Betriebsausgaben absetzen: Wie Sie korrekte Bewirtungsbelege beim Finanzamt einreichen

„Einen Bewirtungsbeleg, bitte“ – Unternehmer:innen kennen diesen Satz sehr gut. Doch können Sie jedes Geschäftsessen absetzen? Und wie müssen Sie einen Bewirtungsbeleg ausfüllen? Wie Sie Betriebsausgaben absetzen, was einen korrekten Bewirtungsbeleg ausmacht und welche Neuerungen es zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen gibt, das erfahren Sie hier.

Wann liegt eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass vor?

Eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass liegt im steuerlichen Sinn dann vor, wenn Unternehmende ihre Geschäftspartner:innen und/oder ihre Kunden:innen bewirten. Hierbei können entweder ausschließlich die Geschäftspartner:innen beköstigt werden oder die Geschäftspartner:innen zusammen mit den Arbeitnehmenden.

Betriebsausgaben absetzen: Wie Sie geschäftlich veranlasste Bewirtungen beim Finanzamt geltend machen

Betriebliche Bewirtungen, die geschäftlich veranlasst sind, können zu 70 Prozent als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, sofern ein Belegnachweis vorliegt. Dabei beachten Sie bitte die besonderen Aufzeichnungs- und Nachweispflichten. In unserem Beitrag vom 03. November 2020 haben wir Ihnen bereits einen Überblick über die Abgrenzung zwischen geschäftlichen und nicht geschäftlichen Bewirtungen gegeben. Dabei sind wir insbesondere auf Bewirtungskosten bei Online-Meetings eingegangen.

Bewirtungsbeleg ausfüllen: So muss ein korrekter Beleg aussehen

Am 01. Juli 2021 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) ein neues Anwendungsschreiben zur steuerlichen Anerkennung von geschäftlich veranlassten Bewirtungsaufwendung veröffentlicht. In diesem werden insbesondere die Anforderungen an einen Bewirtungsbeleg erläutert. Der Bewirtungsbeleg muss diese Angaben enthalten:

• Ort,
• Tag,
• Anlass,
• Teilnehmende,
• Höhe der Kosten.

Ferner muss der Nachweis zeitnah erstellt werden. Besondere Formvorschriften gibt es für den sogenannten Eigenbeleg nicht, jedoch müssen Unternehmende den Beleg eigenhändig unterschreiben. Findet die geschäftlich veranlasste Bewirtung in einem Gastronomiebetrieb statt, muss dem Beleg die Bewirtungsrechnung beigefügt werden – hierbei sind auf dem Eigenbeleg die Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmenden ausreichend.

Anforderungen an einen Bewirtungsbeleg bei einer Bewirtungsrechnung

Eine Bewirtungsrechnung muss grundsätzlich den allgemeinen Anforderungen einer Rechnung im Sinne des § 14 Umsatzsteuergesetzes (UStG) entsprechen. In den Randziffern 2 bis 9 des neuen Anwendungsschreibens werden die Pflichtangaben einer Bewirtungsrechnung dargelegt. Hierzu zählen:

• der Name und die Anschrift,
• die Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer des Gastronomiebetriebes,
• das Ausstellungs- und Leistungsdatum,
• die fortlaufende Rechnungsnummer,
• die Menge und Art der Bewirtungsleistung sowie
• der Rechnungsbetrag.

Der Name des Bewirtenden bzw. die Namen der Bewirtenden müssen ebenfalls auf der Bewirtungsrechnung angegeben werden. Ein handschriftlicher Vermerk seitens des leistenden Unternehmers ist ausreichend.

Anforderungen an einen Bewirtungsbeleg bei einer Kleinbetragsrechnung
Bewirtungsrechnungen bis zu einem Rechnungsbetrag von 250 Euro müssen geringere Anforderungen erfüllen. Die für die sogenannten Kleinbetragsrechnungen geltenden Mindestanforderungen ergeben sich aus § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. Hierzu zählen die Angaben zum:

• Namen und der Anschrift des Gastronomiebetriebes,
• zum Ausstellungsdatum,
• zur Menge und Art der Bewirtung,
• zum Entgelt und
• zum darauf entfallenden Steuerbetrag (inkl. Steuersatz).

Anforderungen an einen Bewirtungsbeleg – Erstellung der Bewirtungsrechnung

Seit dem 01. Januar 2020 müssen — gemäß dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen („Kassengesetz“) — zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) in elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO i.V. §1 KassenSichV implementiert werden. Führt der bewirtende Gastronomiebetrieb solch ein elektronisches Aufzeichnungssystem, können Bewirtungsaufwendungen steuerlich lediglich dann anerkannt werden, wenn die Bewirtungsrechnung maschinell, elektronisch aufgezeichnet und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) erstellt worden ist.

