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Buchhaltungsguide

22.11.2018

Optimale Aufbereitung der Buchhaltung

Die Aufbereitung der Buchhaltung durch den Unternehmer/die Unternehmerin ist ausschlaggebend für das Honorar des Steuerberaters. Je ordentlicher und vollständiger die Unterlagen vorbereitet werden, desto effizienter und schneller können diese weiterverarbeitet werden. Das spart Zeit und vor Allem auch Geld.

Im Folgenden wollen wir daher erklären, wie die Buchhaltungsbelege optimal vorbereitet werden können.

Grundsätzliches

Zu jedem Geschäftsvorfall des Unternehmens muss ein Beleg als Nachweis vorhanden sein, im Normalfall ist das eine Rechnung. Wie eine Rechnung auszusehen hat, erklären wir unter dem Punkt „Rechnungsmerkmale“ genauer. Grundsätzlich sind alle Belege chronologisch, aufsteigend nach Datum, zu sortieren. Zusätzlich sollte die Sortierung nach Buchungskreis erfolgen. Es empfiehlt sich die Buchhaltungsvorbereitung bereits rasch nach dem Monatsende (bzw. nach Quartalsende) zu erledigen, da die Buchhaltungsauswertungen einen Überblick über die Ertragslage des Unternehmens abbilden. Wer einen aktuellen Überblick über seine Umsätze und Aufwendungen hat, kann schnell reagieren und hat damit auch die Möglichkeit steuerlich besser zu optimieren.

Doppelte Buchhaltung/Bilanzierer

Wer sein Unternehmen als GmbH führt oder die Buchführungsgrenzen von EUR 700.000,00 pro Jahr überschreitet, muss den Gewinn zwingend durch Betriebsvermögensvergleich, somit durch die Erstellung einer Bilanz, ermitteln. Es ist daher erforderlich eine sogenannte „doppelte Buchhaltung“ zu führen.

Die Belege zu folgenden Buchungskreisen sind daher getrennt voneinander bereitzustellen:

  • Ausgangsrechnungen: Ausgehende Rechnungen an Kunden; die Nummerierung muss vollständig und chronologisch sein. Wir empfehlen am Jahresanfang mit der Nummer 1 zu starten.
  • Eingangsrechnungen: Eingehende Rechnungen von Lieferanten, die nicht bar bezahlt werden. Die Vollständigkeit der Rechnungen ist zu prüfen (z.B. durch interne, chronologische Nummerierung).
  • Bank: Bankauszüge sind vollständig vom Monatsersten bis zum Monatsletzten zur Verfügung zu stellen. Bei Sammelüberweisungen muss eine Detailaufstellung beigelegt werden. Die elektronische camt053-Datei von der Bank erleichtert die Verarbeitung der Buchhaltung zusätzlich.
  • Kassa: Es ist zwingend die Führung eines Kassabuches Das Kassabuch enthält jegliche Barausgänge und Bareingänge (Cash). Zum Kassabuch müssen die entsprechenden Belege vollständig und nummeriert zur Verfügung stehen. Hinweis: Die Kassa kann am Tagesende nicht im Minus sein! Sollten Beträge aufs Bankkonto eingezahlt werden, kann dafür ein Handbeleg (ein einfacher Zettel mit der Beschriftung: Einzahlung an Bank – EUR „Betrag“) geschrieben werden. Registrierkassa: Sollte die Verwendung einer Registrierkassa verpflichtend sein, ist zusätzlich der Monatsbeleg zur Verfügung zu stellen. Die Bankomatzahlungen und Kreditkartenzahlungen müssen extra gekennzeichnet sein.
  • Kreditkarten: Die Kreditkartenzahlungen werden als eigener Belegkreis geführt. Die Kreditkartenabrechnung ist monatlich bereitzustellen. Zu jeder Zahlung muss eine Rechnung vorhanden sein. Bei Bestellungen über das Internet ist darauf zu achten, dass eine Rechnung und nicht nur eine Bestellbestätigung vorhanden ist.
  • PayPal: Gibt es ein PayPal-Konto, benötigt der Steuerberater jeden Monat einen Monatsauszug inkl. Detailaufstellung. Der Saldo zum Monatsletzten muss ersichtlich sein.
  • Personalverrechnung: Belege zur Personalverrechnung, z.B. Buchungsbeleg. Die Unterlagen liegen bereits auf, wenn der Steuerberater die Personalverrechnung macht und müssen nicht zusätzlich übermittelt werden.
  • Diverse Unterlagen: Darunter fallen alle übrigen Belege, die für die Buchhaltung relevant sind. Das sind z.B. Leasingverträge, Mietvorschreibungen (als Dauerrechnung), Aufstellungen über Eigenverbrauchen etc.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Besteht keine Buchführungspflicht, kann der Gewinn mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermittelt werden. Der Unterschied besteht darin, dass alle Einnahmen und Ausgaben mit Zahlungsfluss berücksichtigt werden.

Bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sind folgende Buchungskreise relevant:

  • Bank: Bankauszüge sind vollständig vom Monatsersten bis zum Monatsletzten zur Verfügung zu stellen. Bei Sammelüberweisungen muss eine Detailaufstellung beigelegt werden. Die elektronische camt053-Datei von der Bank erleichtert die Verarbeitung der Buchhaltung zusätzlich. Zu jeder Abbuchung bzw. zu jedem Eingang benötigen wir die dazugehörige Rechnung (Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung).
  • Kreditkarten: Die Kreditkartenzahlungen werden als eigener Belegkreis geführt. Die Kreditkartenabrechnung ist monatlich bereitzustellen. Zu jeder Zahlung muss eine Rechnung vorhanden sein. Bei Bestellungen über das Internet ist darauf zu achten, dass eine Rechnung und nicht nur eine Bestellbestätigung vorhanden ist.
  • Barrechnungen: es muss kein Kassabuch geführt werden. Die Eingänge und Ausgänge sind nach dem Zufluss zu dokumentieren (z.B. im Excel). Die dazugehörigen Rechnungen müssen vollständig Verfügung gestellt werden. Registrierkassa: Sollte die Verwendung einer Registrierkassa verpflichtend sein, ist zusätzlich der Monatsbeleg zur Verfügung zu stellen. Die Bankomatzahlungen und Kreditkartenzahlungen müssen extra gekennzeichnet sein.
  • PayPal: Gibt es ein PayPal-Konto, benötigt der Steuerberater jeden Monat einen Monatsauszug inkl. Detailaufstellung. Der Saldo zum Monatsletzten muss ersichtlich sein.
  • Personalverrechnung: Belege zur Personalverrechnung, z.B. Buchungsbeleg. Die Unterlagen liegen bereits auf, wenn der Steuerberater die Personalverrechnung macht und müssen nicht zusätzlich übermittelt werden.
  • Diverse Unterlagen: Darunter fallen alle übrigen Belege, die für die Buchhaltung relevant sind. Das sind z.B. Leasingverträge, Mietvorschreibungen (als Dauerrechnung), Aufstellungen über Eigenverbrauchen etc.

Rechnungsmerkmale

Eine Rechnung über EUR 400,00 (inkl. Umsatzsteuer) hat gemäß §11 UStG folgende Punkte zu beinhalten:

  • Name und Anschrift des liefernden bzw leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder des Empfängers der sonstigen Leistung
  • Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • Tag der Lieferung oder der sonstigen Leistung bzw. den Zeitraum, über den sich die sonstige Leistung erstreckt.
  • Entgelt und den anzuwendenden Steuersatz
  • den auf das Entgelt entfallenden Umsatzsteuerbetrag
  • Ausstellungsdatum (bei Bargeschäften genügt der Hinweis „Lieferdatum=Rechnungsdatum“)
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • UID-Nummer des liefernden/leistenden Unternehmers
  • bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag EUR 10.000,00 übersteigt, ist ebenfalls die UID-Nummer des Leistungsempfängers anzugeben

Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag EUR 400,00 nicht übersteigt (Kleinbetragsrechnung), genügen folgende Angaben:

  • Ausstellungsdatum
  • Name und Anschrift des liefernden / leistenden Unternehmers
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände / Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Tag der Lieferung / der sonstigen Leistung / Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt
  • Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe
  • Steuersatz

Rechnungsmerkmale auf einen Blick

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