Nachweis der betrieblichen Nutzung eines Firmenwagens

Ob das Fahrzeug dem Betriebs- oder Privatvermögen zuzuordnen ist hängt davon ab, in welchem prozentualen Umfang es der Unternehmer tatsächlich betrieblich nutzt. Die Grundsätze zur Ermittlung des betrieblichen sowie privaten Nutzungsumfangs gelten für eigene als auch geleaste Fahrzeuge.

Nachweis der betrieblichen Nutzung

Vor der Wahl der Berechnungsmethode muss also der Umfang der betrieblichen bzw. beruflichen Nutzung ermittelt werden.
Betrieblich/beruflich veranlasste Fahrten sind alle Fahrten

• die in einem tatsächlichen wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Betrieb stehen (Fahrten zu Kunden, Geschäftspartnern, Warenlieferungen),
• die Arbeitnehmer mit dem Firmenwagen tätigen,
• zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung.

Zu privat veranlassten Fahrten zählen Fahrten

• an den Urlaubsort oder am Wochenende zur Erholung,
• zu Verwandten, Freunden, kulturellen, sportlichen Veranstaltungen, Einkaufsfahrten,
• im Zusammenhang mit ehrenamtlichen Tätigkeiten sowie
• im Rahmen der Erzielung von Einkünften aus anderen Einkunftsarten (z. B. aus einer selbständig ausgeübten Nebentätigkeit).

Die Beweislast hierfür trägt der Steuerpflichtige. Er muss den Umfang der betrieblichen Nutzung dem Finanzamt darlegen und glaubhaft machen. Dies kann in jeder geeigneten Form erfolgen. Für den Nachweis genügen nach Auffassung der Finanzverwaltung z. B. Eintragungen in den Terminkalender, Kilometerabrechnungen gegenüber Auftraggebern, Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen.
Sind diese Unterlagen nicht vorhanden, sind Aufzeichnungen über die betrieblichen Fahrten und die Gesamtfahrleistung während eines repräsentativen Zeitraums von i. d. R. 3 Monaten (ohne Urlaubszeit) vorzunehmen.
Hierfür ist es nicht unbedingt notwendig ein Fahrtenbuch zu führen. Es reicht aus, wenn die betrieblich veranlassten Fahrten mit dem jeweiligen Anlass und der zurückgelegten Strecke sowie die Kilometerstände zu Beginn und Ende der betrieblichen Fahrt oder des betrieblichen Abrechnungszeitraums während dieser drei Monate aufgezeichnet werden. Aus diesen Angaben wird ein Jahresschätzwert ermittelt, der für die Unterscheidung zwischen notwendigem oder gewillkürtem Betriebsvermögen herangezogen wird.
Wichtig ist, dass die Aufzeichnungen zeitnah erfolgen. Eine nachträgliche Erfassung am Jahresende anhand von Rechnungen oder Tankquittungen ist nicht möglich.
Kein besonderer Nachweis ist erforderlich, wenn das Fahrzeug typischerweise überwiegend betrieblich genutzt wird, z. B. wenn es sich um einen Steuerpflichtigen einer bestimmten Berufsgruppe handelt (Taxiunternehmen, Land- und Tierärzte, Geburtshelfer, Handwerker der Bau- und Baunebengewerbe), oder wenn die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte sowie Familienheimfahrten bereits mehr als 50 % der Jahreskilometerleistung ausmachen.

Betriebliche Nutzung über 50 %

Zwingend dem Betriebsvermögen zuzuordnen ist der Pkw, wenn er über 50 % betrieblich genutzt wird.
Für die Ermittlung des Entnahmewerts der privaten Kfz-Nutzung hat der Steuerzahler die Wahl die Besteuerung entweder nach der pauschalen 1 %Methode oder nach der tatsächlichen privaten Nutzung (Fahrtenbuchmethode) vorzunehmen.
Nach der 1 %-Regelung werden pauschal monatlich 1 % des Bruttolistenpreises einschließlich der Kosten der Sonderausstattung angesetzt. Die Besteuerung des privaten Nutzungsanteils unter Anwendung der 1 %-Regelung ist auf Fahrzeuge des notwendigen Betriebsvermögens beschränkt, d. h. auf solche Fahrzeuge, deren betriebliche Nutzung mehr als 50 % beträgt.

Betriebliche Nutzung zwischen 10 % und 50 %

Bei einer betrieblichen Nutzung zwischen 10 % und 50 % kann der Steuerpflichtige wählen, ob das Fahrzeug zum Betriebsvermögen oder zum Privatvermögen gehören soll.
Ordnet der Steuerpflichtige das Fahrzeug dem Betriebsvermögen (sog. gewillkürten Betriebsvermögen) zu, darf der private Nutzungsanteil nicht nach der 1 %- Regelung bewertet werden.
Der Privatanteil wird anhand geeigneter Unterlagen bemessen. Auch hierfür reicht regelmäßig die Aufzeichnung der betrieblichen Fahrten für einen repräsentativen Zeitraum aus. Wer nicht aufzeichnet, wird vom Finanzamt geschätzt. In diesen Fällen unterstellt die Finanzverwaltung eine Privatnutzung von mind. 50 %.
Ordnet der Steuerpflichtige das Fahrzeug dem Privatvermögen zu, können die Kosten für die betriebliche Nutzung als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Dies erfolgt entweder durch einen Nachweis der tatsächlichen Kosten (Fahrtenbuch) oder durch Berechnung anhand von Pauschalwerten in Höhe von 0,30 € pro betrieblich gefahrenen Kilometer.

Betriebliche Nutzung unter 10 %

Wird das Fahrzeug zu weniger als 10 % betrieblich genutzt, ist es zwingend dem Privatvermögen zuzurechnen. Auch hier können für die betrieblich veranlassten Fahrten entweder der mittels Fahrtenbuch ermittelte Kilometersatz oder die Kilometerpauschale in Höhe von 0,30 € pro betrieblich gefahrenen Kilometer abgesetzt werden.

Einzelnachweis – Fahrtenbuch

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss folgende Angaben enthalten:

• Datum der Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn und Ender jeder Auswärtstätigkeit
• Reiseziel, bei Umwegen auch die Reiseroute
• Reisezweck mit Angabe der aufgesuchten Geschäftspartner
• Fahrten zwischen Wohnung und Geschäftsbetrieb
• Alle Privatfahrten

Auch hier ist auf eine laufende und zeitnahe Eintragung zu achten! Sind die oben genannten Anforderungen erfüllt, wird der private Nutzungsanteil anteilig zu den insgesamt gefahrenen Kilometern berechnet.
Fahrtenbuchvordrucke erhalten Sie in Ihrer Ecoviskanzlei.
Für Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.