GoBD-konforme Rechnungserstellung: Warum Word und Excel problematisch sind

Seit 2015 sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in Deutschland wirksam. Diese Regelungen der Finanzverwaltung legen fest, wie Unternehmen elektronische Dokumente gesetzeskonform erfassen, aufbewahren und archivieren müssen. Die Rechnungserstellung spielt eine entscheidende Rolle. Viele Unternehmen verwenden Word oder Excel für die Rechnungserstellung, was im Sinne der GoBD problematisch sein kann. Worauf Sie achten müssen, erfahren Sie hier. 

Die Problematik mit Word/Excel bei GoBD-konformer Rechnungserstellung

Veränderbare Rechnungen bieten keine Revisionssicherheit

Word- und Excel-Dokumente lassen sich grundsätzlich jederzeit ändern. Das bedeutet, dass Nutzer:innen den Inhalt einer Rechnung nachträglich ändern können, ohne dass dies in einem nachvollziehbaren Protokoll festgehalten wird. Jedoch ist dies ein zentraler Aspekt der GoBD-konformen Rechnungserstellung. Eine GoBD-konforme Rechnung muss revisionssicher sein und alle vorgenommenen Änderungen müssen dokumentiert werden.

Rechnungen benötigen eine klare Struktur

Rechnungen müssen bestimmte Anforderungen erfüllen. Eine klare Strukturierung und die eindeutige Kennzeichnung von Pflichtangaben gehören dazu. Word und Excel ermöglichen das Einfügen dieser Informationen, häufig mangelt es an der notwendigen Strukturierung zur  klaren Kennzeichnung der Informationen. Das führt zu Problemen bei der GoBD-konformen Archivierung.

GoBD: Schwierigkeiten bei der Archivierung vermeiden

Die GoBD verlangen, dass Unternehmen elektronische Rechnungen archivieren. Word und Excel ermöglichen zwar die Archivierung von Dokumenten, die Organisation einer großen Anzahl von Dokumenten ist aber schwierig. Zudem müssen die Dokumente so aufbereitet sein, dass sie langfristig lesbar und verfügbar sind. Das ist mit Word oder Excel herausfordernd. Die Archivierung muss darüber hinaus revisionssicher sein, das heißt, die relevanten Rechnungen sind zehn Jahre und mehr unveränderbar und sicher zu archivieren. Ohne ein gut organisiertes Dokumenten-Management-System (DMS) wird dieses wohl eher nicht zu schaffen sein.

Schnittstellen zu anderen Programmen

Üblicherweise müssen Unternehmen Rechnungen in andere Programme, wie ERP- oder Buchhaltungssoftware, übertragen. Word und Excel bieten jedoch keine direkte Schnittstelle zu solchen Programmen. Dies kann dazu führen, dass Mitarbeiter:innen Rechnungen manuell in andere Programme übertragen müssen, was fehleranfällig ist und Zeit in Anspruch nimmt.

Konsequenzen von Verstößen gegen die GoBD

Werden Ausgangsrechnungen mit Word oder Excel erstellt, besteht die Gefahr, dass die Ausgangsrechnungen im Rahmen einer Betriebsprüfung nicht anerkannt werden, weil sie gegen den Grundsatz der Unveränderbarkeit verstoßen. Dies kann zu empfindlichen Hinzuschätzungen von bis zu zehn Prozent des Jahresumsatzes auf den steuerpflichtigen Gewinn führen.

GoBD und das Kassenbuch in Excel

Auch ein Kassenbuch erfordert eine revisionssichere Führung. Dies bedeutet, dass nachträgliche Änderungen entweder nicht mehr möglich sind oder alle Änderungen einzeln dokumentiert werden müssen. Reine Excel-Kassenbücher erfüllen diese Anforderungen nicht und sind nicht zulässig. In diesem Fall empfiehlt sich die Verwendung eines digitalen, revisionssicheren Kassen-Tools, das anstelle einer Excel-Liste geführt wird. Viele branchenspezifische oder Buchhaltungssoftwarelösungen enthalten das bereits.

Unsere Einschätzung

Wenn Sie aktuell Word oder Excel zur Erstellung Ihrer Ausgangsrechnungen nutzen, sollten Sie dringend eine GoBD-konforme Fakturierungssoftware in Betracht ziehen. Diese sollte  sowohl die Rechnungserstellung als auch Speicherung gemäß den GoBD-Anforderungen gewährleisten. Solche Softwarelösungen sind bereits ab fünf Euro monatlich erhältlich. Falls Sie dennoch nicht auf Word/Excel verzichten möchten: Speichern Sie die erstellten Rechnungsdokumente unbedingt in einem revisionssicheren Dokumenten-Management-System (DMS).

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