TSE auch für Warenwirtschaftssystem und Faktura-System

Elektronische Kassensysteme, also elektronische Registrierkassen sowie PC-Kassen, müssen zwingend mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) gesichert sein. Der Gesetzgeber will die Kassen so vor Manipulationen schützen. Doch immer wieder tauchen Fragen in der Praxis auf, was genau ein elektronisches Kassensystem ist. Wichtig: Auch ein Faktura-System und ein Warenwirtschaftssystem können dazu gehören! Mehr zum Thema TSE und warum sie auch für ein Warenwirtschaftssystem oder ein Faktura-System Vorschrift ist, erfahren Sie hier.

Frist zur Einführung mehrfach verschoben – Reminder

Grundsätzlich war die Einführung der TSE schon zum 1. Januar 2020 gesetzlich normiert. Allerdings wurden die Fristen immer weiter nach hinten geschoben. Darüber hatten wir bereits mehrfach berichtet. Auch zum eigentlichen Thema TSE hatten wir Sie informiert. Aktuell gilt noch in ganz wenigen Fällen eine Übergangsregelung. Hier noch einmal eine Übersicht zu unseren Beiträgen zum Thema:

• Übergangsfrist für alte Kassensysteme läuft Ende 2022 aus
• Meldung der elektronischen Registrierkassen ans Finanzamt verzögert sich weiter
• Nichtbeanstandung bei TSE-Kassen läuft am 31. März 2021 ab – deshalb müssen Sie jetzt handeln
• Probleme bei der Zertifizierung von cloud-basierten zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) drohen

BMF veröffentlicht FAQ zum „Kassengesetz“

Das Bundesministerium der Finanzen hat FAQ zum Kassengesetz veröffentlicht. Konkret geht es dabei um diese Themen:

• Kassengesetz (Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016),
• zum „neuen“ § 146a Abgabenordnung (AO) sowie zur
• Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung – KassenSichV).

In den FAQ klärt das Bundesministerium viele Zweifelsfragen.

Die Antworten spiegeln die Sicht des BMF wider. Wie die Finanzverwaltung die gesetzlichen Regelungen interpretiert, wird dort also beschrieben. Es ist davon auszugehen, dass es in Zukunft Anpassungen geben wird. Und auch die Finanzgerichte bis hin zum Bundesfinanzhof werden entsprechende gleichlautende aber auch abweichende Urteile sprechen.

TSE: Was ist mit einem Faktura-System beziehungsweise einem Warenwirtschaftssystem?

In der Praxis stellt sich immer wieder die Frage, inwieweit Faktura- oder Warenwirtschaftssysteme als Kassen anzusehen sind. Wenn diese Systeme als Kassen anzusehen sind, sind diese auch zwingend mit einer TSE zu versehen.

In den zuvor erwähnten FAQ des BMF sind diese Fragen klar geregelt:

Sind Barverkaufsfunktionen beispielsweise in einer Warenwirtschafts- oder Hotelsoftware per TSE zu schützen?
Nr. 2.1.4 des AEAO [Anwendungserlass zur Abgabenordnung] zu § 146 definiert: „Ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist die zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hardware und Software, die elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen und somit Grundaufzeichnungen erstellt“. Damit sind die fraglichen Systeme eindeutig „elektronisches Aufzeichnungssysteme“. Sobald die Systeme in der Lage sind, bare Zahlungsvorgänge zu erfassen und abzuwickeln, fällt der entsprechende Teil der Software – jedoch nicht das gesamte System – unter die Anforderungen des § 146a AO i. V. m. der KassenSichV.
 
