Was Sie aus der Corona-Ad-hoc-Digitalisierung mitnehmen sollten

Wir haben uns mit der technischen Alternative in Krisenzeiten arrangiert, also sollten wir das auch nach der Krise tun. Was Sie aus der Corona-Ad-hoc-Digitalisierung mitnehmen sollten. Ein Gastbeitrag von Paul Liese von der hsp Handels-Software-Partner GmbH.

Auch wenn das Verlassen eingetretener Pfade und das Gestalten neuer Wege erst einmal Aufwand bedeuten, bietet die Corona-Krise eine Chance.

Jetzt ist die Zeit, über Prozesse nachzudenken

Die Zahlen sind analysiert, die Anträge eingereicht. Jetzt ist die Zeit, über Prozesse nachzudenken. Deren Digitalisierung ist genauso alternativlos wie Homeoffice und Video-Konferenzen. Nehmen wir den Schwung aus der Corona-Ad-hoc-Digitalisierung mit und durchleuchten unternehmerische Prozesse.

Eigentlich darf es kein Zurück in eine analoge Normalität geben. Nutzen Sie diese außergewöhnliche Zeit für effektivere Abläufe und fahren Sie Ihr Unternehmen in einem anderen Modus und mit einem neuen Spirit wieder hoch. Dafür gibt es zwei Wege und ich verrate Ihnen, welchen ich bevorzuge.

Die Zwei Wege zur Digitalisierung von Prozessen

Der Wasserfall

Bei der Wasserfall-Methode erkennt die Unternehmensleitung, dass zum Beispiel noch zu viel Papier durch das Unternehmen getragen wird. So sind die Entscheidungszeiten länger als notwendig. In diesem Fall liegt ein Dokument-Management-System auf der Hand.

Jetzt beginnen die Kaskaden des Wasserfalls:

• Sie suchen einen Anbieter,
• führen Schnittstellen-Diskussionen,
• holen Angebote ein,
• Präsentationen finden statt,
• und Sie treffen eine Entscheidung.

Erst danach, wenn der Wasserfall sich seinen Weg von oben nach unten gebahnt hat, kommen die Mitarbeiter ins Spiel, die jetzt ihre Prozesse mit der Software neu erarbeiten müssen.

Die grüne Wiese

Ich bevorzuge ein anderes Vorgehen, das ich grüne Wiese genannt habe.

Hier trifft sich die Unternehmensleitung im ersten Schritt zu einer ausführlichen Situations- und Problembeschreibung. Daraus entsteht die IST-Dokumentation.

Im zweiten Schritt ergänzen Sie diese mit „Lehren aus der Praxis“ und Handlungsempfehlungen.

Im dritten Schritt kommen alle Prozessbeteiligten mit Wünschen und Bitten auf die grüne Wiese.
Alle am Prozess Beteiligten erstellen daraus eine Soll-Dokumentation. Erst jetzt beginnt die Anbietersuche.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Alle, die es betrifft, sind am Projekt beteiligt. Anbieter wissen, was Sie von ihnen erwarten.

Es ist alles vorhanden

Wir können uns schnell auf neue Gegebenheiten einstellen. Das haben die vergangenen Wochen bewiesen. Die Technologien sind vorhanden. Sie sind effizienter und anwenderfreundlicher denn je.
Jetzt fehlt eigentlich nur noch der Wille.