Aufbewahrungsfristen 2023: Archivierung von Unterlagen und “Ersetzendes Scannen”

Für die Archivierung von betrieblichen Unterlagen gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Je nach Art der Unterlagen müssen diese sechs oder zehn Jahre archiviert werden. Zu archivieren sind sowohl analoge Unterlagen (also Papierdokumente) als auch digitale Daten. Alle Unterlagen und Daten müssen jederzeit vorgelegt werden können. “Ersetzendes Scannen” erlaubt zumindest aus steuerlicher Sicht die Vernichtung von Papierbelegen nach erfolgter Digitalisierung vor Ablauf der Frist. In unserem Leitfaden für Unternehmer:innen erfahren Sie alles über die Aufbewahrungsfristen 2023: Belegarchivierung, Ersetzendes Scannen und wie Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen.

Der Hintergrund: Archivierung von Unterlagen und Ersetzendes Scannen

Die Pflicht zur Archivierung von Geschäftsunterlagen ist für das Handelsrecht im Handelsgesetzbuch (HGB) und für das Steuerrecht in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Im Grundsatz gilt: Alle buchführungspflichtigen oder aufzeichnungspflichtigen Unternehmen müssen sämtliche für die Buchhaltung, den Jahresabschluss sowie die Gewinnermittlung relevanten Unterlagen archivieren und vorhalten.

Alle Kaufleute sind handelsrechtlich gemäß § 257 HGB zur Aufbewahrung ihrer Unterlagen verpflichtet. Nach § 238 HGB muss die Buchführung so gestaltet werden, dass alle Geschäftsvorfälle auch von Dritten lückenlos nachvollziehbar sind.

Wer gehört zu den Aufbewahrungspflichtigen?

Zu den Aufbewahrungspflichtigen gehören nach dem Steuerrecht nicht nur Handelsgesellschaften (GmbH, OHG, KG, AG etc.), also Kaufleute. Auch Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirt:innen, die bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen überschreiten, zählen dazu:

• Gewerbetreibende (also auch Einzelunternehmer:innen, GbRs oder Handwerker:innen), die mehr als 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn pro Jahr erwirtschaften.
• Land- und Forstwirt:innen mit einem Gewinn von mehr als 60.000 Euro im Kalenderjahr oder einer Nutzfläche mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 Euro.

Archivierung von Unterlagen und Ersetzendes Scannen: Beginn und Ende der Aufbewahrungsfristen 2023

Für Buchführungsunterlagen gelten je nach Art unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Diese können bis zu zehn Jahre betragen.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres,

• in dem die letzte Eintragung in die Geschäftsbücher gemacht wurde,
• das Inventar aufgestellt wurde,
• die Bilanz fertiggestellt wurde,
• ein Handels-/Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde,
• ein Buchungsbeleg entstanden ist oder
• Aufzeichnungen vorgenommen wurden.

Bei Verträgen beginnt die Frist grundsätzlich mit dem Ablauf (Ende) des Jahres, in dem der Vertragszeitraum endet.

Das Ende der Aufbewahrungsfrist ist abhängig von Beginn und Dauer der Frist. Diese muss im jeweiligen Einzelfall geprüft werden.

Aufbewahrungsfristen: Archivierung von Unterlagen und Ersetzendes Scannen – zehnjährige Aufbewahrungspflicht als Beispiel

Somit können etwa Unterlagen mit einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht für das Jahr 2023 frühestens nach dem 31.12.2034 vernichtet werden. Ggf. sind steuerlich noch Anlaufhemmungen zu beachten, wenn die Steuererklärung mit dem Jahresabschluss nicht im Folgejahr, sondern erst später, zum Beispiel im Zweitfolgejahr beim Finanzamt eingereicht wird.

