Wie Vereine eine Mitgliederversammlung trotz Corona-Krise durchführen können

Ein einzigartiges Jahr neigt sich dem Ende entgegen. Viele Vereine haben ihre zumeist jährliche Mitgliederversammlung aufgeschoben. Hier erfahren Sie, was Vereine bei einer Mitgliederversammlung während Corona beachten sollten.

Im Zuge der Bekämpfung der COVID-19-Pandemie hat der Deutsche Bundestag am 27. März 2020 das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht beschlossen.

Der zweite Artikel des Gesetzes regelt Erleichterungen, die unter anderem die Handlungsfähigkeit und die Beschlussfassung von Unternehmen, Genossenschaften und Vereinen unter stark beschränkten Versammlungsmöglichkeiten sicherstellen sollen.

So regelt das Corona-Abmilderungsgesetz die Mitgliederversammlung während der Corona-Krise in Vereinen

Grundsätzlich müssen Vereine Mitgliederversammlungen als Präsenzveranstaltungen durchführen. Weil das seit dem Frühjahr durch das Infektionsschutzgesetz untersagt oder nur eingeschränkt möglich ist, bietet das Corona-Abmilderungsgesetz Erleichterungen für Mitgliederversammlungen und Beschlussfassungen von Vereinen.

Diese Erleichterungen finden sich in Artikel 2 § 5 Absatz 2 des Abmilderungsgesetzes. Abweichend von § 32 BGB kann der Vorstand auch ohne Ermächtigung in der Satzung den Vereinsmitgliedern ermöglichen,

1. an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und die Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben oder
2. ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben.

Nach Artikel 2 § 5 Absatz 3 ist ein Beschluss zudem ohne Versammlung der Mitglieder gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu einem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.

So schafft das Abmilderungsgesetz die Möglichkeit der virtuellen Mitgliederversammlung auch ohne satzungsmäßige Grundlage.

Was Sie bei Ihrer virtuellen Mitgliederversammlung in der Corona-Krise beachten müssen

Sowohl die Briefwahl als auch die Beschlussfassung im Umlaufverfahren erscheinen auf Grund der engen Formvorschriften wenig praxistauglich. Besser dürfte daher die Durchführung einer virtuellen Mitgliederversammlung sein. Es gibt allerdings einige Besonderheiten, die Sie bei der Durchführung einer virtuellen Mitgliederversammlung im Blick haben sollten.

Zunächst sollten Sie eine geeignete Telekommunikationsplattform für Ihre virtuelle Mitgliederversammlung finden. Auf dieser Plattform sollte sichergestellt sein, dass Vorstand und Mitglieder in Echtzeit miteinander kommunizieren und Beschlüsse fassen können. Dazu ist ein technisch versierter Versammlungsleiter von Vorteil.

Außerdem sollten Sie auf die Formalien und Fristen zur Einberufung der virtuellen Versammlung achten. Die Einladung sollte bereits die Zugangsdaten enthalten und die Mitglieder umfassend über die Versammlung aufklären. Das betrifft den allgemeinen Ablauf und die Ausübung der mitgliedschaftlichen Rechte. Die Einladung sollte insbesondere auch die wichtigsten Funktionen der Software erläutern. Dazu empfiehlt sich ein kurzes Beiwerk im Anhang.

Zuletzt ist es unabdingbar, dass Sie auch in der virtuellen Mitgliederversammlung in der Corona-Krise die Dokumentationspflichten uneingeschränkt erfüllen. Sie müssen eine Teilnehmerliste und ein Protokoll der Mitgliederversammlung samt Beschlüssen verfassen.

Vorstandswahl im Rahmen einer virtuellen Mitgliederversammlung in der Corona-Krise

Der wichtigste Tagesordnungspunkt einer jährlichen Mitgliederversammlung ist zumeist die Wahl des Vereinsvorstandes. Sollten Sie in diesem Jahr auch mit den gesetzlichen Erleichterungen nicht dazu in der Lage sein, eine Mitgliederversammlung durchzuführen, bleibt nach Artikel 2 § 5 Abs. 1 des Abmilderungsgesetzes ein Vorstandsmitglied auch nach Ablauf seiner Amtszeit bis zu seiner Abberufung oder der Bestellung eines Nachfolgers im Amt. Dadurch bleibt Ihr Verein selbst im Worst Case handlungsfähig.

Unsere Einschätzung

Der zeitliche Geltungsbereich des COVID-19-Abmilderungsgesetzes ist auf das Jahr 2020 begrenzt.

Die Einschränkung von Präsenzveranstaltungen ist allerdings auch nach der Corona-Krise durchaus denkbar. Wir empfehlen Ihnen daher, solche oder ähnliche Erleichterungen schon in Ihrer nächsten Mitgliederversammlung dauerhaft in Ihre Satzung aufzunehmen. So emanzipieren Sie Ihren Verein von gesetzgeberischen Erleichterungen und bleiben zukunftssicher.

Jeder Verein ist anders. Unsere Expert:innen unterstützen Sie gerne dabei, Ihre virtuelle Mitgliederversammlung durchzuführen und im Anschluss Ihre Satzung zukunftssicher zu gestalten. Sprechen Sie uns an.