Bewirtung von Geschäftsfreunden
Aufwendungen für die betrieblich veranlasste Bewirtung von Geschäftspartnern können in Höhe von 70 % der angemessenen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abgezogen werden (einschl. Bewirtungskosten des Unternehmers). Hintergrund für die anteilige Nichtabzugsfähigkeit ist die sogenannte Haushaltsersparnis, da sich jeder Teilnehmer ansonsten selbst ernähren muss. Nehmen Arbeitnehmer an der Bewirtung teil, ist für diese dann aber kein geldwerter Vorteil für eine Mahlzeitengewährung im Lohn zu versteuern und auch eventuelle Verpflegungspauschalen bei Auswärtstätigkeit müssen nicht gekürzt werden.
Wann liegt eine Bewirtung vor?
Eine Bewirtung liegt vor, wenn die Darreichung von Speisen und Getränken eindeutig im Vordergrund steht. Die Bewirtungskosten umfassen die Aufwendungen für Speisen und Getränke und die Nebenkosten (z. B. Trinkgeld). Keine Bewirtung ist die Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang, z. B. Kaffee und Gebäck anlässlich betrieblicher Besprechungen.
Unangemessen sind Bewirtungsaufwendungen dann, wenn ein Missverhältnis zwischen Anlass und Höhe der Bewirtung besteht. Dabei ist jede Bewirtung für sich allein auf Angemessenheit zu prüfen.
Geschäftlich veranlasst sind Bewirtungen, an denen Geschäftspartner (betriebsfremde Personen) teilnehmen; die zusätzliche Teilnahme von Arbeitnehmern ist unschädlich. Ist der Anlass der Bewirtung privater Natur (z. B. Geburtstag, Hochzeit), können die Kosten steuerlich nicht berücksichtigt werden.
Bei Bewirtung in der Privatwohnung des Unternehmers wird grundsätzlich eine private Veranlassung unterstellt, so dass die Aufwendungen nicht als Betriebsausgabe abgezogen werden können.
Anforderungen an Bewirtungsrechnungen
Der Nachweis über die Höhe und den Anlass der Bewirtung hat schriftlich zu erfolgen und muss folgende Angaben enthalten:
- Ort,
- Datum,
- Höhe der Aufwendungen (inkl. Trinkgeld),
- Angaben zu Art und Umfang (z. B. 3x Menü 1, eine allgemeine Bezeichnung als Speisen und Getränke reicht nicht),
- Teilnehmer (inkl. Gastgeber),
- Anlass (konkret, wie z. B. „Planung Projekt XY“; allgemein „Geschäftsessen“ reicht nicht aus),
- Unterschrift des Unternehmers.
Bei Bewirtungen in Gaststätten erfolgt der Nachweis über Ort, Datum und Höhe durch die maschinell erstellte Rechnung. Aus dieser müssen sich deshalb Name und Anschrift der Gaststätte, der Tag der Bewirtung sowie die in Anspruch genommene Leistung nach Art, Umfang und Entgelt (als Bruttobetrag inkl. Umsatzsteuer unter Angabe des Steuersatzes) ergeben.
Rechnungen über 150 Euro müssen zusätzlich Rechnungs- und Steuernummer der Gaststätte, Nettobetrag und Umsatzsteuerbetrag sowie den Namen und die Anschrift des Bewirtenden, enthalten.
Der Bundesfinanzhof hat jüngst in einem Urteil vom 18.04.2012 erneut entschieden, dass Gaststättenrechnungen ohne Angabe des Namens des bewirtenden Steuerpflichtigen, also des Unternehmers für die Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen nicht ausreichen.
Zur Vermeidung steuerlicher Nachteile ist es geboten, in die Gaststättenrechnung den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen als Rechnungsempfänger aufnehmen zu lassen, und zwar möglichst sofort bei der Rechnungsstellung.
Das gilt auch, wenn durch Kreditkartenabrechnungen die Zahlung der Rechnung nachgewiesen wird. Durch die Kreditkartenabrechnungen kann nach Ansicht des Bundesfinanzhofs lediglich die Begleichung der Rechnung nachgewiesen werden, nicht jedoch die Frage der betrieblichen Veranlassung, also wer Bewirtender war (Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen bis 150 EUR).
Der Bundesfinanzhof hatte in früheren Entscheidungen klargestellt, dass die Namensangabe vom Rechnungsaussteller auf der Rechnung oder durch eine sie ergänzende Urkunde nachgeholt werden darf. Das darf aber wirksam nur durch den Rechnungsaussteller geschehen. Wird der Name des bewirtenden Steuerpflichtigen nachträglich auf der Rechnung vermerkt, muss deshalb der Gaststätteninhaber oder sein Bevollmächtigter diese Ergänzung durch seine – zusätzliche – Unterschrift bestätigen.
Die Ergänzung ist allerdings auch durch ein zusätzliches Schreiben des Gaststätteninhabers oder seines Bevollmächtigten zulässig, bedarf aber ebenfalls der Unterschrift dieser Personen.
Weitere Anforderungen an die Aufzeichnungen
Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern können entweder auf der Rechnung selbst handschriftlich vorgenommen werden oder auf einem separaten Beleg, der aber fest mit der Rechnung verbunden sein muss.
Weiterhin sind die Bewirtungsaufwendungen zeitnah einzeln und getrennt aufzuzeichnen, durch Verbuchung auf ein separates Konto.
Sind die Bewirtungskosten Betriebsausgaben, kann die darauf entfallende Vorsteuer in vollem Umfang abgezogen werden. Die Aufwendungen, die nach ihrer Art keine Bewirtung sind, z. B. Musik und andere Nebenkosten, sind voll abzugsfähig.