Wichtige Ausnahmen: etwa Betriebsprüfung, laufendes Verfahren

Die Vernichtung darf jedoch trotz Ablaufs der Aufbewahrungsfrist unterbleiben, wenn die Unterlagen für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für ein schwebendes Steuerstraf- oder Bußgeldverfahren oder wegen eines noch nicht abgeschlossenen Rechtsbehelfs- oder Rechtsmittelverfahrens von Bedeutung sind.

Welche Unterlagen dürfen Sie ab dem 1.1.2023 vernichten?

Ab dem 1.1.2023 können Unterlagen für die Jahre bis 2011 grundsätzlich vernichtet werden. Bei der Berechnung der Zehnjahresfrist sind jedoch stets individuelle Auslauffristen zu beachten. Die Aufbewahrungsfrist endet beispielsweise nicht, wenn das zuständige Finanzamt bis zum 31.12.2022 eine Außenprüfung schriftlich angekündigt hat.

Einige Beispiele für Aufbewahrungsfristen

Zehn Jahre:

• Jahresabschlüsse (auch Eröffnungsbilanzen oder Zwischenabschlüsse)
• Lageberichte
• Inventare
• Aufzeichnungen/Bücher (etwa Kasse, Anlagevermögen)
• Buchungsbelege
• Rechnungen (ggf. auch Lieferscheine)
• Kontoauszüge
• Fahrtenbücher
• Steuererklärungen/Steueranmeldungen
• Reisekostenabrechnungen
• Verfahrensdokumentation
• Kassendokumentation
• Zählprotokolle
• Programmierprotokolle
• Lohn-/Gehaltsunterlagen

Sechs Jahre:

• Handels- und Geschäftsbriefe (nicht nur „normale“ Briefe, auch Telefaxe und E-Mails)
• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Mahnungen/Mahnbescheide
• Leasingverträge (Beginn: nach Vertragsende)
• Darlehensverträge (Beginn: nach Vertragsende!)
• Handelsregisterauszüge

Aufbewahrungsfristen: Archivierung von Unterlagen und Ersetzendes Scannen – die genauen Fristen

Die Abgrenzung der genauen Fristen für die einzelnen Dokumentenarten kann mitunter sehr schwierig sein. Insbesondere ist darauf zu achten, dass im Zweifelsfall die längere steuerliche Aufbewahrungsfrist der kürzeren handelsrechtlichen Aufbewahrungsfrist vorgeht. Dies gilt natürlich auch umgekehrt. Im Zweifel empfehlen wir, die Unterlagen rein vorsorglich zehn Jahre aufzubewahren. Dann müssen Sie nicht zwischen sechs- und zehnjährigen Fristen unterscheiden. Zu beachten sind aber immer die datenschutzrechtlichen Aspekte. Dazu gehören das Bundesdatenschutzgesetz und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Verlängerung der Zehnjahresfrist

Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt grundsätzlich nur, wenn alle entsprechenden Steuerbescheide bestandskräftig sind. Ein vorläufiger Steuerbescheid nach § 165 AO z.B. wegen Annahme von „Liebhaberei“ wird erst bestandskräftig, wenn er für endgültig erklärt wird. Dies kann nach Ablauf der Zehnjahresfrist der Fall sein. Ist ein Verfahren vor dem Finanzgericht, dem Bundesfinanzhof (BFH) oder dem Europäischen Gerichtshof (EuGH) anhängig, wird der betreffende Steuerbescheid in der Regel ebenfalls nicht bestandskräftig.

Archivierung nach einem Systemwechsel

Für elektronische Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1.1.2020 beginnt, gibt es eine Sonderregelung bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems. Nach einem Systemwechsel ist es künftig ausreichend, wenn der Steuerpflichtige einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen fünf Jahre nach dem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung aufbewahrt. Die Zehnjahresfrist ist in diesen Fällen nicht zu beachten.

