18. Februar 2022

Das sollten Sie zur Leistungsbeschreibung auf einer Rechnung wissen

In seinem Schreiben vom 1. Dezember 2021 (III C 2 – S 7280-a/19/10002) äußerte sich das Bundesfinanzministerium zum Thema Leistungsbeschreibung auf Rechnungen. Spoiler: Die Leistungsbeschreibung muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der abgerechneten Leistung ermöglichen.

Die Leistunsgbeschreibung auf einer Rechnungen muss eindeutig und nachprüfbar sein

Laut  § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 Umsatzsteuergesetz (UStG) gehört die Leistungsbeschreibung zu den Pflichtangaben. Eine Rechnung (Dokument, in dem Entgelt und die darauf entfallende Steuer angegeben sind) muss

  • „die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder
  • den Umfang und die Art der sonstigen Leistung“

enthalten. Die Leistungsbezeichnung in der Rechnung muss den Abgleich zwischen gelieferter und in Rechnung gestellter Ware ermöglichen. Das gilt für die Kontrolle durch die Finanzbehörden zu umsatzsteuerlichen Zwecken. Das gilt aber auch für die Erfordernisse eines ordentlichen Kaufmanns zur Prüfung aus zivilrechtlicher bzw. betriebswirtschaftlicher Perspektive.

Diese Anforderungen muss die Leistungsbeschreibung auf Rechnungen erfüllen

  • Eine mehrfache Abrechnung einer Leistung muss ausgeschlossen werden
  • Die erbrachte Leistung muss eindeutig sein
  • Die erbrachte Leistung muss nachprüfbar sein.

Die Angaben auf einer Rechnung müssen der Finanzverwaltung die Kontrolle der entrichteten Steuer und das Bestehen des Vorsteuerabzugsrechts ermöglichen.

Die korrekte Leistungsbeschreibung auf einer Rechnung kann sich auch aus anderen Dokumenten ergeben

Die Leistungsbeschreibung kann sich aus anderen Dokumenten als der Rechnung ergeben, zum Beispiel einem Lieferschein, einer Bestellung oder einem Vertrag. In diesem Fall sind auf der Rechnung die anderen Dokumente, aus denen sich diese Angaben ergeben, exakt zu bezeichnen.

Das Problem mit der handelsüblichen Bezeichnung bei der Leistungsbeschreibung auf einer Rechnung

Bei Lieferungen können Sie die Art der gelieferten Produkte in der handelsüblichen Bezeichnung aufführen. Die Mengenbezeichnung ist in jedem Fall erforderlich. Die handelsübliche Bezeichnung war in den letzten Jahren immer wieder Gegenstand von Gerichtsverfahren. Dabei ging es immer wieder um die Frage, ob die Angabe einer Produktgattung, wie zum Beispiel “Geschenkartikel” als handelsübliche Bezeichnung ausreichend ist oder nicht. Was branchenintern handelsüblich ist, ist auch immer diskussionswürdig.

Die Finanzverwaltung greift die Rechtsprechung auf und bezieht sich im Schreiben vom 1.12.2021 auch auf die handelsübliche Bezeichnung.  Handelsüblich ist demnach jede im Geschäftsverkehr für die Gegenstände allgemein verwendete Bezeichnung. Sie muss den Erfordernissen von Kaufleuten im Sinne des Handelsgesetzbuchs (HGB) genügen. Sie muss von Unternehmer:innen in den entsprechenden Geschäftskreisen allgemein und nicht nur gelegentlich verwendet werden. Das gilt auch für eine Markenartikelbezeichnung.

Davon hängt eine handelsübliche Bezeichnung ab

Ob eine Bezeichnung handelsüblich ist, hängt immer von den Umständen des Einzelfalles ab, wie etwa:

  • Handelsstufe
  • Art und Inhalt des Geschäftes und
  • Wert der einzelnen Waren.

Bei Waren im Hochpreis-Segment werden die Anforderungen an die handelsübliche Bezeichnung durch die Finanzverwaltung regelmäßig restriktiver gehandhabt als bei Waren im Niedrigpreissegment.

Handelsübliche Bezeichnung auf Rechnungen – Unternehmer:innen sind nachweispflichtig

In Zweifelsfällen sind Unternehmer:innen nach den allgemeinen Regeln von  Abschnitt 15.2a. Abs. 5 und 6 des Umsatzsteueranwendungserlasses nachweispflichtig, dass eine in der Rechnung aufgeführte Bezeichnung auf der betroffenen Handelsstufe handelsüblich ist.

Je eindeutiger desto besser

Bei sonstigen Leistungen müssen die Angaben eine eindeutige Identifizierung der abgerechneten Leistungen ermöglichen. Umfang und Art der erbrachten Dienstleistungen sollten Sie präzise bezeichnen. Das bedeutet jedoch nicht, dass die konkret erbrachten Dienstleistungen erschöpfend beschrieben werden müssen. Das geht aus mehreren Urteilen hervor:

Allgemeine Angaben wie

  • Erbringung juristischer Dienstleistungen
  • Bauarbeiten
  • Beratungsleistung
  • Werbungskosten laut Absprache
  • Akquisitions-Aufwand oder
  • Reinigungskosten,

erfüllen die erforderlichen Anforderungen der Kontrollfunktion nicht.

Unsere Einschätzung

Mit dem Schreiben zur Änderung des Anwendungserlasses greift die Finanzverwaltung die unternehmerfreundliche Rechtsprechung des BFH auf. Das darf jedoch nicht darüber hinwegtäuschen, dass Unternehmer:innen, die den Vorsteuerabzug geltend machen, im Zweifel nachweispflichtig sind, ob eine handelsübliche Bezeichnung ausreichend ist.

Achten Sie zur Vermeidung von Auseinandersetzungen mit der Finanzverwaltung auf eine möglichst präzise Leistungsbeschreibung in Ihren Rechnungen. Als Rechnungsempfänger:in können Sie eine korrigierte Rechnung Ihrer Lieferant:innen oder Dienstleister:innen anfordern.

Haben Sie Fragen zur Rechnungslegung oder Kontrolle? Benötigen Sie Unterstützung? Dann kommen Sie jederzeit gerne auf uns zu!

 

Marcus Sauer

Partner, Steuerberater, Diplom-Volkswirt

Sebastian Raphael Vogt

Prokurist, Head of Indirect Tax, Rechtsanwalt (Syndikusanwalt)

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