Verfahrensdokumentation
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Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation muss bei Betriebsprüfung vorliegen

Die Finanzverwaltungen im Land machen ernst. Als Unternehmerin und Unternehmer drohen Ihnen hohe Hinzuschätzungen bei der nächsten Betriebsprüfung, wenn Sie Organisationsunterlagen, Verfahrensdokumentationen und digitale Grundaufzeichnungen nicht vorlegen können. Denn Sie werden von der Finanzverwaltung verpflichtet, sämtliche rechnungslegungs- sowie steuerlich relevanten Prozesse, Kontrollen und Verfahren Ihres Unternehmens zu dokumentieren. Wer dies nicht tut – beziehungsweise tun kann – wird mit bösen Überraschungen rechnen können. Denn mittlerweile fordern viele Betriebsprüfer schon beim Versand von Prüfungsanordnungen die Verfahrensdokumentationen mit an.

Kurz gesagt: Unternehmerinnen und Unternehmer benötigen eine Verfahrensdokumentation – denn eine „Schonfrist“ für die Pflicht gibt es nicht!

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

In einer Verfahrensdokumentation wird detailliert beschrieben, wie Ihre Buchhaltung entsteht. Außerdem werden Aufbau, Ablauf und Organisation Ihres Unternehmens und Ihrer individuellen Geschäftsprozesse dargestellt. Im Grunde muss alles, was für die Finanzbuchhaltung und die Besteuerung relevant ist, in der Verfahrensdokumentation zusammengefasst werden und schriftlich vorliegen. Dazu gehören beispielsweise auch Dokumente zur Warenwirtschaft, E-Mail-Verkehre mit Buchhaltungsbezug, Unterlagen zur Lohnabrechnung und der Zeiterfassung in Ihrem Betrieb.

Benötige ich eine Verfahrensdokumentation?

Die eindeutige Antwort lautet: Ja. Eine Verfahrensdokumentation muss jeder Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften im Sinne der §§ 5, 4 Abs. 1 EStG erstellen und bei Fragen der Finanzbehörden schriftlich vorlegen können. Das gilt auch für sehr kleine Betriebe! Es existieren keine Größenerleichterungen oder Branchenausnahmen.

Seit Anfang 2015 sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ in Kraft getreten. Verstoßen Sie gegen die geltenden GoBD, drohen die bereits beschriebenen empfindlichen Hinzuschätzungen von bis zu zehn Prozent des Jahresumsatzes auf den steuerpflichtigen Gewinn.

Konsequenzen fehlerhafter oder unvollständiger Verfahrensdokumentation

Wenn es in Ihrem Betrieb keine schriftlichen, sondern nur lückenhafte Aufzeichnungen oder gar mündliche Anweisungen gibt, kann ein Prüfer des Finanzamts keinen Einblick in die steuerrelevanten Prozesse Ihres Unternehmens nehmen. Damit verstoßen Sie gegen die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Fehlt eine Verfahrensdokumentation komplett, verstoßen Sie ebenfalls gegen die GoBD. Halten Sie sich nicht an die Vorgaben, folgen in der Regel hohe Hinzuschätzungen durch die Beamtinnen und Beamten der Finanzverwaltung.

Denken Sie immer daran: Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit aller buchhaltungsrelevanten Systeme tragen alleine Sie als Unternehmerin oder Unternehmer! Das gilt auch, wenn Sie Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auf Dritte, also etwa auf Steuerberater, übertragen.

Daher unser dringender Rat: Geben Sie den Betriebsprüfern und damit der Finanzverwaltung keinen Anlass, die formelle Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung anzuzweifeln. Handeln Sie jetzt und erstellen Sie mit unserer Hilfe eine individuelle Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen!

Anlage Verfahrensdokumenation

Eine Verfahrensdokumentation muss so angelegt sein, dass sich ein sachkundiger Dritter – gemeint sind insbesondere die Prüferinnen und Prüfer der Finanzbehörden – bei einer Betriebsprüfung in angemessener Zeit einen Überblick über alle Geschäftsvorfälle in Ihrem Unternehmen verschaffen können, die für die Besteuerung relevant sind.

Aufbau und Inhalt einer Verfahrensdokumentation

Im ersten, allgemeinen Teil wird die Organisation Ihres Unternehmens beschrieben. Außerdem wird an dieser Stelle unter anderem die Frage beantwortet, welche Mitarbeiter wofür zuständig sind. Um Ihr Tun in einen größeren Zusammenhang setzen zu können, wird außerdem die Branche beschrieben, in der Sie tätig sind. Abschließend wird das betriebliche Umfeld beleuchtet.

In der folgenden Prozessbeschreibung sind alle steuerrechtlich relevanten Prozesse enthalten. Angefangen bei der Bestellung über die Auftragsbearbeitung, Fakturierung, Kassenführung, den Zahlungsverkehr, die Belegorganisation, das Personalwesen, die Buchführung bis hin zur Archivierung von Unterlagen.
Die Anwenderdokumentation listet die Software auf, die Sie im Unternehmen einsetzen. Zum Nachweis, dass die Programme sachgerecht angewandt werden, müssen die einzelnen Bedienungsanleitungen der Software ebenfalls in der Verfahrensdokumentation hinterlegt werden.