Ausnahmen

Ein- und ausgehende Briefe, E-Mails und Telefaxe müssen nur dann archiviert werden, wenn sie an Empfänger:innen außerhalb des eigenen Unternehmens gerichtet sind. Unterlagen, die der Vorbereitung eines Geschäfts dienen, müssen nur dann aufbewahrt werden, wenn sie tatsächlich zu einem Geschäftsabschluss geführt haben.

Spezialfall: Lieferscheine

Bei Lieferscheinen endet die Aufbewahrungspflicht grundsätzlich mit dem Erhalt bzw. mit dem Versand der Rechnung. Voraussetzung dafür ist, dass der Inhalt des Lieferscheins in der Eingangs- bzw. der Ausgangsrechnung entsprechend dokumentiert ist. Ist dies nicht der Fall, ist auch der Lieferschein entsprechend weiter aufzubewahren.

Digitale Belege – digitale Archivierung – digitale Belegerfassung

Für digitale Belege gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für physische Belege (Papierbelege). Auch elektronische Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.

Digitale Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden! Es ist nicht zulässig, die Belege auszudrucken und in Papierform aufzubewahren! Der Ausdruck eines digitalen Belegs ist gewissermaßen „nur“ eine Kopie. Selbstverständlich können Sie die elektronischen Rechnungen/Belege für Ihre internen Prozesse ausdrucken und weiterverarbeiten (Arbeitsunterlage). Das digitale Original muss dann aber immer zusätzlich und unverändert digital archiviert werden. Und zwar für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist. Dafür müssen Sie alle technischen Vorkehrungen treffen.

Elektronische Rechnungen müssen zwingend in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurden. Die Unveränderbarkeit muss gewährleistet sein. Ferner müssen die digitalen Belege während der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Werden digitale Belege ggf. in ein unternehmensinternes (Sonder-)Format konvertiert, sind beide Dateien miteinander zu verknüpfen und aufzubewahren.

Anhänge von E-Mails sind ebenfalls aufzubewahren, soweit sie für den Geschäftsvorfall von Bedeutung sind.

Die digitale Archivierung hat auf einem Datenträger zu erfolgen, der keine Veränderungen mehr zulässt. Umstritten ist, ob die Unveränderbarkeit gewährleistet ist, wenn der ursprüngliche Dateiname geändert wird. Wir empfehlen, den Dateinamen des digitalen Originals einer Rechnung nicht zu ändern.

Erhalten Sie eine digitale Rechnung, z.B. als PDF-Datei per E-Mail-Anhang, ist die E-Mail selbst grundsätzlich nicht aufbewahrungspflichtig. Sie ist sozusagen der „Briefumschlag“ der Rechnung. Stellt jedoch die E-Mail selbst die Rechnung dar (kein Dateianhang, alle Rechnungsdaten sind in der E-Mail enthalten), ist die E-Mail als digitale Rechnung anzusehen und entsprechend zu archivieren.

Spezialfall: Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen

In elektronisch übermittelter Form eingegangene Kontoauszüge sind auch in dieser Form aufzubewahren. Die alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks genügt nicht den Aufbewahrungspflichten des § 147 AO.

Elektronische Kontoauszüge sind die Kontoauszüge, die dem Steuerpflichtigen von der Bank (zum Beispiel im Onlineportal oder im Onlinebanking-Programm) zur Verfügung gestellt werden, etwa Kontoauszüge im TIF- oder PDF-Format.

Die elektronischen Datensätze des Kontoauszugsmanagers (DATEV), Daten des tse:nit-bankings oder Datensätze zur Konvertierung aus Starmoney, SFirm oder anderen Online-Banking-Programmen, die von Steuerpflichtigen zum Importieren in die Buchführungs-Software abgerufen werden, sind keine elektronischen Kontoauszüge.

Wer ist für die Archivierung verantwortlich?

Für eine ordnungsgemäße Aufbewahrung ist stets der bzw. die Unternehmer:in/der bzw. die Steuerpflichtige/der Kaufmann oder die Kauffrau verantwortlich. Das gilt ohne Ausnahme auch dann, wenn Sie einen Dritten mit der Erstellung der Buchführung oder der sonstigen Aufzeichnungen beauftragt haben.

