Aufbewahrungsfristen 2020: Archivierung von Unterlagen und Ersetzendes Scannen
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Aufbewahrungsfristen 2020: Archivierung von Unterlagen und Ersetzendes Scannen

Für die Archivierung von betrieblichen Unterlagen existieren gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Je nachdem, um welche Unterlagen es sich handelt, müssen die Unterlagen sechs oder zehn Jahre archiviert werden. Zu archivieren sind sowohl analoge Unterlagen (also Papierunterlagen) als auch digitale Daten. Sämtliche Unterlagen und Daten müssen stets vorgelegt werden können. Das ersetzende Scannen bietet zumindest aus steuerlicher Sicht die Möglichkeit, Papierbelege nach einer erfolgten Digitalisierung vor Ablauf der Frist zu vernichten. In unserem Leitfaden für Unternehmer erfahren Sie alles rund um Aufbewahrungsfristen 2020: Archivierung von Unterlagen und Ersetzendes Scannen und dazu, wie Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen.

Der Hintergrund: Archivierung von Unterlagen und Ersetzendes Scannen

Die Pflicht zur Archivierung von Geschäftsunterlagen ist für das Handelsrecht im Handelsgesetzbuch (HGB) und für das Steuerrecht in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Im Grundsatz gilt: Alle buchführungspflichtigen oder aufzeichnungspflichtigen Unternehmen müssen sämtliche für die Buchhaltung, den Jahresabschluss sowie die Gewinnermittlung relevanten Unterlagen archivieren und vorhalten.

Alle Kaufleute sind handelsrechtlich gemäß § 257 HGB zur Aufbewahrung ihrer Unterlagen verpflichtet. Nach § 238 HGB muss die Buchführung so gestaltet werden, dass alle Geschäftsvorfälle auch von Dritten lückenlos nachvollziehbar sind.

Wer gehört zu den Aufbewahrungspflichtigen?

Zu den Aufbewahrungspflichtigen gehören nach steuerrechtlichen Gegebenheiten nicht nur Handelsgesellschaften (GmbH, OHG, KG, AG etc.), also Kaufleute. Es fallen auch Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte, die bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen überschreiten, darunter:

  • Gewerbetreibende (also auch Einzelunternehmer oder GbRs, z.B. auch Handwerker), die mehr als 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn pro Jahr erwirtschaften.
  • Land- und Forstwirte mit einem Gewinn von mehr als 60.000 Euro im Kalenderjahr oder einer Nutzfläche mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 Euro.

Archivierung von Unterlagen und Ersetzendes Scannen: Beginn und Ende der Aufbewahrungsfristen 2020

Für Buchführungsunterlagen gelten je nach Art unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Diese können bis zu zehn Jahre betragen.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres:

  • in dem die letzte Eintragung in Geschäftsbücher gemacht,
  • das Inventar aufgestellt,
  • die Bilanz fertiggestellt,
  • ein Handels-/Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde,
  • ein Buchungsbeleg entstanden ist oder
  • Aufzeichnungen vorgenommen wurden.

Bei Verträgen beginnt die Frist grundsätzlich mit dem Ablauf (Ende) des Jahres, in dem der Vertragszeitraum endet.

Das Ende der Aufbewahrungsfrist ist abhängig von dem Beginn und der Dauer der Frist. Diese muss im jeweiligen Einzelfall geprüft werden.

Aufbewahrungsfristen: Archivierung von Unterlagen und Ersetzendes Scannen – zehnjährige Aufbewahrungspflicht als Beispiel

Somit können zum Beispiel Unterlagen mit einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht für das Jahr 2020 frühestens nach dem 31.12.2031 vernichtet werden. Ggf. sind steuerlich noch Anlaufhemmungen zu beachten, wenn die Steuererklärung mit dem Jahresabschluss nicht im Folgejahr, sondern erst später, zum Beispiel im Zweitfolgejahr beim Finanzamt eingereicht wird.

Wichtige Ausnahmen: z.B. Betriebsprüfung, laufendes Verfahren

Eine Vernichtung darf allerdings trotz eigentlichem Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht vorgenommen werden, wenn die Unterlagen für eine begonnene Betriebsprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für ein anhängiges Steuerstraf- oder -bußgeldverfahren oder aufgrund eines noch nicht abgeschlossenen Rechtsbehelfs- oder Antragsverfahrens von Bedeutung sind.

