19. Oktober 2021

Reisekosten von der Steuer absetzen: Diese Regeln gelten ab 2022

Wenn Arbeitnehmer:innen oder Unternehmen Reisekosten von der Steuer absetzen möchten, müssen Sie die ab 1. Januar 2022 neu geltenden Regeln beachten.

Das Bundesfinanzministerium hat in einem Schreiben vom 27. September 2021 die neuen Regelungen dargestellt, nach denen Unternehmen und Arbeitnehmer:innen zukünftig Reisekosten für Auslandsreisen von der Steuer absetzen können. Die Regelungen gelten ab dem 1. Januar 2022.

Für viele Betriebe hat das aktuell eine Bedeutung, weil die durch Corona eingeschränkte Reisetätigkeit langsam wieder etwas Fahrt aufnimmt. Im Folgenden erfahren Sie, welche Kosten steuerlich als Reisekosten gelten, welche Regelungen für Reisen ins Ausland angewandt werden und einiges mehr.

Welche Kosten gelten steuerrechtlich als Reisekosten?

Unter Reisekosten versteht man Aufwendungen, die betrieblich und beruflich veranlasst sind. Zu den Reisekosten gehören:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehraufwendungen
  • Übernachtungskosten und
  • Reisenebenkosten

Unternehmen können Reisekosten steuerlich als Betriebsausgaben absetzen

Unternehmen können solche Reisekosten, die im Rahmen einer Auswärtstätigkeit anfallen, grundsätzlich als Betriebsausgaben geltend machen. Sofern das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, kann es aus den Eingangsrechnungen die Vorsteuer entsprechend abziehen.

Arbeitnehmer:innen können Reisekosten steuerlich als Werbungskosten absetzen

Fallen hingegen Arbeitnehmer:innen Reisekosten an, können sie diese als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Der/die jeweilige Arbeitgeber:in kann den Arbeitnehmer:innen die Reisekosten unter Berücksichtigung der entsprechenden Voraussetzung allerdings auch steuerfrei erstatten. In diesem Falle können Arbeitnehmer:innen die Kosten natürlich nicht als Werbekosten steuerlich absetzen.

Pauschalbeträge für Reisekosten innerhalb Deutschlands von der Steuer absetzen

Für inländische Reisen lassen sich insbesondere Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich geltend machen. Der Pauschalbetrag für die Abwesenheit von mehr als acht Stunden sowie für den Ab- und Anreisetag beträgt 14 Euro. Bei über 24 Stunden beträgt die Pauschale seit dem Jahr 2020 28 Euro.

Reisekosten für Auslandsreisen steuerlich absetzen?

Reisen ins Ausland können ebenfalls als Betriebsausgabe oder eben als Werbungskosten steuerlich abgesetzt werde. Ebenso sind auch hier steuerfreie Erstattungen an Arbeitnehmer:innen möglich.

Die Pauschbeträge für Auslandsreisen sind verglichen mit den Pauschbeträgen bei innerdeutschen Reisen höher. Pandemiebedingt werden die Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder nach dem Bundesreisekostengesetz zum 1. Januar 2022 nicht neu festgesetzt. Die zum 1. Januar 2021 veröffentlichten Beträge gelten somit für das Kalenderjahr 2022 unverändert fort.

Auslandsreisen von der Steuer absetzen: Regelungen zu Pauschbeträgen

Bei Auslandsreisen von einem Tag ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

Finden mehrtägige Reisen in verschiedene Staaten statt, gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tage mit 24 Stunden Abwesenheit) Folgendes:

  • Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland (jeweils ohne Tätigwerden) ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
  • Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Ortes maßgebend, an dem man tätig wurde.
  • Für die Zwischentage ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Unternehmer oder Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

Folgt an dem Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit direkt eine weitere ein- oder mehrtägige Reise ins Ausland, gilt für diesen Tag die höhere Verpflegungspauschale.

Kürzung der Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungsmehraufwendungen können Arbeitnehmer:innen oder Unternehmen nur in Höhe der Pauschalen als Werbungskosten oder Betriebsausgaben steuerlich absetzen. Der Werbungskostenabzug wird gekürzt, wenn Arbeitnehmer:innen vom Arbeitgeber bzw. von der Arbeitgeberin oder auf dessen/deren Veranlassung von einem Dritten Mahlzeiten erhalten. Die Kürzung findet hierbei tagesbezogen statt. Das bedeutet: Die Kürzung wird von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit abgezogen. Dabei ist es nicht entscheidend, in welchem Land man die Mahlzeit erhält.

Im BMF-Schreiben vom 27. September 2021 wird folgendes Beispiel zur Verdeutlichung aufgeführt:

„Der Ingenieur I kehrt am Dienstag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg (Frankreich) zu seiner Wohnung zurück. Nachdem er Unterlagen und neue Kleidung eingepackt hat, reist er zu einer weiteren mehrtägigen Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen (Dänemark) weiter. I erreicht Kopenhagen um 23 Uhr. Die Übernachtungen – jeweils mit Frühstück – hatte der Arbeitgeber im Voraus gebucht und bezahlt.
Für Dienstag ist nur die höhere Verpflegungspauschale von 39 Euro (Rückreisetag von Straßburg: 34 Euro, Anreisetag nach Kopenhagen: 39 Euro) anzusetzen. Aufgrund der Gestellung des Frühstücks im Rahmen der Übernachtung in Straßburg ist die Verpflegungspauschale um 11,60 Euro (20 % der Verpflegungspauschale Kopenhagen für einen vollen Kalendertag: 58 Euro) auf 27,40 Euro zu kürzen.“

Diese Pauschbeträge für Übernachtungskosten lassen sich steuerlich absetzen

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten gelten ausschließlich bei Erstattungen durch den/die Arbeitgeber:in. Für den Werbungskostenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten steuerlich abziehbar.

Unsere Einschätzung

Das Thema Reisekosten und die damit zusammenhängende steuerliche Behandlung nimmt nun wieder Fahrt auf. Aufgrund der aktuellen Inflationsrate wäre eine Anpassung der Pauschbeträge zwar sinnvoll gewesen, der Gesetzgeber hat pandemiebedingt allerdings keine Anpassung vorgenommen. Die Reisetätigkeiten werden stetig steigen und die Unsicherheiten zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten sind während und werden auch nach der Pandemie ein Thema sein. Falls Sie nicht wissen, ob Sie die angefallenen Kosten überhaupt als beruflich veranlasste Reisekosten steuerlich berücksichtigen können oder welche Pauschbeträge Sie bei Reisetätigkeiten im Ausland geltend machen können, melden Sie sich gerne jederzeit bei uns.

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