Bei der „technischen Systemdokumentation“ geht es um die genaue Beschreibung der EDV- beziehungsweise IT-Umgebung in Ihrem Betrieb. Aufgeführt werden muss hier unter anderem, welche Hardware Sie einsetzen, wie Netzwerke aufgebaut sind, mit welchen Anwendungsdienstleistern (ASP) Sie zusammenarbeiten oder welche Cloud-Anwendungen bei Ihnen genutzt werden.

In der Verfahrensdokumentation müssen Sie konkrete Aussagen zum Datenschutz und zur Datensicherung treffen. Also wie werden Daten vor dem Zugriff Fremder gesichert (zum Beispiel durch Verschlüsselung) und wie erfolgt beispielsweise ein Back-up, um Datenverluste zu verhindern.

Abschließend müssen Sie beschreiben, wie Ihr internes Kontrollsystem (IKS) aufgebaut ist.

Ändert sich etwas an Ihren Abläufen, den Systemen oder Verfahren, die Sie einsetzen, müssen Sie GoBD-gemäß alle Neuerungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentieren. Denn nur so können diese von Dritten nachvollzogen und geprüft werden.

 

Unternehmerinnen und Unternehmer benötigen eine Verfahrensdokumentation – Welche buchhaltungsrelevanten IT-Systeme müssen aufgeführt werden?

  • Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung
  • Kassensystem (PC- oder Registrierkasse, eigene Kassendokumentation bei bargeldintensiven Unternehmen)
  • Warenwirtschafts- und Faktura-Systeme, Auftrags- und Projektverwaltung, Materialwirtschaft
  • Zahlungsverkehrssysteme
  • Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen
  • Cloud-Systeme
  • Dokumentenmanagementsysteme, Archivsysteme
  • Fahrtenbuch
  • Zeiterfassungssysteme
  • Rechnungseingangsbuch
  • Onlineshop
  • Schnittstellen

Unternehmerinnen und Unternehmer benötigen eine Verfahrensdokumentation – Tankstelle, Taxi und Gastronomie

Bei besonders bargeldintensiven Unternehmen wie beispielsweise Tankstellen, dem Taxigewerbe, der Gastronomie und Hotellerie, dem Einzelhandel, Apotheken, Bäckereien und Metzgereien gibt es eine Besonderheit. Sie benötigen seit dem 1. Januar 2018 zusätzlich zur Verfahrensdokumentation zwingend eine Verfahrensdokumentation für die Kassenführung. Denn seitdem darf das Finanzamt unangemeldet im Betrieb eine Kassennachschau durchführen.

Aber auch andere Berufsgruppen und Branchen wie beispielsweise Freiberufler, Handwerker oder Softwarehersteller, müssen sich mit dem Thema Verfahrensdokumentation beschäftigen.

Staatliche Förderung der Verfahrensdokumentation für Kassenführung

Erst einmal klingt es nach viel Arbeit und hohen Kosten, eine Verfahrensdokumentation für die Kassenführung einzuführen. Doch es gibt staatliche Förderungsmöglichkeiten, wenn Unternehmen im Vorfeld der Dokumentation eine sogenannte „Prozessberatung“ in Anspruch nehmen. Weiterer positiver Effekt: Sie befolgen nicht nur die Vorgaben der Finanzverwaltung, sondern beleuchten und optimieren auch die eigenen betrieblichen Prozesse.

Chancen einer Verfahrensdokumentation

Erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation – unabhängig ob alleine oder mit einem professionellen Partner wie Ecovis – hat das immer auch positive Aspekte für Sie und Ihr Unternehmen. Denn für die Erstellung der Verfahrensdokumentation beschäftigen Sie sich intensiv mit Ihrem Unternehmen. Und wir wissen aus Erfahrung, dass in jedem Betrieb Prozesse und Strukturen existieren, die der Unternehmensleitung nicht im Detail oder überhaupt nicht bekannt sind. Erstellen Sie also eine Verfahrensdokumentation, ist das für Sie als Unternehmerin oder Unternehmer die Chance, sich mit all den Prozessen zu beschäftigen, die es im Betrieb gibt und einmal in die Tiefe zu gehen.

Mehr noch: Setzen Sie auf die Ecovis-Experten, werden „gelebte Prozesse“, die sich im Laufe der Jahre verselbstständigt haben, durch unsere externe „Beraterbrille“ unter die Lupe genommen und können im Anschluss – und in Abstimmung mit Ihnen – optimiert werden. Risiken können so minimiert werden, Effizienzgewinne lassen sich entwickeln.