Einige Beispiele für Aufbewahrungsfristen

Zehn Jahre:

  • Jahresabschlüsse (auch Eröffnungsbilanzen oder Zwischenabschlüsse)
  • Lageberichte
  • Inventare
  • Aufzeichnungen/Bücher (z.B. Kasse, Anlagevermögen)
  • Buchungsbelege
  • Rechnungen (ggf. auch Lieferscheine)
  • Kontoauszüge
  • Fahrtenbücher
  • Steuererklärungen/Steueranmeldungen
  • Reisekostenabrechnungen
  • Verfahrensdokumentation
  • Kassendokumentation
  • Zählprotokolle
  • Programmierprotokolle
  • Lohn-/Gehaltsunterlagen

Sechs Jahre:

  • Handels- und Geschäftsbriefe (nicht nur „normale“ Briefe, auch Telefaxe und E-Mails)
  • Angebote
  • Auftragsbestätigungen
  • Mahnungen/Mahnbescheide
  • Leasingverträge (Beginn: nach Vertragsende)
  • Darlehensverträge (Beginn: nach Vertragsende!)
  • Handelsregisterauszüge

Aufbewahrungsfristen: Archivierung von Unterlagen und Ersetzendes Scannen – die genauen Fristen

Die Unterscheidung der genauen Fristen für einzelne Unterlagenarten kann mitunter sehr schwierig sein. Insbesondere ist darauf zu achten, dass im Zweifel die längere steuerliche Aufbewahrungsfrist der kürzeren handelsrechtlichen Aufbewahrungsfrist vorgeht. Andersherum gilt das natürlich auch. Im Zweifel empfehlen wir Ihnen, rein vorsorglich die Unterlagen zehn Jahre lang aufzubewahren. Dann müssen Sie keine Unterscheidung in Sechs- bzw. Zehn-Jahresfristen treffen. Allerdings sind hier auch immer datenschutzrechtliche Aspekte zu berücksichtigen. Dazu gehören das Bundesdatenschutzgesetz und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Ausnahmen

Eingehende und ausgehende Briefe, E-Mails und Telefaxe müssen Sie nur dann archivieren, wenn sie an Empfänger außerhalb des eigenen Unternehmens adressiert sind. Schriftstücke, die der Vorbereitung eines Geschäfts dienen, müssen Sie nur dann aufbewahren, wenn sie tatsächlich zu einem Geschäftsabschluss geführt haben.

Spezialfall: Lieferscheine

Bei Lieferscheinen endet die Aufbewahrungspflicht grundsätzlich mit dem Erhalt bzw. mit dem Versand der Rechnung. Voraussetzung dafür ist, dass der Inhalt des Lieferscheins in der Eingangs- bzw. der Ausgangsrechnung entsprechend dokumentiert ist. Ist dieses nicht der Fall, ist auch der Lieferschein entsprechend weiter aufzubewahren.

Digitale Belege – digitale Archivierung – digitale Belegerfassung

Für digitale Belege gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für physische Belege (Papierbelege). Auch elektronische Rechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Digitale Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden! Es ist nicht zulässig, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren! Der Ausdruck eines digitalen Dokuments ist quasi „nur“ eine Kopie. Sie können für Ihre internen Prozesse selbstverständlich die elektronischen Rechnungen/Belege ausdrucken und weiterverarbeiten. Allerdings muss dann zusätzlich stets das digitale Original unverändert digital archiviert werden. Und zwar für die gesamte Aufbewahrungsfrist. Dazu müssen Sie sämtliche technischen Vorkehrungen treffen.

Elektronische Rechnungen müssen zwingend in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Es muss eine Unveränderbarkeit gewährleistet sein. Die digitalen Belege müssen während der Aufbewahrungsfrist zudem jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Werden digitale Belege ggf. in ein betriebsinternes (Spezial-)Format umgewandelt, sind beide Dateien miteinander zu verknüpfen und aufzubewahren.

Anhänge von E-Mails sollten ebenfalls mit aufbewahrt werden, sofern sie für den Geschäftsabschluss von Bedeutung sind.

