Übergangsfrist für alte Kassensysteme läuft Ende 2022 aus

Ende 2022 läuft die letzte Übergangsfrist für alte Kassensysteme aus. Hier erfahren Sie alles zu den Hintergründen und was Sie tun müssen, wenn Sie eine elektronische Registrierkasse im Einsatz haben, die Sie bald nicht mehr nutzen dürfen.

Übergangsfrist für alte Kassensysteme – Definition und Hintergründe

Elektronische Kassensysteme, die Sie zwischen dem 26. November 2010 und dem 31. Dezember 2019 angeschafft haben, dürfen Sie nur noch bis Ende 2022 verwenden. Das gilt, wenn Sie eine solche elektronische Registrierkasse nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) aufrüsten können. Sie benötigen also spätestens zum 1. Januar 2023 ein neues Kassensystem.

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) seit Anfang 2020

Grundsätzlich galt seit 1. Januar 2020, dass elektronische Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) versehen sein mussten. Diese Frist wurde immer wieder etwas verlängert. Allerdings waren zum 1. April 2021 dann tatsächlich die TSE zwingend vorgeschrieben. Darüber hatten wir hier berichtet.

Eine Ausnahme gibt es allerdings. Kassensysteme, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden, können Sie längstens bis zum 31. Dezember 2022 ohne eine TSE betreiben.

Voraussetzung dabei ist aber auch noch, dass die von der Finanzverwaltung im  BMF-Schreiben vom 26. November 2010 (IV A 4 – S 0316/08/10004-07) genannten Vorgaben eingehalten werden. Kurz gesagt: Die Kassenaufzeichnungen ausschließlich mittels Kassenabschlussbeleg (Z-Bon) waren seitdem nicht mehr möglich. Die Einzelaufzeichnungen mussten in der Kasse digital gespeichert werden. Beispielsweise per Stick, Speicherkarte, Cloud oder ähnlichem. Wichtig: Die Speicherung durfte nicht veränderbar sein und die Finanzverwaltung durfte die elektronisch gespeicherten Daten der Kasse auslesen. Wenn diese Voraussetzungen nicht erfüllt waren, hätten Sie so oder so schon längst ein neues Kassensystem mit ab dem 1. Januar 2020 implementierter TSE benötigt.

25.000 Euro Strafe drohen bei Überschreitung der Übergangsfrist für alte Kassensysteme

Diese letzte Ausnahme fällt allerdings jetzt zum Ende dieses Jahres weg. Spätestens zu Beginn des Jahres 2023 müssen Sie als Unternehmer:in ein aktuelles Kassensystem mit implementierter TSE im Einsatz haben. Haben Sie dieses nicht, kann das Finanzamt die ordnungsgemäße Kassenführung anzweifeln und Hinzuschätzungen vornehmen. Darüber hinaus drohen Bußgelder von bis zu 25.000 Euro, wenn Sie keine ordnungsgemäße TSE nutzen.

Unsere Einschätzung

Haben Sie noch alte Kassensysteme im Einsatz? Dann planen Sie bitte unbedingt und rechtzeitig eine Neuanschaffung. Berücksichtigen Sie die Investitionskosten auch in Ihrer betrieblichen Planungsrechnung. Beachten Sie, dass die Inbetriebnahme eines neuen Kassensystems ebenfalls Zeit in Anspruch nimmt. Planen Sie also zusätzlich ausreichend Zeit mit ein!
Seit Anfang 2020 gilt darüber zusätzlich eine Bon-Ausgabepflicht.

Haben Sie steuerliche Fragen rund um alte Kassensysteme und veraltete elektronische Registrierkassen? Dann sprechen Sie uns jederzeit gerne an!