Wie sind Warenwirtschaftssysteme zu beurteilen, die über ein optional zuschaltbares Kassenmodul verfügen?
Ein Warenwirtschaftssystem ohne Kassenmodul unterliegt nicht dem Anwendungsbereich des § 146a Absatz 1 Satz 1 AO i. V. m. § 1 Satz 1 KassenSichV. Steht dem Warenwirtschaftssystem ein Kassenmodul zur Verfügung, darf dieses nur In-Verkehr gebracht werden, sofern es über die Möglichkeit zur Anbindung einer TSE verfügt (siehe Nr. 11.2 des AEAO zu § 146a AO). Die Anbindung einer TSE ist zwingend erforderlich, wenn der Anwender das Kassenmodul nutzen kann. Soweit Vorgänge ausschließlich bestandsverwaltende Systeme (z. B. Warenwirtschaftssysteme) betreffen, müssen diese nicht durch eine TSE protokolliert und geschützt werden.
 
Wie sind Fakturasysteme zu beurteilen, die über ein optional zuschaltbares Kassenmodul verfügen?
Besteht in einem Fakturasystem oder einem Fakturamodul die Möglichkeit, bare Zahlungsvorgänge zu erfassen, verfügt es über eine Kassenfunktion im Sinne der Nr. 1.2 des AEAO zu § 146a. D. h. , dieses darf nur In-Verkehr gebracht werden, sofern es über die Möglichkeit zur Anbindung einer TSE verfügt (siehe Nr. 11.2 des AEAO zu § 146a AO).

Fazit zu Faktura-Systemen beziehungsweise Warenwirtschaftssystemen und TSE

Als vereinfachtes Fazit lässt sich festhalten, dass immer dann, wenn Sie mit Ihrem System Rechnungen schreiben und eine Verbindung zum Kassenbuch/-modul hergestellt werden kann, eine TSE erforderlich ist. Es muss nur die Möglichkeit dazu bestehen, beispielsweise durch eine Auswahl per Klick, Kreuzchen setzen oder wie auch immer, dann greift schon die Verpflichtung.
Soll dieses ausgeschlossen werden, muss die Möglichkeit in irgendeiner Art und Weise „wegprogrammiert“ werden. Daher die dringende Empfehlung: Setzen Sie sich in diesen Fällen dringend mit Ihrem Systemanbieter oder dessen Außendienst in Verbindung und klären Sie dringend diese Sachverhalten. Wir empfehlen Ihnen dringend auch die Kontaktaufnahme zu Ihrem/Ihrer Steuerberater:in.

Welche weiteren Systeme können von einer TSE betroffen sein?

Die Begriffe Faktura-System und Warenwirtschaftssystem sind weit zu fassen. So ist es auch denkbar, dass andere und ähnliche Abrechnungssysteme davon betroffen sein könnten. Dazu gehören nach unserer Auffassung auch die (Praxis-)Systeme von Ärzt:innen, Physiotherapeut:innen und Heilpraktiker:innen sowie auch Systeme in anderen medizinischen Berufen.
Eine genaue Abgrenzung nehmen Sie bitte in Rücksprache mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin vor.

Unsere Einschätzung

Das Thema TSE scheint immer noch aktuell zu sein in der Praxis. Wir gehen davon aus, dass viele Steuerpflichtige mit solchen beschriebenen Systemen noch nicht über eine TSE verfügen. Der Grund: Sie haben schlichtweg nicht „auf dem Schirm“, dass das eigene System möglicherweise TSE-pflichtig ist.

Spätestens aber bei einer Kassennachschau oder etwaig bei einer Betriebsprüfung könnte man seitens des Finanzamts entsprechende „Hinweise“ bekommen. Der Betrieb einer ungeschützten Kasse ist nicht rechtmäßig und es drohen daher grundsätzlich Hinzuschätzungen sowie die Einleitung eines Ordnungswidrigkeitsverfahrens. Die Bandbreite beim Bußgeld reicht bis zu 25.000 Euro. Daher unser Rat: Nehmen Sie das Thema TSE für Ihr Warenwirtschaftssystem oder Ihr Faktura-System unbedingt ernst!

Haben Sie Fragen? Wir helfen gerne weiter.