Die digitale Archivierung hat auf einem Datenträger zu erfolgen, der eine Änderung nicht mehr zulässt. Ob die Unveränderbarkeit gewährleistet ist, wenn man den Original-Dateinamen ändert, ist umstritten. Wir empfehlen Ihnen, dass Sie den Dateinamen des digitalen Originals einer Rechnung nicht ändern.

Wenn Sie eine digitale Rechnung z.B. als PDF-Datei per E-Mail-Anhang erhalten, ist grundsätzlich die E-Mail an sich nicht aufbewahrungspflichtig. Es handelt sich dabei quasi um einen „Briefumschlag“ der Rechnung. Wenn allerdings die E-Mail an sich die Rechnung darstellt (kein Dateianhang, alle Rechnungsdaten sind in der E-Mail enthalten), ist die E-Mail als digitale Rechnung anzusehen und entsprechend zu archivieren.

Spezialfall: Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen

In elektronisch übermittelter Form eingegangene Kontoauszüge sind auch in dieser Form aufzubewahren. Die alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks genügt nicht den Aufbewahrungspflichten des § 147 AO.

Elektronische Kontoauszüge sind die Kontoauszüge, die dem Steuerpflichtigen von der Bank (z.B. im Onlineportal oder im Onlinebanking-Programm) zur Verfügung gestellt werden, z.B. Kontoauszüge im TIF- oder PDF-Format.

Die elektronischen Datensätze des Kontoauszugsmanagers (DATEV), Daten des tse:nit-bankings oder Datensätze zur Konvertierung aus Starmoney, SFirm oder anderen Online-Banking-Programmen, die von Steuerpflichtigen zum Importieren in die Buchführungs-Software abgerufen werden, sind keine elektronischen Kontoauszüge.

Wer ist für die Archivierung verantwortlich?

Für eine ordnungsgemäße Aufbewahrung ist stets der Unternehmer/ der Steuerpflichtige/ der Kaufmann verantwortlich. Das gilt ohne Ausnahme auch dann, wenn Sie einen Dritten mit der Erstellung der Buchführung bzw. der sonstigen Aufzeichnungen beauftragt haben.

Aufbewahrungsfristen: Archivierung von Unterlagen und Ersetzendes Scannen – Folgen der Nichteinhaltung

Wenn gegen die Aufbewahrungsfristen 2020 verstoßen wird, zum Beispiel bei vorzeitiger Vernichtung oder Beschädigung der Unterlagen, liegt eine Verletzung der Buchführungsvorschriften nach Handels- und Steuerrecht vor. Rechtliche Aspekte zur Strafbarkeit sind in der Abgabenordnung (AO) und im Strafgesetzbuch (StGB) verankert. Schlimmstenfalls drohen Geldstrafen oder aber sogar Haftstrafen.

Ersetzendes Scannen

Häufig wird die Frage gestellt, ob Papierbelege nach dem Einscannen ohne Risiko vernichtet werden können. Es bestehen ernsthafte Bedenken hinsichtlich der Tatsache, ob die Finanzbehörde trotz alledem in der Lage ist, sich die Originalbelege auf Verlangen vorlegen zu lassen. Die Fragestellung ist differenziert zu betrachten; eine allgemeingültige Antwort ist nicht immer so leicht möglich.

Das ersetzende Scannen ist von der Finanzverwaltung in den GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) geregelt worden. Wichtig zu wissen ist, dass somit eine Regelung ausschließlich für das Steuerrecht existiert, nicht für andere Rechtsgebiete.

Ausnahmen

Allerdings gibt es auch im Steuerrecht besondere Einzelfälle, bei denen das sogenannte Vorsteuervergütungsverfahren greift und das ersetzende Scannen nicht möglich ist. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein Unternehmer keinerlei Inlandsumsätze ausführt, aber trotzdem einen Vorsteuerabzug in Deutschland vornehmen möchte. Diesbezüglich ist das Vorlegen von Rechnungsoriginalen unumgänglich (§ 62 Abs. 2 UStDV).

Eine weitere zwingende Ausnahme bilden jedoch Abschlüsse und Bilanzen (auch Zwischenabschlüsse, Eröffnungsbilanzen etc.), deren Aufbewahrung zwingend im Original erfolgen muss (also auf Papier). Notarielle Verträge, Urkunden, gerichtliche Entscheidungen/Verfügungen sowie weitere behördliche Dokumente (z.B. zollamtliche Bestätigung bei steuerfreien Ausfuhrlieferungen im nichtkommerziellen Reiseverkehr) dürfen nach dem Einscannen ebenfalls nicht vernichtet werden. Außerdem dürfen Sie Originale nicht vernichten, wenn der Scan von schlechter Qualität und eine Lesbarkeit nicht gewährleistet ist.

