Homeoffice und steuerliche Behandlung von Dienstwagen und möglichen Kostenerstattungen

Homeoffice ist für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer und Unternehmen in der Krise zum Alltag geworden. Hier erfahren Sie alles zu Homeoffice und steuerlicher Behandlung von Dienstwagen und den möglichen Kostenerstattungen des Arbeitgebers.

Die Corona-Pandemie hat viele Arbeitnehmer gezwungen, von zu Hause aus zu arbeiten. Dieser Zwang hat sich jedoch für die meisten als etwas Positives entpuppt, sodass das sogenannte Homeoffice nun beliebter ist als je zuvor. Wir haben bereits in einigen unserer Beiträge das Thema Homeoffice aufgegriffen und Ihnen einen Überblick über die Wichtigkeit der Homeoffice-Vereinbarungen  nach § 106 Gewerbeordnung sowie über die Möglichkeit der Absetzung der Kosten des Homeoffices in der Corona-Krise gegeben. Denn Homeoffice und steuerliche Behandlung von Dienstwagen sind für Unternehmen und Arbeitnehmer gleichermaßen relevant.

Im Folgenden wollen wir Ihnen daher insbesondere die Besonderheiten zur Dienstwagenbesteuerung sowie der Kostenerstattungen seitens des Arbeitgebers bei vorhandenen Homeoffice-Vereinbarungen näher bringen.

Homeoffice und steuerliche Behandlung von Dienstwagen

Überlässt ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Dienstwagen, den dieser auch für private Zwecke nutzen kann, beträgt der geldwerte Vorteile für die Privatnutzung monatlich 1% des Bruttolistenpreises. Zudem hat der Arbeitnehmer für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte einen geldwerten Vorteil von 0,03% des Bruttolistenpreises zu versteuern.

Bei einer Nutzung von weniger als 15 Arbeitstagen pro Monat ist eine Einzelbewertung der Fahrten mit 0,002 % des Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung je Entfernungskilometer möglich. Der Arbeitgeber ist auf Wunsch des Arbeitnehmers verpflichtet, die tageweise Berechnung mit 0,002 % des Bruttolistenpreises durchzuführen, wenn er dem Arbeitgeber monatlich die tatsächlichen Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte schriftlich anzeigt.

Was gilt als erste Tätigkeitsstätte bei Arbeit im Homeoffice?

Liegt eine Homeoffice-Vereinbarung zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber vor, ist zunächst die Frage der ersten Tätigkeitsstätte zu klären. Dabei kann das Homeoffice niemals erste Tätigkeitsstätte im steuerlichen Sinne sein. Denn die eigene Wohnung als Homeoffice ist keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers und schließt somit die Möglichkeit einer ersten Tätigkeitsstätte aus.

Erbringt der Arbeitnehmer seine Tätigkeit teils im Homeoffice und teils im Betrieb, kommt es zunächst darauf an, ob eine arbeitsvertragliche Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte vorliegt. Hat der Arbeitgeber keine explizite Zuordnung im Arbeitsvertrag festgehalten, entscheiden im zweiten Schritt die quantitativen Kriterien. Liegt keine vertragliche Zuordnung vor und kommt der Arbeitnehmer nur gelegentlich für Termine in den Betrieb, liegt keine erste Tätigkeitsstätte vor. Dies hat zur Folge, dass die Besteuerung des geldwerten Vorteils für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entfällt.

Liegt jedoch eine erste Tätigkeitsstätte vor, beispielsweise aufgrund einer arbeitsvertraglichen Zuordnung, kann der Arbeitnehmer die 0,002%-ige Tagespauschale anwenden.

Wichtig: Ein Wechsel zwischen der 0,03-%-Monatspauschale und der 0,002-%-Tagespauschale ist während des Jahres nicht möglich.

Sonderfall bei Besteuerung des Dienstwagens in der Corona-Krise

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Dienstwagen auch während der gesamten Corona-Pandemie und darf der Arbeitnehmer diesen auch für private Fahrten nutzen, ist der geldwerte Vorteil monatlich weiterhin mit 1% des Bruttolistenpreises zu versteuern.

Auch für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt grundsätzliche die Berechnung des geldwerten Vorteils anhand der bekannten Regelung mit 0,03% des Bruttolistenpreises. Eine Ausnahme könnte gegebenenfalls nur vorliegen, wenn über die gesamte Corona-Pandemie (und somit über Monate) ausschließlich im Homeoffice gearbeitet wird.

Fahrtkostenerstattung bei Arbeit im Homeoffice

Der Arbeitgeber kann unter anderem die Fahrtkosten des Arbeitnehmers erstatten. Liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor, kann der Arbeitgeber lediglich die Entfernungskilometer mit der gesetzlichen Entfernungspauschale erstatten. Der sich daraus ergebende Betrag ist zwar steuerpflichtig, kann jedoch mit 15% pauschal versteuert werden.

Liegt eine erste Tätigkeitsstätte nicht vor, müssen Sie alle Fahrtkosten als Reisekosten behandeln und Sie erhalten eine kostenfreie Erstattung. Werden diese Kosten vom Arbeitgeber nicht erstattet, kann der Arbeitnehmer die Kosten in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Erstattung Strom- und Mietkosten bei Arbeit im Homeoffice

Eine pauschale Kostenerstattung seitens des Arbeitgebers für die entstandenen Aufwendungen im Homeoffice (Strom oder Miete z.B.) ist stets steuerpflichtiger Arbeitslohn. Ein Barzuschuss ist nur für Telefon- und Internetkosten möglich, wenn der Arbeitnehmer seine eigene Hard-und Software nutzt und die Kosten selbst trägt. Der Zuschuss ist pauschal mit 25% zu versteuern. Nachgewiesene Betriebskosten können dagegen steuerfrei erstattet werden.

Erstattung Materialkosten bei Arbeit im Homeoffice

Des Weiteren kann der Arbeitgeber die Kosten für die Ausstattung des Homeoffice erstatten. Hierzu gehören zum Beispiel ein Laptop, Bildschirme oder auch ein Drucker. Gehört die Ausstattung dem Arbeitgeber, stellt diese Überlassung keinen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil dar. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer die Ausstattung privat nutzen darf und kann.

Übereignet der Arbeitgeber Ausstattungsgegenstände oder auch Software an den Arbeitnehmer, ist der Wert der Überlassungsgüter als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu versteuern. Die Besteuerung kann pauschal mit 25% erfolgen.

Liegen die Gegenstände im Eigentum des Arbeitnehmers, kann der Arbeitgeber pauschal die Kosten des Arbeitnehmers erstatten. Die pauschale Kostenerstattung stellt jedoch wiederum steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Der Arbeitnehmer kann die beruflich veranlassten Kosten dann in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

Im entsprechenden Blogbeitrag finden Sie eine Auflistung der berücksichtigungsfähigen Kosten.

Steuerliche Besonderheiten bei Arbeit im Homeoffice

Erbringt der Arbeitnehmer seine Tätigkeit ausschließlich oder überwiegend von zu Hause, ist es entscheidend, vorab Vereinbarungen zu treffen.

Dabei sollten Sie insbesondere die steuerlichen Aspekte und Folgen berücksichtigen. Bei der Dienstwagenbesteuerung sowie bei den diversen Kostenerstattungen können sich eine Vielzahl von Besonderheiten ergeben. Auch beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer, die aus dem Homeoffice im Ausland arbeiten, müssen zahlreiche steuerliche Ausnahmen und Regelungen beachten. Sprechen Sie uns jederzeit an, wir beraten Sie gerne.