Betriebsprüfung: Prüfungssimulation Umsatzsteuer macht Unternehmen fit

Eine Betriebsprüfung durch die zuständigen Finanzbehörden kann jedes Unternehmen treffen. Lesen Sie hier, wie Sie sich optimal vorbereiten und was zu beachten ist. Kleiner Spoiler: Wir empfehlen eine Umsatzsteuer-Prüfungssimulation. 

Hintergrund zur Betriebsprüfung bei Unternehmen

Die Fakten sprechen eine klare Sprache. Die 2020 durchgeführten Umsatzsteuer-Sonderprüfungen führten zu rund 1,37 Milliarden Euro Mehreinnahmen. Das gab das Bundesministerium der Finanzen bekannt. In den Betriebsprüfungen der Länder wurde im Jahr 2020 ein Mehrergebnis von rund 11,2 Mrd. Euro erzielt. (BMF-Monatsbericht Oktober 2021 – Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung der Länder im Jahr 2020). Steuernachzahlungen sind die milden Ergebnisse von Betriebsprüfungen – doch diese können auch deutlich heftiger ausfallen.

Fehler bei den Steuern können strafrechtliche Konsequenzen haben

Fehler bei den Steuern, die bei einer Prüfung auffallen, können auch strafrechtliche Konsequenzen haben. In vielen Unternehmen gehören Steuerprozesse zum täglichen Geschäft und verursachen wenig Probleme im Ablauf. Bei einigen davon kommt es allerdings zum bösen Erwachen, wenn eine Betriebsprüfung stattfindet. Das ist gar nicht so selten. Die Betriebsprüfungen unterliegen dem Zufallsprinzip. Für Zwecke der Betriebsprüfung werden die Steuerpflichtigen in Größenklassen eingeteilt. Bei Großbetrieben soll der jeweilige Prüfungszeitraum an den vorhergehenden anschließen, um eine durchgehende Prüfung sämtlicher Veranlagungszeiträume zu erreichen. Für die übrigen Betriebe ist vorgesehen, dass ein Prüfungszeitraum in der Regel nicht mehr als drei aufeinanderfolgende Jahre umfasst und die Betriebe werden gezielt unter Risikogesichtspunkten ausgewählt.

Steuerprofis können Betriebsprüfungen simulieren

Es ist wie bei allen Themen in einem Unternehmen: Trifft Sie eine Betriebsprüfung unvorbereitet, geht die Sache in der Regel deutlich schlechter aus, als wenn Sie vorbereitet sind. Die Simulation einer Betriebsprüfung oder Umsatzsteuer-Sonderprüfung umfasst in der Regel die materiell-rechtliche Prüfung, die Prüfung von Steuerprozessen sowie die Datenanalyse. Die Simulations-Komponenten können zusammen aber auch einzeln durchgeführt werden.

So funktioniert die rechtliche Prüfung bei der Umsatzsteuer-Simulationsprüfung

Eine wesentliche Komponente einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung ist die steuerrechtliche Prüfung von Geschäftsvorfällen. Sofern ein Geschäftsvorfall falsch gewürdigt und behandelt wurde, besteht die Notwendigkeit einer Berichtigung. Im Rahmen der rechtlichen Prüfung können Belege, Rechnungen und Verträge aber auch entsprechende Transportnachweise auf deren richtige steuerliche Behandlung geprüft werden. Es können aber auch formale Aspekte geprüft werden. Hierzu gehören beispielsweise die richtige Verbuchung sowie eine korrekte Steuererklärung.