Voraussetzungen für das ersetzende Scannen

Zwingende Voraussetzung für das Vernichten nach dem Einscannen: Um eine ordnungsgemäße Teilnahme am ersetzenden Scannen sicherzustellen und Papierbelege risikolos vernichten zu können, sind eine revisionssichere Archivierungssoftware und eine Verfahrensdokumentation notwendig.
Allgemein spricht man von einem revisionssicheren Archivsystem, wenn mit hinreichender Sicherheit gewährleistet werden kann, dass während des Verfahrensverlaufs eines Dokuments vom Archiveingang bis hin zur endgültigen Speicherung und auch im Nachhinein, keines der Dokumente verändert bzw. verloren geht.

Archivierung von Unterlagen: Beweiskraft vor Gericht

Die Beweiskraft der eingescannten Dokumente vor Gericht stellt grundsätzlich ein Problem dar. Es ist nach wie vor strittig, inwiefern der Beweiswert digitalisierter/gescannter Rechnungen mit Papieroriginalen vergleichbar ist. Allgemein kann eine digitalisierte Rechnung ähnlich wie eine Fotokopie / ein Mikrofilm als Beweismaterial des Augenscheins wahrgenommen werden (§ 371 Abs. 1 S. 2 ZPO) und ist abhängig von der objektiven Beweiswürdigung des Richters. Somit handelt es sich bei digitalisierten Belegen bei Unternehmen und Privatpersonen nicht um eine Urkunde. Ausschließlich erzeugte Dokumente von Notaren oder Behörden kommen als solche in Betracht (§ 371b ZPO). Infolgedessen, sollte der jeweilige Einzelfall einer Prüfung unterzogen werden, inwiefern bzw. ob eine Vernichtung der Papieroriginale zu einer Verschlechterung der Beweislage führt (Abwägung zwischen Einsparung und wirtschaftlichem Risiko).

Allerdings ist für die Beurteilung vor Gericht besonders relevant, dass bei der elektronischen Aktenführung die inhaltliche und bildliche Komponente des gescannten Belegs mit dem Papierbeleg übereinstimmt.

Verfahrensdokumentation erstellen

Aufgrund der Tatsache, dass die internen Geschäftsabläufe deutlich komplizierter und vielschichtiger werden, ist das Erstellen einer Verfahrensdokumentation unerlässlich. Des Weiteren spielt sie eine wesentliche Rolle für die Sicherung der Konformität zur GoBD, um von der Finanzbehörde anerkannt zu werden. Letztendlich sollte die gesamte Belegverarbeitung innerhalb der vollständigen Aufbewahrungsfrist nachvollziehbar veranschaulicht werden können.

Es ist nicht nur die reine Belegablage (inkl. Digitalisierung) zu dokumentieren, sondern auch andere elementare Prozesse: Rechnungsschreibung (Faktura), Rechnungsversand, Zahlungsverkehr, Personalwesen, Wareneinkauf. Daneben sind die Strukturen des Unternehmens unter Einbezug der digitalen Infrastruktur zu dokumentieren. Eine Verfahrensdokumentation, die sich ausschließlich auf die Belegablage konzentriert, ist weder sachgerecht noch vollständig.

Wenn Sie das ersetzende Scannen, d.h. die Digitalisierung der Papierbelege mit anschließender Vernichtung des Papiers, praktizieren wollen, ist der Prozess der Digitalisierung, also des Einscannens und der Archivierung und Weiterverarbeitung, detailliert in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben.

Zu beschreiben ist:

  • Welche buchführungs- und aufzeichnungspflichtigen Belege,
  • die originär in Papier vorliegen und empfangen werden,
  • werden nach dem Posteingang digitalisiert (Scan per Scanner oder Multifunktionsgerät bzw. Foto per Smartphone)
  • und anschließend vernichtet.

