Betriebsprüfungen in Arztpraxen und Apotheken

In unserer Beitragsreihe zu Betriebsprüfungen erfahren Sie Wissenswertes rund um das Thema steuerliche Außenprüfung. Heute richten wir unseren Fokus auf Betriebsprüfungen bei Ärzt:innen und Apotheker:innen. Hier erfahren Sie unter anderem etwas zu möglichen Prüfungsschwerpunkten bei Heilberufen und Betriebsprüfungen in Arztpraxen und Apotheken. 

Schwerpunkte bei Betriebsprüfungen in Arztpraxen und Apotheken

Wie in jeder anderen Branche können die Prüfungsschwerpunkte bei Heilberuflern vielfältig sein. In der Regel werden die Betriebsprüfer:innen ihre Prüfungsschwerpunkte nach Maßgabe des § 7 der Betriebsprüfungsordnung richten und Sachverhalte mit potenziell hoher steuerlicher Auswirkung prüfen. Allgemeine Prüfungsschwerpunkte sind dabei beispielsweise

• auffällig schwankende Umsätze und Gewinne,
• niedrige Privatentnahmen oder
• hohe Privateinlagen,
• Kassenführung im Allgemeinen,
• Vertragsverhältnisse mit nahen Angehörigen und
• Versteuerung der privaten PKW-Nutzung.

Daneben gibt es branchenspezifische Prüfungsschwerpunkte bei Heilberuflern, auf die wir im Folgenden genauer eingehen möchten.

Besondere Aufzeichnungspflichten von Mediziner:innen und Apotheker:innen

Nach § 140 Abgabenordnung gilt: Wer nach außersteuerlichen gesetzlichen Vorschriften besondere Aufzeichnungspflichten erfüllen muss, ist auch steuerrechtlich verpflichtet, diese Aufzeichnungen zu erfüllen. Voraussetzung ist, dass diese Aufzeichnungen auch für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Für Apotheker:innen bedeutet dies beispielsweise, dass die nach der Apothekerbetriebsordnung und nach dem Betäubungsmittelgesetz zu führenden Aufzeichnungen (Einkaufsbuch, Giftbuch, Betäubungsmittelbuch) einer Überprüfung im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung unterliegen können. Die Betriebsprüfung kann die Vorlage der Aufzeichnungen für einen Abgleich mit den für steuerliche Zwecke erfassten Wareneinkäufen und Ausgangsumsätzen verlangen.

Ärztliche Schweigepflicht ist auch in der Betriebsprüfung zu beachten

Gleichzeitig müssen beispielsweise Ärzt:innen beachten, dass die ärztliche Schweigepflicht auch gegenüber der Finanzverwaltung besteht. Aufzeichnungen mit Patientendaten sollten Sie der Betriebsprüfung daher nur anonymisiert zur Verfügung stellen.

Das kann insbesondere bei Führung eines Fahrtenbuchs zur Ermittlung des privaten Nutzungsanteils des betrieblichen PKWs problematisch sein. Denn für das ordnungsgemäße Führen eines Fahrtenbuchs müssen Sie bei beruflicher Veranlassung Name und Adresse der besuchten Person eintragen. Eine mögliche Lösung kann in solchen Fällen in der Verwendung eines gesonderten Verzeichnisses liegen. Es enthält den Namen und die Adresse der besuchten Patient:innen. Statt des Namens und der Adresse wird im Fahrtenbuch der Verweis auf das Verzeichnis eingetragen. Eine Überprüfbarkeit der Angaben im Fahrtenbuch ist damit bei ordnungsgemäßer Führung des Verzeichnisses gewährleistet.

Betriebsprüfungen in Arztpraxen und Apotheken –  Fortbildungsreisen und Kongresse

Aufwendungen für Teilnahmen an Fortbildungsveranstaltungen und Kongressen sind bei beruflicher Veranlassung grundsätzlich vollumfänglich als Betriebsausgaben abzugsfähig. Das gilt auch für die Kosten der An- und Abreise. Sofern eine private Mitveranlassung gegeben ist, sind die Aufwendungen möglicherweise jedoch nur teilweise oder sogar gar nicht abzugsfähig. Im Rahmen von Betriebsprüfungen wird eine private Mitveranlassung häufig dann geprüft, wenn der Veranstaltungsort in klassischen Urlaubsregionen gelegen ist oder die An- und Abreisedaten vom Zeitraum der Veranstaltung abweichen. Zusätzlich wird häufig überprüft, ob auch der Ehepartner, die Ehepartnerin oder die Familie an der Reise teilgenommen haben.

