kennt sich mit der Rolle als Supervisor aus. Im Folgenden haben wir eine Checklist erstellt, die Ihnen die Wahl des richtigen Supervisors erleichtern kann.
Wechsel des Supervisors
Für den Wechsel des Supervisors einer WFOE muss mittels einer Nachweisführung ein Antrag bei der Handelskommission und der Verwaltung für Industrie und Handel (AIC) eingereicht werden. Zu den einzureichenden Unterlagen gehören u. a. Bewerbungsunterlagen, Vollmacht und Gesellschafterbeschlüsse. Diese müssen bei beiden Behörden eingereicht werden. Die Bearbeitungsdauer beträgt normalerweise einen Monat.
Supervisor Erfahrungen von Ecovis Heidelberg
Wenn Sie Fragen zu Steuern, Buchhaltung, Wirtschaftsprüfung, oder Rechtsberatung haben, können Sie gerne Ecovis Richard Hoffmann in Heidelberg oder das ECOVIS Ruide China Team kontaktieren. Ecovis Richard Hoffmann hat auch persönliche Erfahrung in der Position des Supervisors. Durch jahrelange Expertise und spezifische Kenntnis des deutschen und chinesischen Geschäftsumfeldes, sowie rechtlicher Vorschriften und Compliance-Maßnahmen für China hat Richard Hoffmann bereits hunderte von Unternehmen in China erfolgreich betreut.