Nachweisgesetz: Anpassungen in Arbeitsverträgen ab August 2022

Das Nachweisgesetz (NachwG) regelte bisher, dass Arbeitgeber:innen ihre Beschäftigten über wesentliche Bedingungen ihrer Arbeitsverträge schriftlich unterrichten und auch über spätere Änderungen schriftlich informieren müssen. Ab dem 01.08.2022 werden Arbeitgeber:innen verpflichtet, deutlich mehr Vertragsbedingungen zu dokumentieren. Auf was sich Arbeitgeber:innen einstellen und welche neuen Fristen sie auch bei bestehenden Arbeitsverhältnissen beachten müssen, erfahren Sie hier. 

Hintergrund zu den neuen Anforderungen an Arbeitsverträge durch das Nachweisgesetz

Von den Gesetzesänderungen ist nicht nur das Nachweisgesetz (NachwG) betroffen, sondern auch das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) und das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG). Grund dafür ist die Umsetzung einer EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union. Verwenden Sie als Arbeitgeber:innen Musterverträge, raten wir dringend dazu, diese zu überprüfen und an die Anforderungen des neuen Nachweisgesetzes anzupassen. Zudem sollten Sie für bereits bestehende Arbeitsverhältnisse ein Informationsblatt erstellen, das Sie Mitarbeiter:innen auf Nachfrage aushändigen können.

Das galt bisher für Arbeitgeber beim Thema Arbeitsverträge

Bisher war es üblich, lediglich die folgenden Punkte in einen Arbeitsvertrag aufzunehmen. Dazu zählten:

• Name und Anschrift der Vertragsparteien,
• Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
• Dauer bei Befristung (Enddatum),
• Arbeitsort,
• Arbeitszeit,
• Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts,
• Dauer des Erholungsurlaubs,
• Kündigungsfristen,
• Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit und
• einen Hinweis auf geltende Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen

Informationspflichten für Arbeitgeber

Die neuen Anforderungen gelten bei Neueinstellungen ab dem 1. August 2022 ausnahmslos für alle Arbeitnehmer:innen. Am ersten Arbeitstag müssen Arbeitgeber:innen ihrem oder ihrer Arbeitnehmer:in eine Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit vorlegen. Die weiteren Nachweise müssen spätestens nach sieben Kalendertagen nachgereicht werden. Hierzu zählen:

• Enddatum des Arbeitsverhältnisses bei Befristung.
• Arbeitsort oder falls ein:e Mitarbeiter:in „seinen/ihren Arbeitsort frei wählen kann“.
• Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung.
• Name und Anschrift des Versorgungsträgers der betrieblichen Altersversorgung, sofern eine solche besteht.
• Zeitrahmen für die Erbringung der Arbeitsleistung, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen.
• Dauer der Probezeit und Verhältnismäßigkeit der Probezeit bei Befristung.

Nachweisgesetz und Arbeitsverträge: Arbeitgeber müssen eine „faire“ Probezeit vorsehen

Wird für ein befristetes Arbeitsverhältnis eine Probezeit vereinbart, so muss diese im Verhältnis zu der erwarteten Dauer der Befristung und der Art der Tätigkeit stehen. Das bedeutet beispielsweise, für Mitarbeiter:innen die für acht Monate befristet beschäftigt werden, wäre eine Probezeit von sechs Monaten unverhältnismäßig lang. Abhängig von der Qualifikation von Arbeitnehmenden lässt sich eine Probezeit von einem Viertel der Befristungsdauer als durchaus fair einstufen. Im vorgenannten Beispiel wären dies zwei Monate.

Neu: Zusätzlicher Hinweis auf „das Verfahren zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses“

Zusätzlich werden Arbeitgeber:innen ab dem 1. August 2022 verpflichtet, Arbeitnehmer:innen das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen einzuhaltende Verfahren, mindestens das Erfordernis der Schriftform der Kündigung, die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage mitzuteilen. Kurioserweise ist eine derartige “Belehrung” allerdings nicht Voraussetzung für eine wirksame Kündigung.

