Reisekosten ab 2014 (Folge 2): Verpflegungspauschalen und Mahlzeitengestellung

Verpflegungspauschalen
Ab 2014 gibt es für auswärtige berufliche Tätigkeiten nur noch zwei Verpflegungspauschalen (die bisher niedrigste Pauschale fällt weg):

• 24 Euro für jeden Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit von der Wohnung;
• 12 Euro bei mehr als 8-stündiger Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte sowie jeweils am An- und am Abreisetag bei einer Dienstreise mit Übernachtung.

Die Länderpauschalen für Auslandsreisen werden geändert; auch hier fällt jeweils die niedrigste Verpfle­gungspauschale weg.
3-Monats-Frist
Wie bisher ist der Abzug der Verpflegungspauschalen für den Einsatz an derselben Tätigkeitsstätte auf die ersten 3 Monate beschränkt. Die 3-Monats-Frist beginnt neu zu laufen, wenn die Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte für mehr als 4 Wochen unterbrochen wird; dabei ist der Grund für die Unterbrechung unerheblich.
Mahlzeitengestellung bei Dienstreisen
Werden dem Arbeitnehmer anlässlich der Dienstreise Mahlzeiten von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt, so werden die Verpflegungspauschalen für ein Früh­stück um 4,80 Euro und für ein Mittag- und Abendessen jeweils um 9,60 Euro (20 % bzw. 40 % der Tagespauschale von 24 Euro) gekürzt; die Kürzung darf die Verpflegungspauschalen nicht übersteigen. Zuzahlungen des Arbeitnehmers mindern den Kürzungsbetrag.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer nimmt auf Anweisung seines Arbeitgebers an einer 8-stündigen Fortbildungsveranstaltung teil; den Teilnehmern wird vom Veranstalter ein Mittag- und ein Abendessen gereicht. Der Arbeitnehmer ist 10 Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend.
Verpflegungspauschale für mehr als 8-stündige Abwesenheit 12 €
Kürzung für Mittag- und Abendessen: 2 x 9,60 € = 19,20 €
höchstens um ./. 12 €
als Werbungskosten abzugsfähig 0 €
Kann der Arbeitnehmer für die Dienstreise keine Verpflegungspauschale geltend machen (z. B., weil die Abwesenheit weniger als 8 Stunden beträgt), sind die vom Arbeitgeber gewährten Mahlzeiten regelmäßig mit den amtlichen Sachbezugswerten als Arbeitslohn zu erfassen; 2014 sind für ein Frühstück 1,63 Euro und für ein Mittag- bzw. Abendessen jeweils 3,00 Euro als Arbeitslohn anzusetzen. Zuzahlungen des Arbeitnehmers mindern den Sachbezugswert; eine übersteigende Zuzahlung kann nicht als Werbungskosten abgezogen werden. Der (verbleibende) Arbeitslohn kann mit 25 % (zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchen­steuer) pauschal versteuert werden.
Verpflegungspauschalen bei doppelter Haushaltsführung
Die Verpflegungspauschalen und die Kürzung um 20 % bzw. 40 % bei Mahlzeitengestellung gelten auch für eine Übergangszeit von 3 Monaten nach der Begründung einer anzuerkennenden doppelten Haushalts­führung. Nach Ablauf dieser 3 Monate werden vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten mit den amtlichen Sachbezugswerten als Arbeitslohn angesetzt.
Erstattung durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern die Verpflegungspauschalen lohnsteuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG); ein Werbungskostenabzug ist beim Arbeitnehmer insoweit ausgeschlossen. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber weitere Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen für auswärtige berufliche Tätigkeiten bis zur Höhe dieser Pauschalen – wie bisher – mit 25 % (zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG). Diese lohnsteuerfreien bzw. pauschalversteuer­ten Arbeitgeberleistungen unterliegen nicht der Sozialversicherung.