Tax Compliance Management Systeme – Umsetzung von Compliance im Bereich Steuern

Compliance ist eine Pflicht für Unternehmen insgesamt. Die Einhaltung von Recht und Gesetz durch das Unternehmen, seine Mitarbeiter und Organe ist sicherzustellen. Die Gesetze und Vorschriften, die es zu beachten und einzuhalten gilt, sind allerdings umfangreich und komplex. In der Regel kann die Vielzahl an Vorschriften nicht durch ein und dieselbe Person oder Unternehmensabteilung gewährleistet werden. Aus diesem Grund ist eine Unterteilung der Rechtsgebiete im Rahmen des Compliance Management sinnvoll.

Im folgenden Beitrag befassen wir uns mit dem Bereich Steuern.

Tax Compliance Management Systeme: Was ist das?

„Tax Compliance“ ist die aktive Erfüllung und Einhaltung von steuerrechtlichen Vorschriften und Pflichten durch ein Unternehmen, seine Organe und Mitarbeiter. Tax Compliance stellt somit einen wesentlichen Baustein im Rahmen der Gesamt-Compliance eines Unternehmens dar.

Warum ist ein spezielles Tax Compliance Management System sinnvoll?

Aller Versuche beim Bürokratieabbau zum Trotz, erhöht sich laufend die Komplexität der Steuergesetze, Verordnungen und der Rechtsprechung hierzu. Dies gilt auf nationaler Ebene genauso, wie innerhalb der EU und in anderen Regionen der Welt.

Unternehmen und deren Organe stehen einerseits vor der Herausforderung, komplexe steuerrechtliche Sachverhalte ordnungsgemäß erklären zu müssen. Andererseits sehen sie sich  aber einer restriktiveren Rechtsprechung in Steuerstrafsachen gegenüber. Darüber hinaus sind sie einer zunehmend kritischeren Prüfung durch die Finanzverwaltung ausgesetzt. Die Möglichkeiten zur Korrektur falsch deklarierter Steuern werden immer weiter eingeschränkt.

Tax Compliance Management Systeme: Die Sicht des Bundesfinanzministeriums

Das Thema Tax-Compliance hat seit Veröffentlichung des BMF-Schreibens vom 23.05.2016 zum Anwendungserlass zu § 153 AO für viele Unternehmen stark an Bedeutung gewonnen. Mit dem Schreiben hat die Finanzverwaltung erstmals die Relevanz von Tax Compliance Management Systemen hervorgehoben. Damit ist der Druck für Unternehmen, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen, deutlich gestiegen.

Wann macht sich die Unternehmensleitung strafbar?

§ 153 der Abgabenordnung sieht eine Berichtigungspflicht für Steuerpflichtige vor, wenn nachträglich erkannt wird, dass eine beim Finanzamt eingereichte Steuererklärung unrichtig oder unvollständig ist. In diesem Fall sind die gesetzlichen Vertreter unverzüglich zur Korrektur der Steuererklärung gegenüber dem Finanzamt verpflichtet.

Erfüllt ein solcher Fehler darüber hinaus den Tatbestand der Steuerhinterziehung i.S.v. § 370 AO oder der leichtfertigen Verkürzung nach § 378 AO, können hieraus strafrechtliche Konsequenzen für das Unternehmen und dessen Organe drohen.

Im Anwendungserlass zur Abgabenordnung hat die Finanzverwaltung ausgeführt, dass bei Korrekturanzeigen ein eingerichtetes Tax Compliance Management System als Indiz gegen bedingten Vorsatz gilt und zugunsten des Steuerpflichtigen wirken kann, indem die Anzeige als Korrektur gemäß § 153 AO und nicht als Selbstanzeige nach § 371 AO gewertet wird.

Ein eingerichtetes Tax Compliance Management System kann also strafbefreiende Wirkung haben.

Was ist ein Tax Compliance Management System (kurz „Tax CMS“)?

Unter einem Tax Compliance Management System sind alle Grundsätze und Maßnahmen eines Unternehmens zu verstehen, die auf die Erfüllung der steuerlichen Pflichten bzw. auf die Verhinderung von Verstößen gegen die Steuergesetze gerichtet sind.

Es handelt sich somit um ein internes, dokumentiertes Kontrollsystem der Prozesse und Maßnahmen innerhalb eines Unternehmens. Ein Tax Compliance Management System dient der Sicherstellung der Erfüllung steuerlicher Pflichten.

Ziele des Tax CMS 

Durch die Implementierung eines funktionsfähigen Tax Compliance Management Systems soll sichergestellt werden, dass alle relevanten Steuergesetze eingehalten und alle steuerlichen Pflichten, wie die fristgerechte und korrekte Abgabe von Voranmeldungen und Erklärungen, erfüllt werden.

Ziel von Tax Compliance ist zum einen die präventive Vermeidung von Gesetzesverstößen, aber – zum anderen – auch der Schutz der Geschäftsführer, Vorstände und Mitarbeiter vor den Folgen eines entsprechenden Verstoßes wie bspw. einer Haftung von Vorstand und Geschäftsführung für unrichtige und/oder unvollständige Steuererklärungen.

Vorteile eines Tax CMS 

Ein Tax CMS erhöht die Rechtssicherheit bei der Erfüllung der steuerlichen Pflichten und minimiert zugleich das Risiko hinsichtlich unerwarteter, hoher Steuernachforderungen. Darüber hinaus mindert es die straf- und bußgeldrechtlichen Risiken, denen sich die Unternehmensleitung im Zweifelsfalle ausgesetzt sieht.

In der Regel ist auch davon auszugehen, dass ein ordentlich dokumentiertes und laufend gepflegtes Tax CMS in der Kommunikation mit der Finanzverwaltung hilfreich ist. Schließlich dokumentiert es eine gelebte Unternehmenskultur, die auf die Einhaltung der Gesetze und Verordnungen ausgerichtet ist.

Nicht zuletzt unterstützt ein Tax CMS auch in der betriebswirtschaftlichen Steuerung. International tätige Konzerne haben häufig eine Vielzahl von internationalen Verflechtungen was den Waren- und Dienstleistungsverkehr angeht. In der Regel werden hier zahlreiche steuerliche Sachverhalte verwirklicht. Wenn sie definierten Prozessen fehlen, müssen sie mühsam im Einzelfall geprüft werden. Hier besteht ein hohes Fehlerrisiko.

Tax Compliance Management Systeme: unsere Handlungsempfehlung

Um die Risiken aus möglicherweise falsch deklarierten Steuern zu minimieren, ist es notwendig, ein schlüssiges, gut dokumentiertes und wirksames Tax CMS im Unternehmen aufzubauen. Das hilft Unternehmen zum einen sich gegen das Risiko aus Nachzahlungen zu wappnen und dient gleichzeitig der persönlichen Enthaftung von Vorstand, Geschäftsführung und den weiteren verantwortlich handelnden Personen im Unternehmen.

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