Sind Bewirtungskosten bei Online-Meetings steuerlich absetzbar?

Wer kennt es heutzutage nicht? Im Home-Office tauschen Sie sich mit Kolleg:innen, einem Kunden oder einer Kundin per Videokonferenz aus. Immer häufiger finden auch gemeinsame Essen vor den Bildschirmen statt. Doch sind Bewirtungskosten bei Online-Meetings steuerlich absetzbar?

Virtuelle Meetings finden insbesondere mit Beginn der Corona-Krise immer öfter statt. Doch können die Kosten für die Bewirtung des Arbeitnehmers, der Arbeitnehmerin, des Kunden oder der Kundin steuerlich geltend gemacht werden, wenn man während des Online-Meetings, sprich vor dem Bildschirm, gemeinsam isst?

Dazu erfahren Sie zunächst, was eine Bewirtung im Sinne des Steuerrechts voraussetzt, was die entscheidende Voraussetzung für steuerliche Absetzbarkeit einer Bewirtung ist, was nicht zur geschäftlichen Bewirtung gehört und welche Besonderheiten bei der Bewirtung Ihrer Arbeitnehmer:innen bestehen.

Abschließend erfahren Sie, ob Bewirtungskosten bei Online-Meetings steuerlich absetzbar sind.

Wann liegt eine Bewirtung im Sinne des Steuerrechts vor?

Eine Bewirtung im Sinne des Steuerrechts liegt bei einer Beköstigung anderer Menschen vor. Ein gemeinsames Essen in einem internen oder externen Meeting Ihres Unternehmens ist also in der Regel eine Bewirtung im Sinne des Steuerrechts.

Die physische Anwesenheit während einer Beköstigung stellt bislang keine gesetzliche Voraussetzung dar. Grundsätzlich kann die Bewirtung während eines virtuellen Meetings also eine Bewirtung im Sinne des Steuerrechts sein. Allerdings muss ein solches Meeting weitere Voraussetzungen erfüllen.

Betrieblicher Anlass als entscheidende Voraussetzung

Liegt grundsätzlich eine Bewirtung im Sinne des Steuerrechts vor, muss die Bewirtung betrieblich veranlasst sein. Andernfalls werden die Kosten nicht als Betriebsausgaben berücksichtigt.

Eine solche betrieblich veranlasste Bewirtung kann geschäftlich oder nicht geschäftlich bedingt sein. Diese Unterscheidung ist zum einen für die Berücksichtigung der Höhe der Bewirtungskosten entscheidend und zum anderen aufgrund der unterschiedlichen Aufzeichnungs- und Nachweispflichten.

Betrieblich veranlasste Bewirtungen, die

• geschäftlich bedingt sind, können lediglich zu 70 Prozent als Betriebsausgaben geltend gemacht werden
• nicht geschäftlich bedingt sind, können zu 100 Prozent als Betriebsausgaben berücksichtigt werden.

Für geschäftlich bedingte Bewirtungskosten gelten ferner besondere Aufzeichnungs- und Nachweispflichten. Diese müssen einzeln und gesondert aufgezeichnet werden. Als Unternehmer:in ist Ihnen hier sicherlich der altbekannte Bewirtungsbeleg ein Begriff.

Wichtig: Ist die Bewirtung lediglich privater Natur, sind die Kosten nicht abzugsfähig.

Was gilt als nicht geschäftliche Bewirtung?

Betrieblich veranlasst und nicht geschäftlich sind Kosten, die bei der Bewirtung Ihrer Arbeitnehmer:innen anfallen. Bewirten Sie Ihre Arbeitnehmer:innen, sind allgemein betrieblich veranlasste Kosten als Betriebsausgaben zu 100 Prozent steuerlich abzugsfähig.

Das ist auch dann der Fall, wenn die Bewirtung während eines virtuellen Meetings erfolgt.

Besonderheiten bei der Bewirtung des Arbeitnehmers beziehungsweise der Arbeitnehmerin

Haben Sie mit Ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern eine virtuelle Video-Konferenz vereinbart, können Sie als Arbeitgeber:in die Beköstigung übernehmen. Für den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin liegt kein laufender Arbeitslohn vor, wenn der Gesamtwert der gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 Euro (inklusive Umsatzsteuer) beträgt. Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen müssen das gemeinsame Essen also nicht als geldwerten Vorteil versteuern.

Veranstalten Sie beispielsweise eine Online-Schulung und nehmen einige Ihrer Mitarbeiter:innen an dieser Schulung aus dem Home-Office teil, können Sie das Mittagessen Ihrer Mitarbeiter:innen übernehmen, wenn Sie sich in der Mittagspause über die Schulung online austauschen. Auch hier gilt die oben genannte Grenze von 60 Euro für die Besteuerung der Bewirtung.

Angemessenheit als weitere Voraussetzung

Als weitere Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug müssen Sie die Angemessenheit der Bewirtung prüfen.

Denn sind die Kosten unangemessen hoch, kann der unangemessene Teil der Kosten nicht als Betriebsausgaben berücksichtigt werden. Dabei ist die Angemessenheit vor allem nach den jeweiligen Branchenverhältnissen zu beurteilen.

Eine gesetzlich festgelegte Grenze um die Angemessenheit der Höhe nach zu bestimmen, gibt es nicht. In der Regel beanstanden Finanzämter Kosten von bis zu 100 Euro pro Person nicht.

Was gilt als geschäftliche Bewirtung?

Betrieblich und geschäftlich veranlasste Kosten liegen insbesondere vor, wenn Sie als Unternehmer:in Geschäftspartner:innen oder Kund:innen bewirten.

Im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung beköstigen Sie entweder ausschließlich die Geschäftspartner:innen oder Ihre Geschäftspartner:innen und Arbeitnehmer:innen. Diese Bewirtungskosten sind zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abzugsfähig.

Wie bereits angeführt, gelten hier besondere Aufzeichnungs- und Nachweispflichten: Lassen Sie sich einen Bewirtungsbeleg erstellen! Zu den genauen Anforderungen an einen Bewirtungsbeleg beraten wir Sie gerne.

Bewirtung bei virtuellen Meetings

Sie können als Unternehmer:in virtuelle Termine mit Ihren Geschäftspartner:innen vereinbaren, indem Sie in Ihren Geschäftsräumen sitzen und Sie Ihre Geschäftspartner:innen durch einen Lieferservice bewirten lassen. Diese Kosten sind, soweit diese angemessen sind, zu 70 Prozent als Bewirtungskosten abzugsfähig.

Auch wenn bei der Bewirtung Arbeitnehmer:innen teilnehmen, liegen betrieblich veranlasste Bewirtungskosten vor, die zu 70 Prozent steuerlich berücksichtigt werden können.

Für Arbeitnehmer:innen ist die Bewirtung steuerfrei und ist nicht als geldwerter Vorteil zu besteuern. Gleiches gilt, wenn Arbeitnehmer:innen in Ihrem Auftrag ein virtuelles Meeting mit Geschäftspartnern führen.

Bewirten Sie aus geschäftlichem Anlass Geschäftspartner:innen in Ihren Privaträumen, sind die in diesem Zusammenhang entstandenen Kosten nicht abzugsfähig.

Haben Sie Frage? Dann kommen Sie jederzeit gerne auf uns zu!