So funktioniert die Prozessprüfung bei der Umsatzsteuer-Simulationsprüfung

In einer Prozessprüfung gehen Steuerprofis durch Ihre Umsatzsteuerprozesse und prüfen, ob diese optimal im Unternehmen eingebunden sind. Die Überprüfung von umsatzsteuerlich relevanten Prozessen im Unternehmen kann diese Punkte umfassen:

1. Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Zusammenfassenden Meldungen und Intrastat-Meldungen
2. Rechnungseingang: Vom Eingang der Rechnung bis zur Verbuchung und Archivierung
3. Erstellung von Ausgangsrechnungen und deren Verbuchung und Archivierung
4. Anlage von Lieferanten und Kunden
5. Anlegen von Artikeln

Die Ergebnisse hieraus können mit der Verfahrensdokumentation oder einem Steuer-IKS beziehungsweise Tax-CMS abgeglichen werden. Am Ende einer prozessualen Prüfungs-Simulation erhalten Sie einen Report mit Empfehlungen zur Verbesserung der Umsatzsteuerprozesse und mit Anpassungsvorschlägen für ihre Verfahrensdokumentation.

In diesem Zusammenhang möchten wir auf unser e-Seminar zum Thema “Internes Kontrollsystem (IKS)” hinweisen. Es findet am 20. Juli 2022 zwischen 16.00 und 17.00 Uhr statt.

Im Rahmen der Erstellung der Verfahrensdokumentation spielt immer auch die Frage nach der Dokumentation des ersetzenden Scannens mit herein. Sollen die Originalbelege (Papier) nach dem Scannen, also nach der Digitalisierung, vernichtet werden, spielen steuerliche und eben auch umsatzsteuerliche Vorschriften der Archivierung eine Rolle. Wenn Papierbelege vernichtet werden sollen, sollten Unternehmer:innen zwingend einen geeigneten Prozess entwickeln und dokumentieren. Ohne das geht es nicht!

Betriebsprüfung und Prüfungssimulation: Das passiert bei der Datenanalyse

Die oben genannten Prüfkomponenten können durch eine Analyse der Unternehmensdaten ergänzt werden.  Die deutsche Finanzverwaltung setzt im Rahmen ihrer Betriebsprüfungen regelmäßig das Daten-Analyse-Tool IDEA ein. IDEA ist keine Eigenentwicklung der deutschen Finanzverwaltung, sondern eine gängige Software-Lösung.

Eine simulierte Betriebsprüfung funktioniert per Datenzugriff mittels IDEA. Der Check kann auf Daten der Finanzbuchhaltung beschränkt werden. Alternativ kann er auf Daten außerhalb der Finanzbuchhaltung erweitert werden. Hier sind meistens logistische oder betriebswirtschaftliche Daten relevant.
Um auf eine elektronische Betriebsprüfung vorbereitet zu sein, sollten alle Unternehmen – neben der Sicherstellung des Datenzugriffs – auch die Auswertungsmöglichkeiten der Betriebsprüfung kennen. Zudem sollten Sie Erläuterungen oder Dokumentationen bereithalten, falls die Prüfungssimulation Auffälligkeiten zeigt. Unser Tipp: Für die Simulation der Betriebsprüfung sollten Sie idealerweise auf die IDEA-Konfiguration zurückgreifen, die die Finanzverwaltung anwendet.

Unsere Einschätzung

Die Vorteile einer simulierten Betriebsprüfung liegen auf der Hand. Unternehmer:innen erkennen Schwachstellen, bevor es zu einer Umsatzsteuersonderprüfung kommt. Einmal identifiziert können sie umgehend Änderungen anstoßen. Im Ergebnis gestalten Sie als Unternehmer:in nach der Simulationsprüfung Umsatzsteuerprozesse, die effizienter, reibungsloser und den Anforderungen entsprechend ablaufen. Die Praxis lehrt: Oft können Sie betriebswirtschaftliche Prozesse so optimieren, dass Sie Einsparungspotenziale realisieren.

Melden Sie sich jederzeit gerne bei uns, wenn Sie Fragen zu den Themen Betriebsprüfung sowie Prüfungssimulation rund um die Umsatzsteuer haben oder wir bei Ihnen eine Prüfungssimulation durchführen dürfen.