Alle Infos zum Abfallregister: Register-Serie Teil 5

Seit 1. Januar 2010 müssen Unternehmen das Abfallregister in elektronischer Form führen. Die Register werden nicht bei allen Akteuren und für jeden Entsorgungsvorgang einheitlich in elektronischer Form geführt. Das ist schon für die Nachweisführung charakteristisch. Die Behörde kann die elektronische Registerpflicht sowohl anordnen als auch Unternehmen davon befreien. Von der Registerpflicht betroffen sind alle Abfallerzeuger, Beförderer, Einsammler und Entsorger gefährlicher Abfälle.

Alle Infos zum Abfallregister und wer es führen muss

Die Registerpflicht ist nicht gleichbedeutend mit der Nachweispflicht. Es besteht grundsätzlich immer eine Registerpflicht für die nachweispflichtigen Abfälle. Zusätzlich bestehen Registerpflichten für nicht nachweispflichtige Abfälle. Für die beispielsweise von der Nachweispflicht gesetzlich befreiten Abfallerzeuger von Kleinmengen (Gesamtmenge gefährlicher Abfälle im Kalenderjahr beträgt weniger als 2 Tonnen) oder Entsorgungen, die einer verordneten oder freiwilligen Rücknahme unterliegen, besteht Registerpflicht. Lediglich private Haushaltungen sind von der Registerpflicht befreit.

Für Abfallentsorger ist eine weitreichende, alle Abfälle umfassende Registerpflicht vorgesehen. Abfallentsorger müssen auch die nicht gefährlichen Abfälle, die zur Entsorgung angenommen werden (Input), in ihr Register aufnehmen. Für gefährliche Abfälle in seinem Output muss der Abfallentsorger ebenfalls ein Register nach der Maßgabe der für Abfallerzeuger geltenden Pflichten führen.

In welcher Form, in Papierform oder elektronischer Form, das Register zu führen ist, ist abhängig von der Form der Dokumente, die in der Vorab- und Verbleibskontrolle geführt werden – oder, wenn keine Pflicht zur Nachweisführung besteht, in welcher Form die Dokumente vorliegen, mit denen die Übernahme, die Übergabe und die Annahme der Abfälle an der Entsorgungsanlage geführt wurden.

Das Abfallregister: Form

Als Faustformel gilt: Liegen Dokumente in elektronischer Form vor, muss auch das Register elektronisch sein. Liegen Dokumente in Papierform vor, reicht ein Register in Papierform. Wichtig: Die Entsorgungsbeteiligten, für die zwingend die elektronische Form der Nachweisführung vorgeschrieben ist, sind verpflichtet, ihr Register in elektronischer Form zu führen.

Die einzige Ausnahme von diesem Grundsatz bilden die Übernahmescheine für das Register des Einsammlers. Der Einsammler hat die Übernahmescheine, die in der Verbleibskontrolle bei der Sammelentsorgung in Papierform geführt werden (§ 21 NachwV) dürfen, in die elektronische Form zu überführen. Der Übernahmeschein ist entsprechend der Anlage 3 der Nachweisverordnung also in die XML-Struktur zu überführen und unter dem Sammelbegleitschein im elektronischen Register aufzubewahren (§ 25 Abs. 3 NachwV). Qualifiziert elektronisch signiert werden muss der Übernahmeschein in elektronischer Form jedoch hierbei nicht.

Für Registerpflichtige, die ihr Register in Papierform führen, besteht die Möglichkeit, das Register freiwillig in elektronischer Form zu führen. Das bedeutet aber, dass das elektronische Register entsprechend der Vorgaben, die für die elektronische Registerführung gelten, einzuhalten ist. Das freiwillig geführte elektronische Register ersetzt das Register in Papierform dann vollständig.

Inhalt des Abfallregisters

Das Register besteht aus einer Sammlung von Dokumenten, die bei der Entsorgung der Abfälle geführt werden. Der Registerinhalt wird in § 24 NachwV beschrieben. Jedoch bezieht sich die Regelung ausschließlich auf Dokumente in Papierform.

Die Registerpflicht ist nicht deckungsgleich mit der Nachweispflicht. Soweit eine Nachweispflicht besteht, sind in das Register die Dokumente der Vorab- und der Verbleibskontrolle geordnet aufzubewahren. Soweit keine Dokumente aus der Nachweispflicht vorhanden sind, wie beispielsweise bei der Entsorgung von Kleinmengen, bei der verordneten oder freiwilligen Rücknahme oder bei der Auslandsverbringung, muss ein Register mit den Belegen, die für dieses Verfahren genutzt werden, nach den Vorgaben des § 24 NachwV geführt werden. Hierbei handelt es sich in der Regel um Übernahmescheine, Wiegebelege oder andere Dokumente, die die Menge, die Art, den Ursprung oder die Art der Behandlung der Abfälle dokumentieren.

Das Ordnungssystem des Registers schreibt die Nachweisverordnung ebenfalls vor. Die Registerdokumente sind sachlich und zeitlich zu ordnen in:

• Deckblatt (Abfallerzeuger: Verantwortliche Erklärung (VE); Abfallentsorger: Annahmeerklärung (AE)
• Abfallschlüsselnummern
• Entsorgungsweg

Aufbewahrungsdauer der Abfallregister-Dokumente

Die Registerdokumente sind jeweils zehn Tage nach Erhalt in das Register einzustellen. Abfallerzeuger, Einsammler und Abfallentsorger müssen die Registerdokumente der Vorab- und Verbleibskontrolle mindestens drei Jahre lang aufbewahren.