Ein besonderes Augenmerk wird bei Betriebsprüfungen auch auf Fortbildungs- und Kongressreisen gelegt, deren Kosten Pharmaunternehmen übernehmen. Soweit die Pharmaunternehmen dabei zusätzlich Kosten für touristische Aktivitäten übernehmen, ist der geldwerte Vorteil der Aktivität als Betriebseinnahme zu erfassen. Um die berufliche Veranlassung der Veranstaltung nachweisen zu können, sollten Sie die Veranstaltungsinformationen inklusive Tagesordnung o. ä. Unterlagen aufbewahren.

Abgrenzung umsatzsteuerfreier und umsatzsteuerpflichtiger Leistungen

Grundsätzlich gilt: Leistungen von Ärzt:innen sind als Heilbehandlungen umsatzsteuerfrei.

Eine umsatzsteuerfreie Heilbehandlung liegt aber nur vor, wenn die Behandlung medizinisch indiziert ist. Auf schönheitschirurgische Behandlungen trifft dies häufig nicht zu. Nicht medizinisch indizierte schönheitschirurgische Behandlungen sind damit umsatzsteuerpflichtige Leistungen. Die Abrechnung hat mit dem Ausweis der gesetzlichen Umsatzsteuer zu erfolgen. Die Umsatzsteuer ist an das Finanzamt abzuführen. Bei Betriebsprüfungen von Ärzt:innen, die schönheitschirurgische Behandlungen anbieten, wird die umsatzsteuerliche Behandlung von Ausgangsumsätzen daher in der Regel genauer geprüft. Sofern eine medizinische Indikation solcher Behandlungen gegeben ist, sollten Sie diese daher für steuerliche Zwecke unter Beachtung der ärztlichen Schweigepflicht möglichst umfangreich dokumentieren. Wurden umsatzsteuerpflichtige Leistungen systematisch fälschlicherweise als umsatzsteuerfrei behandelt, besteht zudem das Risiko der Einleitung eines Strafverfahrens aufgrund der Feststellungen der Betriebsprüfung.

Zu beachten ist jedoch auch, dass Sie aufgrund von umsatzsteuerpflichtigen Ausgangsleistungen für mit diesen Leistungen in Zusammenhang stehende Eingangsleistungen den Vorsteuerabzug gegenüber dem Finanzamt geltend machen können. Für allgemeine Aufwendungen ist außerdem ein anteiliger Vorsteuerabzug nach dem Verhältnis der umsatzsteuerpflichtigen und der umsatzsteuerfreien Aufwendungen möglich. Da auch dieser Aufteilungsschlüssel Gegenstand von Diskussionen im Rahmen der Betriebsprüfung sein kann, empfehlen wir eine nachvollziehbare und genaue Dokumentation.

Betriebsprüfungen in Arztpraxen und Apotheken: Erstellung von medizinischen Gutachten 

Auch bei der Erstellung von medizinischen Gutachten ist zwischen umsatzsteuerfreien und umsatzsteuerpflichtigen Leistungen zu differenzieren. Daher kann diese Abgrenzung bei Ärzt:innen, die viele Gutachten erstellen, ein Prüfungsschwerpunkt bei einer Betriebsprüfung sein. Dabei ist zu beachten, dass aus Sicht der Finanzverwaltung die Umsatzsteuerbefreiung für das Gutachten nur anzuwenden ist, wenn ein therapeutisches Ziel für die Erstellung des Gutachtens im Vordergrund steht.

Weitere Tätigkeiten, die u. a. grundsätzlich nicht unter den Begriff der umsatzsteuerfreien Heilbehandlung fallen und damit zu Diskussionen in Betriebsprüfungen führen können, sind

• schriftstellerische Tätigkeiten,
• Vortrags- und Lehrtätigkeiten und
• Lieferungen von medizinischen Hilfsmitteln.