Bußgeld bei Verstößen

Werden die in § 2 NachwG genannten wesentlichen Vertragsbedingungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in vorgeschriebener Form oder nicht rechtzeitig ausgehändigt, droht ein Bußgeld in Höhe von 2.000 Euro pro Verstoß. Ob nun das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung die Einhaltung der neuen Vorgaben überprüft oder die Bundesagentur für Arbeit oder gar die deutsche Rentenversicherung entsprechende Kontrollen durchführen, ist derzeit noch unklar. Genauso wenig lässt sich derzeit einschätzen, welche sprachlichen Voraussetzungen die Vertragsbedingungen erfüllen müssen, um den Anforderungen des NachwG zu genügen.

Neuerungen durch Nachweisgesetz auch im Teilzeit- und Befristungsgesetz und im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz

Künftig sollen Teilzeitbeschäftigte ab einer Beschäftigungsdauer von mehr als sechs Monaten einen Änderungswunsch zur Arbeitszeit äußern, also den Wechsel in Vollzeit verlangen können. Auf dieses Verlangen müssen Arbeitgeber:innen binnen eines Monats antworten und eine Entscheidung begründen. Neu ist ebenfalls das sogenannte „Entfristungsverlangen“, das Arbeitnehmer:innen nach einer Beschäftigung von mehr als sechs Monaten äußern können und auf das Arbeitgeber:innen ebenfalls innerhalb von einem Monat begründet antworten müssen. Sofern sie länger als sechs Monate im Einsatz sind, sollen auch Leiharbeitnehmer:innen gegenüber den Entleiher:innen ein Übernahmegesuch äußern können. Hierauf müssen Entleiher:innen binnen eines Monats reagieren. In allen drei Fällen sollten Arbeitgeber:innen ihre Antworten mit ausreichender Sorgfalt vorbereiten, um sich nicht daraus abgeleiteten Ansprüchen auszusetzen. Weitere Details hierzu lesen Sie in diesem Beitrag.

Unsere Einschätzung

Unser Rat: Überlegen Sie, für welche Gruppen von Beschäftigten, die Sie vor dem 1. August 2022 eingestellt haben, Sie standardisierte Nachweise mit den ergänzenden Hinweisen verfassen können.

Denn wie eingangs erwähnt, haben Mitarbeiter:innen ab August 2022 einen Anspruch auf Aushändigung eines schriftlichen Dokuments, das ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen enthält.
Für Neueinstellungen ab dem 1. August 2022 sind zwei Wege denkbar:

• Arbeitgeber:innen können ihre bisherigen (Muster-)Verträge um die neuen Anforderungen anpassen. Im Anschluss müssen Sie diese ausdrucken und von beiden Vertragsparteien unterschreiben lassen. Die Bundesregierung hat bislang offengelassen, ob sich Arbeitnehmer:innen stattdessen auch mit ihrem Einverständnis einen digitalen Nachweis erteilen lassen können. Sollte die Bundesregierung tatsächlich auf der Schriftform beharren, stünde dies im verheerenden Widerspruch zu ihrem sonst omnipräsenten Bekenntnis in Sachen Digitalisierung und Nachhaltigkeit.
• Alternativ möglich wäre, die bereits digitalen Arbeitsverträge beizubehalten und stattdessen neuen Mitarbeiter:innen einen ausgedruckten Nachweis mit den wesentlichen Arbeitsbedingungen auszuhändigen. Änderungen der wesentlichen Arbeitsbedingungen, die im NachwG aufgeführt sind, erweisen sich dann jedoch als problematisch, da sie am Tag des Wirksamwerdens verschriftlicht werden müssen. Das kann später dazu führen, dass sowohl der Arbeitsvertrag als auch das zusätzliche Nachweisdokument geändert werden müssen.

Wir empfehlen daher, bereits bestehende (Muster-)Arbeitsverträge abzuändern und zu ergänzen.
Haben Sie Fragen zum Nachweisgesetz, zu Anpassungen von Arbeitsverträgen, die ab August 2022 gelten oder benötigen Sie Unterstützung bei Formulierungen?

Dann kommen Sie jederzeit gerne auf uns zu!