Darüber hinaus ist denkbar, dass die Verfahrensdokumentation für steuerliche Zwecke als Basis von weitreichenderen Dokumentationen dient. Wir denken dabei an den Aufbau und die Dokumentation eines Tax Compliance Management Systems (TCMS). So kann die Geschäftsleitung aus dem Organisationsverschulden herauskommen. Oder aber die dokumentierten Prozesse und Strukturen werden ausgebaut zu einem umfassenden Betriebshandbuch, welches zum Beispiel für eine Zertifizierung nach ISO oder brachenspezifischen Regelungen verwendet wird.

Die zukünftige Digitalisierung, die sich nicht mehr aufhalten lässt, wird Dokumentationspflichten in vielen Bereichen notwendig machen. Beginnen Sie jetzt schon damit, machen Sie Ihr Unternehmen zukunftsfest.

Vorteile einer guten Verfahrensdokumentation

Neben der Überprüfung auf Revisionssicherheit der verwendeten Programme können Prozessabläufe optimiert und Effizienzsteigerungen erzielt werden. Beispielsweise können neue Mitarbeiter einfacher eingearbeitet werden. Arbeitsanweisungen beziehungsweise Vertretungsregelungen werden durch die Einführung einer Verfahrensdokumentation komplett transparent. Auf dieser Grundlage kann entschieden werden, ob sie vereinheitlicht und verbessert werden können. Hinzu kommt, dass im Betriebsablauf existierende Risiken aufgezeigt werden. Auch hier kann dann gegengesteuert werden.
Langfristig gesehen verbessert eine gute Verfahrensdokumentation Ihr Rating bei Banken, denn die Geldhäuser können klar und eindeutig nachvollziehen, wie Ihr Unternehmen strukturiert ist. Wollen Sie Ihr Unternehmen verkaufen, wird sich auch ein potentieller Erwerber über eine vorbildliche Verfahrensdokumentation freuen – was Sie in eine bessere Verkaufsposition bringt.

Um all das zu erreichen, kommt eine spezielle Dokumentations-Software zum Einsatz.

Unternehmerinnen und Unternehmer benötigen eine Verfahrensdokumentation – Setzen Sie dabei auf Ecovis als starken Partner

Eine Verfahrensdokumentation ist extrem wichtig für Ihren Betrieb. Daher empfehlen wir, für das Erstellen auf einen professionellen Partner wie Ecovis zu setzen. Ein Alleingang kann zwar ebenfalls funktionieren – unterschätzen Sie hier aber auf keinen Fall den Aufwand, der je nach Komplexität Ihres Unternehmens auf Sie zukommt. Ob alternativ ein online angebotener „Verfahrensdokumentation Generator“ ausreicht, hängt sehr stark vom Einzelfall ab. Misstrauisch sollten Sie werden, wenn von einer „Verfahrensdokumentation in fünf Minuten“ oder „auf Knopfdruck“ die Rede ist. Dieses kann, das sagt uns unsere Erfahrung, einfach nicht funktionieren.

Und auch die Software, die zur Verfahrensdokumentation zum Einsatz kommt, hat einen entscheidenden Einfluss auf das Ergebnis. Hier gibt es mittlerweile eine große Anzahl unterschiedlicher Anbieter. Wir haben einen starken Partner dafür an unserer Seite, so dass wir stets auf der Höhe der Zeit sind. Wir können die Verfahrens- und Kassendokumentationen auch selbst revisionssicher erstellen und archivieren.
Setzen Sie auf Ecovis als Partner bei der Verfahrensdokumentation, tragen unsere Berater gemeinsam mit Ihnen die benötigten Daten und Informationen zusammen. Dann erstellen unsere Berater für Sie als Unternehmerin oder Unternehmer auf dieser Basis die revisionssichere Verfahrensdokumentation. Dafür kommen spezielle Tools zum Einsatz, die Ihnen die Arbeit erleichtern. Eine enge Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten ist bei einem solch wichtigen Projekt ebenfalls sehr häufig sinnvoll und notwendig. Denn in der Verfahrensdokumentation sollten auch Themen wie Datenschutz und Geldwäsche rechtssicher aufbereitet werden.

Was zu beachten gilt: Die Verfahrensdokumentation ist ein laufender Prozess. Denn für jeden Veranlagungszeitraum muss eine separate, jeweils gültige Verfahrensdokumentation, erstellt werden. Der Aufwand dafür ist allerdings meist gering. Denn nur Änderungen von Prozessen und Strukturen müssen aufgelistet werden.

Warten Sie nicht und sprechen Sie uns an, damit wir gemeinsam eine schnelle und rechtssichere Lösung rund um das Thema „Verfahrensdokumentation“ für Ihr Unternehmen entwickeln können.

Ansprechpartner

Steuerberater in Düsseldorf and Köln, Thomas Müller
Thomas Müller
Tel.: +49 211-90 86 70
Steuerberater
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Steuerberater in Düsseldorf, Lars Rinkewitz
Lars Rinkewitz
Tel.: +49 211-90 86 70
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