Im Bewerbungsprozess erh\u00e4lt das Unternehmen personenbezogene Daten h\u00e4ufig \u00fcber verschiedene Kan\u00e4le, beispielsweise klassisch per Post, \u00fcber ein Bewerbungsportal, per E-Mail an eine zentrale Bewerbungsadresse oder \u00fcber ein Bewerbermanagementsystem. Damit diese Daten effizient, nachvollziehbar und datenschutzkonform verarbeitet werden k\u00f6nnen, ist die Festlegung und Umsetzung von zentralen Speicherorten im Unternehmen wichtig.<\/p>\n
Wird im Unternehmen durch Richtlinien festgelegt, dass alle Bewerbungsunterlagen grunds\u00e4tzlich und unabh\u00e4ngig vom Eingangskanal an EINEM festgelegten Ort gespeichert werden – dies kann die zentrale zugriffsbeschr\u00e4nkte Personalverwaltungssoftware oder ein zentraler gesch\u00fctzter Ordner auf dem Server sein – wird vermieden, dass Daten in pers\u00f6nlichen Postf\u00e4chern oder auf lokalen Rechnern verstreut sind und der \u00dcberblick verloren geht, wo die Daten der Bewerber abgelegt wurden. Eine L\u00f6schung im pers\u00f6nlichen Postfach sollte umgehend nach zentraler Ablage erfolgen.
\nBegleitet wird dies von der Empfehlung, m\u00f6glichst wenige Zusendekan\u00e4le f\u00fcr Bewerbungen anzubieten. So kann bereits zu Beginn des Prozesses bestm\u00f6glich gesteuert werden, dass bevorzugt beispielsweise eine bewerbung@…. E-Mail-Adresse und nicht die allgemeine Unternehmens E-Mail-Adresse wie info@…. f\u00fcr die Zusendung der Bewerbung genutzt werden soll.<\/p>\n
\u00dcber entsprechende Berechtigungen muss sichergestellt sein, dass nur die tats\u00e4chlich am Auswahlprozess beteiligten Personen (z. B. Personalabteilung, Fachvorgesetzte, ggf. Betriebsrat) auf die zentral abgelegten Unterlagen zugreifen k\u00f6nnen (z.B. Rechte- und Rollenkonzept). Eine \u201eEinsichtnahme\u201c in die Unterlagen ist in den meisten F\u00e4llen zur Pr\u00fcfung auf Geeignetheit des Bewerbers f\u00fcr die Stelle ausreichend. Auf ein separates Weiterleiten per E-Mail und Speichern auf einem lokalen Ger\u00e4t bei Abteilungsleitern kann verzichtet werden. Das verhindert unn\u00f6tige mehrfache Speicherung an verschiedensten Orten im Unternehmen. <\/p>\n
Sobald der Zweck der Verarbeitung erf\u00fcllt ist \u2013 also nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zzgl. Einhaltung m\u00f6glicher Nachweispflichten \u2013 k\u00f6nnen die Daten an einem zentralen Speicherort unkompliziert und vor allem vollst\u00e4ndig zentral gel\u00f6scht werden. Dies stellt sicher, dass personenbezogene Daten nicht l\u00e4nger als erforderlich gespeichert werden.<\/p>\n
Sofern Bewerber ihr Recht auf Auskunft \u00fcber ihre Daten gegen\u00fcber dem Unternehmen geltend machen, ist das Unternehmen bei der zentralen Speicherung bzw. Ablage in der Lage, die Auskunft fristgem\u00e4\u00df (sp\u00e4testens innerhalb eines Monats) und vor allem stressfrei zu erteilen. <\/p>\n
Wenn ein Bewerber als Kandidat f\u00fcr eine Arbeitsstelle nicht in Frage kommt, sollten seine Daten unverz\u00fcglich gel\u00f6scht werden. Diese Pflicht greift jedoch dann nicht, solange die Speicherung der Bewerberdaten zur Verteidigung von Rechtsanspr\u00fcchen erforderlich ist. In Deutschland besteht bspw. die M\u00f6glichkeit, dass Bewerber aufgrund des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) gegen den potenziellen Arbeitgeber klagen k\u00f6nnen. Solange der Arbeitgeber mit einer solchen Klage rechnen muss, kann er die Bewerberdaten maximal 6 Monate aufbewahren.<\/p>\n
Unabh\u00e4ngig von dem konkreten Beispiel des Bewerbungsprozesses, kann die Empfehlung zur zentralen Speicherung auch auf andere Dokumente \u00fcbertragen werden. Wichtig ist hier immer ein entsprechendes Rechte- und Rollenkonzept mit Einsichts- und Zugriffrechten.<\/p>\n
Die Empfehlung zur zentralen Speicherung bedeutet jedoch nicht, dass keine Sicherheitskopien angefertigt werden. Denken Sie immer an den schlimmsten aller F\u00e4lle und die Daten m\u00fcssen – aus welchem Grund auch immer – wiederhergestellt werden. Dann m\u00fcssen selbstverst\u00e4ndlich Backups verf\u00fcgbar sein. <\/p>\n
Interne Prozesse umzustellen oder Regelungen festzulegen fordert initial Ressourcen und vor allem die Bereitschaft zur Neuorganisation. Langfristig hat das Unternehmen damit jedoch Handlungssicherheit bei der Umsetzung rechtlicher Anforderungen.<\/p>\n
Pr\u00fcfen Sie, ob in Ihrem Unternehmen bereits einheitliche Speicherorte und L\u00f6schroutinen implementiert sind. Kontrollieren Sie auch, ob die L\u00f6schverfahren ggf. automatisiert werden k\u00f6nnen. Sprechen Sie uns jederzeit gern an, so dass wir gemeinsam Ma\u00dfnahmen zur Speicherbegrenzung und L\u00f6schroutine abstimmen k\u00f6nnen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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