Als Unternehmer:in können Sie darauf vertrauen, dass Ihnen eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, wenn aus der Bewirtungsrechnung

• die Transaktionsnummer,
• die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls hervorgeht.

Die Angaben können auch in Form eines QR-Codes angegeben sein.

Das BMF-Schreiben weist darauf hin, dass beim Ausfall der TSE das elektronische Aufzeichnungssystem vom Gastronomiebetrieb weiter genutzt werden kann, wenn ein Hinweis auf dem Beleg ersichtlich ist, zum Beispiel durch die fehlende Transaktionsnummer oder durch eine sonstige eindeutige Kennzeichnung.

Die Finanzverwaltung wird diese Bewirtungsbelege und den Betriebsausgabenabzug im Regelfall anerkennen.

Wird die Bewirtungsleistung erst später in Rechnung gestellt, reicht die Rechnung mit Zahlungsbeleg

Wird die Bewirtungsleistung nicht sofort abgerechnet, sondern erfolgt die Erstellung der Rechnung sowie die unbare Bezahlung zu einem späteren Zeitpunkt (zum Beispiel bei größeren Veranstaltungen) oder sind in dem Gastronomiebetrieb nur unbare Zahlungen möglich, muss für den Betriebsausgabenabzug kein Beleg eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion vorgelegt werden. Hier genügt die Rechnung samt Zahlungsbeleg.

Digitale oder digitalisierte Bewirtungsnachweise

Die Nachweispflichten zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen können auch durch digitale oder digitalisierte Eigenbelege und Rechnungen erfüllt werden. Dabei sollten Sie diese Voraussetzungen beachten:

• Steuerpflichtige erstellen zeitnah einen elektronischen Eigenbeleg mit den gesetzlich erforderlichen Angaben oder ergänzen die gesetzlich erforderlichen Angaben zeitnah auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung elektronisch,
• die Aufzeichnung vom Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung im Dokument erfolgt elektronisch,
  das erstellte Dokument oder die Ergänzung der Bewirtungsrechnung der Steuerpflichtigen wird digital signiert oder genehmigt,
• der Zeitpunkt der Signierung oder Genehmigung wird elektronisch aufgezeichnet,
• das erstellte Dokument bei einer Bewirtung in einem Gastronomiebetrieb wird zusammen mit der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung oder die ergänzte Bewirtungsrechnung elektronisch aufbewahrt,
• bei den genannten Vorgängen werden die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff erfüllt und die jeweils angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben.

Betriebsausgaben absetzen im Ausland – Betriebsausgabenabzug glaubhaft begründen

Wenn Sie Ihre Geschäftspartner:innen im Ausland beköstigen, gelten die oben aufgeführten Grundsätze gleichermaßen. Wenn Ihnen jedoch keine detaillierte, maschinell erstellte und elektronische Rechnung im Ausland ausgestellt werden kann, müssen Sie dies der Finanzverwaltung glaubhaft machen, damit der Bewirtungsbeleg als Nachweis zum Betriebsausgabenabzug anerkannt wird. Liegen Ihnen lediglich handschriftliche Rechnungen aus dem Ausland vor, müssen Sie auch in diesem Fall der Finanzverwaltung glaubhaft darlegen, dass im jeweiligen Land keine Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Beleg besteht.

Ab wann gelten die neuen Regeln für Betriebsausgaben?

Das Anwendungsschreiben ist für alle offenen Fälle anzuwenden. Dabei müssen die im jeweiligen Veranlagungsjahr geltenden Betragsgrenzen für Kleinbetragsrechnungen beachtet werden. Für alle bis zum 31. Dezember 2022 ausgestellten Belege sind die aufgeführten Pflichtangaben (gemäß der KassenSichV) noch nicht zwingend.

Unsere Einschätzung

Mit Ablauf des 31. Dezember 2022 müssen Sie für die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen die Grundsätze des Anwendungsschreibens vom 30. Juni 2021 beachten. Erfüllt ein Bewirtungsbeleg die Anforderungen nicht, können Sie die Aufwendungen auch nicht als Betriebsausgaben geltend machen. Achten Sie direkt nach Erhalt eines Bewirtungsbeleges auf die gedruckten Angaben, die Prüfung der Belege übernehmen wir gerne für Sie. Kontaktieren Sie uns jederzeit.