Best Practices für die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen

Hinter Start-ups stecken meist junge Unternehmer:innen mit innovativen Ideen, die mit viel Kreativität und Tatendrang ihre Geschäftsidee voranbringen möchten. xdeck, ein Unternehmen aus Köln, unterstützt diese Gründer:innen durch eigene Erfahrungswerte auf dem Weg aus den Kinderschuhen in die Businesswelt. Sobald der Businessplan steht und es an das Tagesgeschäft geht, darf man vor lauter Euphorie eines nicht vergessen: wird eine selbständige, nachhaltige Betätigung mit Gewinnerzielungsabsicht ausgeübt, beginnt die Steuerpflicht. Diverse gesetzliche Vorschriften müssen im Rahmen dieser Tätigkeit eingehalten werden. Dieser obligatorische Nebeneffekt einer Unternehmensgründung soll möglichst wenig Zeit in Anspruch nehmen, um den jungen Pionieren einen freien Kopf zur kreativen Auslebung zu ermöglichen. Steuerberater:innen übernehmen diese Pflichten gerne und benötigten dazu die entsprechenden Unterlagen.

Effiziente Zusammenarbeit durch schnelle und einfache Prozesse

Ein erstes Zeitersparnispotential bietet der Austausch von Belegen und Dokumenten ohne Fahrtwege in die Kanzlei dank digitaler Plattformen. Beispielsweise DATEV Unternehmen Online (DUO) bietet unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften die Möglichkeit einer digitalen Informationsbereitstellung und –verarbeitung. Wichtige Dokumente bleiben so stets im Unternehmen und es besteht keine Gefahr des Abhandenkommens.

Vorbereitungen treffen, um digitale Plattformen optimal zu nutzen

Lieferanten bitten, die Rechnungen bereits via E-Mail digital zur Verfügung zu stellen. Bestenfalls direkt eine separate E-Mail-Adresse bereitstellen, die ausschließlich dem digitalen Empfang von Rechnungen dient (z. B. Buchhaltung@Startup.de). Dies ermöglicht die Implementierung eines digitalen Prozesses ebenfalls bis hin zur Zahlung.

Aber auch physische Belege können abfotografiert oder gescannt werden und ganz bequem über DATEV Upload Online (Desktop), Mobil und per Mail hochgeladen werden.

Einhaltung gesetzlicher Pflichten durch revisionssichere Online-Plattformen

Aufbewahrungspflichten werden im Belegarchiv von DUO sichergestellt und vorhandene Suchfunktionen erleichtern das Finden von bestimmten Belegen, wodurch das lange Durchsuchen von Papierordnern der Vergangenheit angehört.

Automatisierte Verarbeitung der Daten

Eine optische Zeichenerkennung (engl. OCR-Erkennung) analysiert die Belegdaten sofort und nimmt Ihnen und Ihrem Steuerberater Arbeit ab: durch die automatische Vorbelegung von Belegdaten in Belege online und in den Buchungsvorschlägen der DATEV-Rechnungswesen-Programme. Dabei werden die Belege in der Finanzbuchhaltung direkt mit den entsprechenden Buchungssätzen verknüpft und sind bei Bedarf sofort einsehbar. Ferner verfügt die OCR-Erkennung über die Möglichkeit einer automatisierten Erstellung von SEPA-Überweisungen. Damit bezahlen Sie schnell und sicher mit vorausgefüllten Zahlungsträgern auf Basis der digitalen Belege. Außerdem ist die Buchhaltung somit zentralisiert und von überall bearbeitbar.

Rechnungen erstellen und bereitstellen

Aber auch der Prozess des Rechnungsausganges wird im „Auftragswesen Online“ von DUO, mit Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften, digital unterstützt: ob Angebot, Rechnung oder Zahlungserinnerung – Sie können alles einfach erstellen und diese dann direkt der Buchführung bereitstellen.

Mehr als nur Online-Banking

DUO bietet darüber hinaus auch „Bank online“, womit Sie ihr gesamtes Banking an einer Stelle haben. Alle Konten Ihres Unternehmens können Sie sich dort verknüpfen und tagesaktuell die Bestände und Bankbewegungen einsehen. Durch die zuvor bereits genannte OCR-Erkennung werden Ihnen automatisch Überweisungsvorschläge erstellt, welche Sie, aufgrund der vorhandenen Funktionalität als Banking-Software, sofort über DUO ausführen können. Dieser Prozess vermeidet automatisch Eingabe- und Übertragungsfehler wie bei manuellen Überweisungen. Zudem werden die entsprechenden Belege den Bankbewegungen direkt zugeordnet. 