Besondere Risiken für Gemeinschaftspraxen

Für Gemeinschaftspraxen können sich zusätzliche umsatzsteuerliche Problemstellungen ergeben. Besonders dann, wenn einer oder mehrere der beteiligten Ärzt:innen eine Sondervergütung für die Geschäftsführungstätigkeit erhalten. Da die Geschäftsführungstätigkeit keine Heilbehandlung darstellt, gilt die Umsatzsteuerfreiheit für Heilbehandlungen für diese Tätigkeit nicht. Überschreitet die Tätigkeitsvergütung für die Geschäftsführung die umsatzsteuerliche Kleinunternehmergrenze oder erzielt der geschäftsführend tätige Arzt beziehungsweise die geschäftsführend tätige Ärztin weitere umsatzsteuerpflichtige Einnahmen, mit denen in Summe die Kleinunternehmergrenze überschritten wird, fällt auf die Geschäftsführungsvergütung Umsatzsteuer an. Die Gesellschaft hat daraus jedoch keine Vorsteuerabzugsberechtigung, wenn sie selbst ausschließlich umsatzsteuerfreie Heilbehandlungen erbringt. Bei hohen Sondervergütungen für die Geschäftsführungstätigkeit der Gesellschafter:innen von Gemeinschaftspraxen können sich daher im Rahmen einer Betriebsprüfung schnell hohe Umsatzsteuernachzahlungen ergeben.

Risiko der gewerblichen Infektion von Einkünften einer Gemeinschaftspraxis

Selbständig tätige Ärzt:innen erzielen grundsätzlich Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit und unterliegen damit nicht der Gewerbesteuer.

Der Verkauf medizinischer Hilfsmittel wie beispielsweise Kontaktlinsen durch eine Augenarztpraxis oder Mundpflegemittel durch eine Zahnarztpraxis stellt dem Grunde nach eine gewerbliche Tätigkeit dar. Dies kann bei Gemeinschaftspraxen, die in der Rechtsform einer Personengesellschaft organisiert sind, dazu führen, dass der gesamte Gewinn der Gemeinschaftspraxis der Gewerbesteuer unterliegt. Dieser Fall tritt ein, wenn die Nettoumsatzerlöse aus dem Verkauf der medizinischen Hilfsmittel gewisse Bagatellgrenzen überschreiten. Die gewerblichen Einkünfte aus dem Verkauf der medizinischen Hilfsmittel infizieren dann auch die anderen Einkünfte der Personengesellschaft als gewerbliche Einkünfte.

Wird die gewerbliche Infektion der Einkünfte einer Gemeinschaftspraxis im Rahmen einer Betriebsprüfung festgestellt, kann dies zur Festsetzung hoher Gewerbesteuerbeträge für mehrere Jahre führen. Da die Anrechnung der Gewerbesteuer auf die Einkommensteuer auf einen Gewerbesteuerhebesatz von 400% (ab dem Jahr 2020) begrenzt ist, können sich aus der gewerblichen Infektion der Einkünfte erhebliche Steuernachzahlungen ergeben.

Ein möglicher Ansatz zur Vermeidung der gewerblichen Infektion der Einkünfte aus der medizinischen Tätigkeit besteht darin, den Verkauf von medizinischen Hilfsmitteln über eine Schwestergesellschaft abzuwickeln. Die Erfassung erfordert eine klare organisatorische und buchhalterische Trennung beider Gesellschaften. Zudem sollte die Abgrenzung möglichst bereits zu Beginn der Verkaufstätigkeit erfolgen. Dadurch wird das Problem der gewerblichen Infektion von Anfang an vermieden.

Eine frühzeitige Planung kann hier vor hohen Nachzahlungen im Rahmen einer Betriebsprüfung schützen.

Unsere Einschätzung 

Betriebsprüfungen bei Heilberuflern halten neben den klassischen Prüfungsschwerpunkten einige branchenspezifische Besonderheiten bereit. Auf diese sollten Sie im besten Fall bereits vor dem Beginn einer Betriebsprüfung vorbereitet sein. Damit vermeiden Sie unangenehme Überraschungen und hohe Steuernachzahlungen. Es ist daher wichtig, potenzielle Steuerrisiken möglichst frühzeitig zu erkennen und weitsichtig zu planen.

Gerne unterstützen wir Sie sowohl bei laufenden Betriebsprüfungen als auch bei der steuerlichen Planung unternehmerischer Entscheidungen. Sprechen Sie uns an.