Die wichtigsten jährlichen Pflichten für Unternehmen in Deutschland

Eine der zentralen Pflichten besteht in der Erstellung des Jahresabschlusses. Die Geschäftsführer einer GmbH oder die Vorstände einer AG müssen innerhalb von drei bis sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres die Jahresabschlüsse aufstellen. Diese umfassen die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung sowie – je nach Größe des Unternehmens – einen Anhang und gegebenenfalls einen Lagebericht. Ziel ist es, ein zutreffendes und den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens zu vermitteln.

Nach der Aufstellung müssen die Jahresabschlüsse innerhalb von sechs Monaten nach Geschäftsjahresende den Gesellschaftern vorgelegt werden. In der Gesellschafterversammlung werden die Abschlüsse geprüft und festgestellt. Gleichzeitig entscheiden die Gesellschafter über die Verwendung des Jahresergebnisses – etwa über die Ausschüttung von Gewinnen oder die Bildung von Rücklagen – sowie über die Entlastung der Geschäftsführung. Diese Entlastung ist für Geschäftsführer wichtig, da sie für ordnungsgemäßes Handeln im abgelaufenen Geschäftsjahr steht.

Nach der Feststellung müssen die Jahresabschlüsse beim Bundesanzeiger elektronisch eingereicht werden. Diese Pflicht besteht unabhängig von der Größe des Unternehmens, wobei kleinere Gesellschaften von vereinfachten Offenlegungspflichten profitieren. Die Einreichung muss spätestens zwölf Monate nach dem Bilanzstichtag erfolgen – also in der Regel bis zum 31. Dezember des Folgejahres. Kommen Unternehmen dieser Pflicht nicht nach, kann das Bundesamt für Justiz Ordnungsgelder von bis zu 25.000 Euro verhängen.

Ein weiterer zentraler Bestandteil der jährlichen Pflichten ist die ordnungsgemäße Buchführung. Alle Geschäftsvorfälle müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und nachvollziehbar erfasst werden. Unternehmen sind verpflichtet, Buchführungsunterlagen und Abschlüsse zehn Jahre lang aufzubewahren, während Handelsbriefe und sonstige geschäftliche Korrespondenz mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden müssen. Diese Dokumentationspflichten sind entscheidend, um bei Prüfungen durch das Finanzamt oder andere Behörden Nachweise erbringen zu können.

Für größere Unternehmen kann zudem eine Pflicht zur Jahresabschlussprüfung durch einen externen Wirtschaftsprüfer bestehen. Diese Prüfung ist verpflichtend, wenn in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren mindestens zwei der folgenden drei Kriterien überschritten werden:

1. eine Bilanzsumme von 6 Millionen Euro,
2. ein Jahresumsatz von 12 Millionen Euro
3. oder eine durchschnittliche Mitarbeiterzahl von mehr als 50.

Die Bestellung und Registrierung der Prüfer muss dabei ordnungsgemäß erfolgen.

Neben den bilanziellen Pflichten muss mindestens einmal jährlich eine ordentliche Gesellschafterversammlung stattfinden. In dieser Versammlung werden die Jahresabschlüsse festgestellt, die Gewinnverwendung beschlossen, die Geschäftsführung entlastet und gegebenenfalls weitere unternehmensrelevante Entscheidungen getroffen. Diese Versammlung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wichtiges Instrument der internen Kontrolle und Unternehmenssteuerung.

Schließlich sind alle gesellschaftsrechtlichen Änderungen – etwa die Bestellung oder Abberufung von Geschäftsführern, Satzungsänderungen, Sitzverlegungen oder Kapitalveränderungen – notariell zu beurkunden und beim Handelsregister einzureichen. Nur so bleibt der Eintrag im Handelsregister aktuell, was wiederum Voraussetzung für Rechtssicherheit und Transparenz im Geschäftsverkehr ist.

Die jährlichen Pflichten für Unternehmen in Deutschland sind umfangreich, aber klar geregelt. Sie stellen sicher, dass Unternehmen transparent, rechtssicher und professionell geführt werden. Mit einer erfahrenen Steuer- oder Unternehmensberatung an der Seite – etwa durch Ecovis – lassen sich alle gesetzlichen Anforderungen effizient erfüllen, Fristen einhalten und Risiken vermeiden.