Aufbewahrungsfristen: Archivierung von Unterlagen und Ersetzendes Scannen – Folgen der Nichteinhaltung

Wenn gegen die Aufbewahrungsfristen verstoßen wird, zum Beispiel bei vorzeitiger Vernichtung oder Beschädigung der Unterlagen, liegt eine Verletzung der Buchführungsvorschriften nach Handels- und Steuerrecht vor. Rechtliche Aspekte zur Strafbarkeit sind in der Abgabenordnung (AO) und im Strafgesetzbuch (StGB) verankert. Schlimmstenfalls drohen Geldstrafen oder aber sogar Haftstrafen.

Ersetzendes Scannen

Häufig wird die Frage gestellt, ob Papierbelege nach dem Einscannen ohne Risiko vernichtet werden können. Es bestehen ernsthafte Bedenken hinsichtlich der Tatsache, ob die Finanzbehörde trotz alledem in der Lage ist, sich die Originalbelege auf Verlangen vorlegen zu lassen. Die Frage ist differenziert zu betrachten; eine allgemeingültige Antwort ist nicht immer so leicht möglich.

Das Ersetzende Scannen ist von der Finanzverwaltung in den GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) geregelt worden. Wichtig zu wissen ist, dass somit eine Regelung ausschließlich für das Steuerrecht existiert, nicht für andere Rechtsgebiete.

Ausnahmen

Allerdings gibt es auch im Steuerrecht besondere Einzelfälle, bei denen das sogenannte Vorsteuervergütungsverfahren greift und das Ersetzende Scannen nicht möglich ist. Dies ist etwa der Fall, wenn ein:e Unternehmer:in keinerlei Inlandsumsätze ausführt, aber trotzdem einen Vorsteuerabzug in Deutschland vornehmen möchte. Diesbezüglich ist das Vorlegen von Rechnungsoriginalen unumgänglich (§ 62 Abs. 2 UStDV).

Eine weitere zwingende Ausnahme bilden jedoch Abschlüsse und Bilanzen (auch Zwischenabschlüsse, Eröffnungsbilanzen etc.), deren Aufbewahrung zwingend im Original erfolgen muss (also auf Papier). Notarielle Verträge, Urkunden, gerichtliche Entscheidungen/Verfügungen sowie weitere behördliche Dokumente (etwa zollamtliche Bestätigung bei steuerfreien Ausfuhrlieferungen im nicht kommerziellen Reiseverkehr) dürfen nach dem Einscannen ebenfalls nicht vernichtet werden. Außerdem dürfen Sie Originale nicht vernichten, wenn der Scan von schlechter Qualität und eine Lesbarkeit nicht gewährleistet ist.

Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen

Zwingende Voraussetzung für das Vernichten nach dem Einscannen: Um eine ordnungsgemäße Teilnahme am Ersetzenden Scannen sicherzustellen und Papierbelege risikolos vernichten zu können, sind eine revisionssichere Archivierungssoftware und eine Verfahrensdokumentation notwendig.

Allgemein spricht man von einem revisionssicheren Archivsystem, wenn mit hinreichender Sicherheit gewährleistet werden kann, dass während des Verfahrensverlaufs eines Dokuments vom Archiveingang bis hin zur endgültigen Speicherung und auch im Nachhinein, keines der Dokumente verändert oder verloren geht.