Achtung: Dokumente der Verbleibskontrolle sollten Sie so lange wie den dazugehörenden Entsorgungsnachweis aufbewahren.

Der Abfallbeförderer, der bei nachweispflichtigen Abfällen Begleitscheine in seinem Register einstellt, muss diese Dokumente ein Kalenderjahr aufbewahren.

Das elektronische Register

Die elektronische Registerführung ist zunächst die Übertragung der in § 24 NachwV beschriebenen Ordnerstruktur in eine Datenstruktur, die aus XML-Dokumenten besteht. Es geht aber noch darüber hinaus. Die elektronischen Dokumente sind so zu speichern, dass diese als Registerauszug jederzeit auf Anforderung durch die Behörde übermittelt werden können.

Um diese Anforderungen einhalten zu können, ist die Umsetzung der ordnungsgemäßen Registerführung in Papierform auf die elektronische Form nicht in allen Punkten übertragbar.

Aus der Deckungsgleichheit von elektronischer Nachweispflicht und elektronischer Registerpflicht folgt, dass das elektronische Register nur Entsorgungsnachweise, Begleit- und Übernahmescheine in der elektronischen Registerstruktur entsprechend der Schnittstellenbeschreibung verarbeiten kann. Liegen jedoch diese Dokumente nicht vor, besteht die Besonderheit darin, dass entsprechende in den Nachweisdokumenten vorhandene Pflichtangaben für ein freiwilliges Register generiert werden müssen. Wenn beabsichtigt ist, das Register freiwillig elektronisch zu führen, sind diese Herausforderungen bei einer Prüfung zu berücksichtigen. Außerdem müssen sie mit dem Provider, der die technische Infrastruktur für das eANV bereitstellt, abgestimmt werden.

Registerauszug aus dem Abfallregister

Das Recht zur Vorlage des Registers oder zur Vorlage einzelner Angaben aus dem Register hat die Behörde auch ohne dafür einen bestimmten Grund nennen zu müssen. Soweit die Vorlage des papiergebundenen Registers mit einer Einsicht in die Ordnerstruktur gleichzusetzen ist, ist dies für die Vorlage des elektronischen Registers oder einzelner Abgaben daraus nicht deckungsgleich. Verlangt die Behörde die Vorlage des elektronischen Registers, setzt dies immer eine elektronische Registeranforderung, die über das ZKS-Postfach des Registerpflichtigen gesendet wird, voraus. Der Registerauszug ist bis zu dem in der Anforderung genannten Erledigungsdatum der Behörde vorzulegen. Derzeit werden von der Schnittstellenbeschreibung neun Registerauszugsvarianten unterschieden und als Standard vorgeschlagen.

Ein Registerauszug ist qualifiziert elektronisch zu signieren und elektronisch an das Behörden-Postfach in der ZKS-Abfall zu senden. Der ausdrücklichen Regelung in § 25 Abs. 2 Satz 4 NachwV entsprechend, werden Registervorlagen, die das elektronische Register betreffen nur über die gesicherte Kommunikation erfolgen können. Eine mögliche Einsichtnahme in ein elektronisches Register vor Ort ist schon deshalb nicht möglich, weil eine Ordnerstruktur in Papierform nicht gleichbedeutend der Ablage von XML-Dateien auf einem Speichermedium ist. Die geforderte geordnete Darstellung kann zwar mit der Hilfe einer Software in einer virtuellen Ordnerstruktur sichtbar gemacht werden. Dies entspricht aber nicht den Anforderungen, die an die technische Beschreibung des elektronischen Registers gestellt werden.

Abfallregister: Registerführung durch einen oder mehrere Provider

Praktisch bedeutsam ist die Beauftragung eines Providers mit der Führung des elektronischen Registers. Werden mehrere Provider beauftragt, liegen auch die Registerdokumente auf den Datenbanken verschiedener Provider. Hintergrund ist der Wunsch von Abfallerzeugern, ihren Abfallentsorgern, die gleichzeitig als Provider die elektronische Registerführung anbieten, Daten über andere Entsorgungswege nicht zur Verfügung zu stellen.

Für das Register in Papierform ist zwingend vorgeschrieben, nur ein einziges Register zu führen. Das gilt nicht für das elektronische Register.

Achtung: Bei einer verteilten Registerführung bei verschiedenen Providern sind die jeweiligen Teilregister im Falle einer Registeranforderung zu einem Registerauszug zusammenzuführen. Dieses könnte z.B. über das Länder-eANV abgewickelt werden.

Die zwingende Pflicht das Register ordnungsgemäß zu führen, ergibt sich für die Registerpflichtigen aus der Tatsache, dass ein Verstoß gegen die Registerpflichten bußgeldbewährt ist. Auch wenn ein Provider mit der Registerführung beauftragt wird, bleibt der Registerpflichtige Abfallerzeuger, Abfallbeförderer, Einsammler und Abfallentsorger gegenüber der Behörde der Verantwortliche.

Wichtig: In einem Vertrag mit dem Provider ist auf eine ausdrückliche Regelung zu achten, die den Provider zu einer ordnungsgemäßen Registerführung gemäß §§ 24, 25 NachwV verpflichtet. Der Vertrag sollte auch Regelungen zur Datenübergabe im Falle einer Kündigungdes Vertrages beinhalten.

Der Registerpflichtige kann seinen Provider mit der Beantwortung der Registeranfrage und der Abgabe der qualifizierten elektronischen Signatur des Registerauszugs beauftragen.

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