Gehälter und Löhne

Eine direkte Verknüpfung zur Lohnbuchhaltung stellt Ihnen die Abrechnungen online zur Verfügung, welche Sie am Desktop oder mobil prüfen und freigeben können. Lohnzahlungen können anschließend per Knopfdruck ausgeführt werden

Transparente Daten und Auswertungen

Aussagekräftige und differenzierte Auswertungen Ihres Steuerberaters sind schnell in DATEV Auswertungen Rechnungswesen abrufbar. Dadurch können Sie Ihr Unternehmen auf der Basis von stets aktuellen Zahlen steuern und sind immer auskunftsfähig. All das wird in einem sicheren Prozess vereint, denn Belege, Dokumente und Auswertungen werden über die zertifizierte DATEV-Cloud ausgetauscht und vor fremdem Zugriff geschützt.

In Datev Auswertungen Personalwirtschaft haben Sie direkten Zugriff auf mehrere Kalenderjahre, die zu jedem Zeitpunkt gedruckt und exportiert werden können. Überdies können Reportings erstellt werden, die diverse Auswertungen vergleichen, Durchschnitte berechnet oder die Werte kumuliert werden.

Da geht noch mehr

Ergänzende Systeme zu DATEV Unternehmen Online (wie Kreditkarten, Reisekosten, ERP-Systeme, Online-Shop-Systeme oder Vertragsmanagement) können einfach eingebunden werden. Je nachdem, was Sie für Ihr Unternehmern benötigen, gibt es zahlreiche Softwarelösungen am Markt, welche sich über die mittlerweile umfangreiche Schnittstellenlandschaft der DATEV anbinden lassen.

Woran erkenne ich gute Steuerberater?

Erfahrungswerte und die Kompetenz einer umfassenden Beratung mit Spezialisierungen auf verschiedensten Gebieten gebündelt in einer Kanzlei. Steuerberater, die nicht nur die steuerlichen Fragen beantworten, sondern darüber hinaus auch als Sparringspartner bei betriebswirtschaftlichen und IT-Themen zur Seite stehen.

Wann sollte man vom “Nachbar-Steuerberater” wechseln?

Mit Spezialisierung und Digitalisierung stellen Steuerkanzleien langfristig sicher, eine gute und effiziente Beratung unter immer komplexer werdenden gesetzlichen Anforderungen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen gewährleisten zu können.

Immer mehr sind echte Spezialisten in verschiedenen Rechtsgebieten gefragt. Insbesondere internationale Fragen oder solche rund um Umstrukturierungen können von kleinen Kanzleien ohne Spezialisierung kaum noch bewältigt werden.

Digitale Prozesse und Lösungen sind in größeren und modernen Steuerkanzleien zum Standard geworden, da sie sowohl die Arbeit des Mandanten als auch die der Mitarbeiter der Steuerkanzlei effizient und wettbewerbsfähig gestalten.

Erfahrungen von Start-Ups, die mit uns zusammengearbeitet haben

Gründerteam von HomeRide

Wir haben Datev Unternehmen Online zusammen mit Ecovis in diesem Jahr bei uns integriert und konnten unsere Finanzprozesse automatisieren und optimieren, sodass wir mehr Zeit und Ressourcen für die Weiterentwicklung unseres Startups haben. Besonders hilfreich ist dabei die Schnittstellenanbindung an unsere diversen Händler-/Paymentplattformen. Mit Ecovis haben wir einen zuverlässigen Sparringpartner gefunden mit dem wir in Austausch treten können, wann immer wir es brauchen.

Hendrik Lallensack, Co-Founder von HomeRide aus dem 4. Batch von xdeck

Unsere Einschätzung

Die Digitalisierung bietet nahezu unbegrenzte Möglichkeiten. Gerade Start-ups sollten daher von Beginn an auf diese digitalen Ressourcen zurückgreifen und digitale Prozesse implementieren. Zeit ist und bleibt eines der kostbarsten Güter unseres Lebens und daher wäre jedes Nichtnutzen von Zeitersparnis eine Verschwendung menschlicher Ressourcen.

Möchten Sie, dass wir Ihre Prozesse ebenso effizient und einfach gestalten? Dann melden Sie sich bei unseren Expertinnen und Experten rund um DATEV Unternehmen Online.

Über xdeck:

xdeck ist ein von Gründern initiierter Start-up Accelerator mit Sitz in Köln. xdeck unterstützt Start-ups mit maßgeschneiderten Angeboten beim schnellen Wachstum.