Archivierung von Unterlagen: Beweiskraft vor Gericht

Die Beweiskraft der eingescannten Dokumente vor Gericht stellt grundsätzlich ein Problem dar. Es ist nach wie vor strittig, inwiefern der Beweiswert digitalisierter/gescannter Rechnungen mit Papier-Originalen vergleichbar ist. Allgemein kann eine digitalisierte Rechnung ähnlich wie eine Fotokopie/ein Mikrofilm als Beweismaterial des Augenscheins wahrgenommen werden (§ 371 Abs. 1 S. 2 ZPO) und ist abhängig von der objektiven Beweiswürdigung des Richters. Somit handelt es sich bei digitalisierten Belegen bei Unternehmen und Privatpersonen nicht um eine Urkunde. Ausschließlich von Notaren oder Behörden erzeugte Dokumente kommen als solche in Betracht (§ 371b ZPO). Infolgedessen sollte der jeweilige Einzelfall einer Prüfung unterzogen werden, inwiefern oder ob eine Vernichtung der Papieroriginale zu einer Verschlechterung der Beweislage führt (Abwägung zwischen Einsparung und wirtschaftlichem Risiko).

Allerdings ist für die Beurteilung vor Gericht besonders relevant, dass bei der elektronischen Aktenführung die inhaltliche und bildliche Komponente des gescannten Belegs mit dem Papierbeleg übereinstimmt.

Verfahrensdokumentation erstellen

Aufgrund der Tatsache, dass die internen Geschäftsabläufe deutlich komplizierter und vielschichtiger werden, ist das Erstellen einer Verfahrensdokumentation unerlässlich. Des Weiteren spielt sie eine wesentliche Rolle für die Sicherung der Konformität zur GoBD, um von der Finanzbehörde anerkannt zu werden. Letztlich sollte die gesamte Belegverarbeitung innerhalb der vollständigen Aufbewahrungsfrist nachvollziehbar veranschaulicht werden können.

Es ist nicht nur die reine Belegablage (inkl. Digitalisierung) zu dokumentieren, sondern auch andere elementare Prozesse: Rechnungsschreibung (Faktura), Rechnungsversand, Zahlungsverkehr, Personalwesen, Wareneinkauf. Daneben sind die Strukturen des Unternehmens unter Einbezug der digitalen Infrastruktur zu dokumentieren. Eine Verfahrensdokumentation, die sich ausschließlich auf die Belegablage konzentriert, ist weder sachgerecht noch vollständig.

Wenn Sie das Ersetzende Scannen, d. h. die Digitalisierung der Papierbelege mit anschließender Vernichtung des Papiers, praktizieren wollen, ist der Prozess der Digitalisierung, also des Einscannens, der Archivierung und Weiterverarbeitung, detailliert in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben.

Zu beschreiben ist:

• Welche buchführungs- und aufzeichnungspflichtigen Belege,
• die originär in Papier vorliegen und empfangen werden,
• werden nach dem Posteingang digitalisiert (Scan per Scanner oder Multifunktionsgerät bzw. Foto per Smartphone)
• und anschließend vernichtet.

Verfahrensdokumentation – der Prozess: Archivierung von Unterlagen und Ersetzendes Scannen

Sie müssen den gesamten Prozess (Ablauf, verantwortliche Person, Vertretungsregelung, Häufigkeit, zeitliche Abfolge, Voraussetzungen, zu beachtende Vorgaben) inklusive der technischen Rahmenbedingungen (Scanner, Drucker, Software, System, Datensicherheit, Backups, Datenschutz, etc.) beschreiben.

Alle am Verfahren Beteiligten müssen die einmal erstellte Verfahrensdokumentation kennen und sie muss ihnen jederzeit zugänglich sein. Das tatsächlich durchgeführte Verfahren und die wirklich eingerichteten Maßnahmen müssen der Dokumentation entsprechen sowie regelmäßig und unverändert angewendet werden. Änderungen am Verfahren und/oder an den Maßnahmen müssen Sie dokumentieren.