Verfahrensdokumentation – der Prozess: Archivierung von Unterlagen und Ersetzendes Scannen

Sie müssen den gesamten Prozess (Ablauf, verantwortliche Person, Vertretungsregelung, Häufigkeit, zeitliche Abfolge, Voraussetzungen, zu beachtende Vorgaben) inklusive der technischen Rahmenbedingungen (Scanner, Drucker, Software, System, Datensicherheit, Backups, Datenschutz, etc.) beschreiben.

Alle am Verfahren Beteiligten müssen die einmal erstellte Verfahrensdokumentation kennen und sie muss ihnen jederzeit zugänglich sein. Das tatsächlich durchgeführte Verfahren und die tatsächlich eingerichteten Maßnahmen müssen der Dokumentation entsprechen sowie regelmäßig und unverändert angewendet werden. Änderungen am Verfahren und/oder an den Maßnahmen müssen Sie dokumentieren.

Technische und organisatorische Voraussetzungen für eine elektronische Archivierung

  • Stetige Verfügbarkeit und sofortige Lesbarkeit aller Unterlagen innerhalb der ganzen Aufbewahrungsfrist.
  • Schutz vor Fälschung und Verlust (Vernichtung der Originale erst nach vollständiger Datensicherung).
  • Ordnungsgemäße und funktionierende Datensicherung muss gewährleistet sein.
  • Ordnungsmäßigkeit des Archivierungsprozesses hinsichtlich technischer Ressourcen und Verfahrensdokumentation.
  • Nach Scanvorgang –> Weiterbearbeitung nur mit elektronischem Dokument.
  • Komplette Farbwiedergabe bei gescannten Belegen lediglich bei Beweisfunktion (z.B. Minusbeträge in Rot, verschiedene Farben bei Zeichnungs-, Sicht- und Bearbeitungsvermerken).
  • Als „Scan“ kommt jede Möglichkeit zur bildhaften Erfassung in Betracht (z.B. auch Fotografien).
  • Vollständigkeit der gescannten Belege (auch AGBs).
  • Aussagekräftige, plausible, vollständige Verfahrensdokumentation.

Unsere Einschätzung zu Aufbewahrungsfristen 2020: Archivierung von Unterlagen und Ersetzendes Scannen

Als Unternehmer sollten Sie die Aufbewahrungspflichten dringend beachten. Lassen Sie größtmögliche Sorgfalt walten. In Zweifelsfragen stehen wir Ihnen gerne als Ratgeber zur Verfügung.

Achten Sie auf den Grundsatz: Digitale Belege sind im Original digital zu archivieren! Ein Ausdruck reicht dazu nicht! Legen Sie bitte dabei auch einen großen Wert auf Ihre IT sowie die Datensicherheit inklusive der Backups.

Dokumentieren Sie alle Prozesse, Maßnahmen und Strukturen. Dieses wird immer wichtiger und die Finanzverwaltung verlangt es.

Digitale Buchhaltung nutzen!

Das ersetzende Scannen ist eine gute Möglichkeit, zum einen der Papierflut „Herr zu werden“ und zum anderen den Weg der Digitalisierung mit dem Einsatz effizienter Prozesse einzuschlagen. Allerdings haben wir Sie schon auf Problembereiche des ersetzenden Scannens aufmerksam gemacht. Unser Vorschlag zur aktuellen gesetzlichen Lage mit den Zweifelsfragen: Scannen Sie Ihre Belege ein, nutzen Sie die Möglichkeiten der digitalen Buchhaltung (z.B. mit DATEV Unternehmen online), optimieren Sie digital Ihre Prozesse (z.B. durch elektronische Möglichkeiten der Rechnungsfreigabe). Aber anstatt die Papierbelege endgültig zu vernichten, können Sie diese in einer einfachen Ablage archivieren. Nehmen Sie sich einen Karton und legen Sie dort die Papierbelege nach dem Einscannen chronologisch nach Eingang ab. Beschriften Sie den Karton („Belegeingang vom … bis zum …“) und stellen Sie diesen in Ihr (geschütztes) Archiv.

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen. Wir können Sie gerne dabei unterstützen, den Status quo zu analysieren. Dann Verbesserungspotenziale aufzuzeigen und digitale Strukturen bei Ihnen und mit Ihnen zu implementieren. Außerdem Prozesse effizienter zu gestalten, die digitale Buchführung bei Ihnen einzurichten und Dokumentationen anzufertigen.

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Lars Rinkewitz
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