Technische und organisatorische Voraussetzungen für eine elektronische Archivierung

• Stetige Verfügbarkeit und sofortige Lesbarkeit aller Unterlagen innerhalb der ganzen Aufbewahrungsfrist.
• Schutz vor Fälschung und Verlust (Vernichtung der Originale erst nach vollständiger Datensicherung).
• Ordnungsgemäße und funktionierende Datensicherung muss gewährleistet sein.
• Ordnungsmäßigkeit des Archivierungsprozesses hinsichtlich technischer Ressourcen und Verfahrensdokumentation.
• Nach Scanvorgang –> Weiterbearbeitung nur mit elektronischem Dokument.
• Komplette Farbwiedergabe bei gescannten Belegen lediglich bei Beweisfunktion (etwa Minusbeträge in Rot, verschiedene Farben bei Zeichnungs-, Sicht- und Bearbeitungsvermerken).
• Als „Scan“ kommt jede Möglichkeit zur bildhaften Erfassung in Betracht (zum Beispiel auch Fotografien).
• Vollständigkeit der gescannten Belege (auch AGBs).
• Aussagekräftige, plausible, vollständige Verfahrensdokumentation.

Unsere Einschätzung zu Aufbewahrungsfristen 2023: Archivierung von Unterlagen und Ersetzendes Scannen

Als Unternehmer:in sollten Sie die Aufbewahrungspflichten dringend beachten. Lassen Sie größtmögliche Sorgfalt walten. In Zweifelsfragen stehen wir Ihnen gerne als Ratgeber zur Verfügung.

Achten Sie auf den Grundsatz: Digitale Belege sind im Original digital zu archivieren! Ein Ausdruck reicht dazu nicht! Legen Sie bitte dabei auch einen großen Wert auf Ihre IT sowie die Datensicherheit inklusive der Backups.

Dokumentieren Sie alle Prozesse, Maßnahmen und Strukturen. Dieses wird immer wichtiger und die Finanzverwaltung verlangt es.

Das Ersetzende Scannen ist eine vielversprechende Möglichkeit, zum einen der Papierflut „Herr zu werden“ und zum anderen den Weg der Digitalisierung mit dem Einsatz effizienter Prozesse einzuschlagen. Allerdings haben wir Sie schon auf Problembereiche des Ersetzenden Scannens aufmerksam gemacht. Unser Vorschlag zur aktuellen gesetzlichen Lage mit den Zweifelsfragen: Scannen Sie Ihre Belege ein, nutzen Sie die Möglichkeiten der digitalen Buchhaltung (zum Beispiel mit DATEV Unternehmen online), optimieren Sie digital Ihre Prozesse (zum Beispiel durch elektronische Möglichkeiten der Rechnungsfreigabe). Aber anstatt die Papierbelege endgültig zu vernichten, können Sie diese in einer einfachen Ablage archivieren. Nehmen Sie sich einen Karton und legen Sie dort die Papierbelege nach dem Einscannen chronologisch nach Eingang ab. Beschriften Sie den Karton („Belegeingang vom … bis zum …“) und stellen Sie diesen in Ihr (geschütztes) Archiv.

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen. Wir können Sie gerne dabei unterstützen, den Status quo zu analysieren und dann Verbesserungspotenziale aufzuzeigen und digitale Strukturen bei Ihnen und mit Ihnen zu implementieren. Außerdem Prozesse effizienter zu gestalten, die digitale Buchführung bei Ihnen einzurichten und Dokumentationen anzufertigen.

 

Tipps/Empfehlungen:

 

Urteile, Mahnbescheide sowie Prozessakten etc. sollten Sie erst nach 30 Jahren (allgemeine Verjährungsfrist nach dem BGB) vernichten.

Zu Ihrem eigenen Interesse sollten Sie überlegen, ob Sie verschiedene ganz persönliche Dokumente und Unterlagen nicht noch länger, ggf. sogar ein Leben lang aufbewahren sollten: Zeugnisse, Ausbildungsurkunden, Berufszertifikate, Gutachten und Stellungnahmen von Ärzt:innen, Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden, Familienbücher, Unterlagen für die Rentenkassen (zum Beispiel auch Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen), etc.