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Buchhaltungsguide digitale Buchhaltung

22.11.2018

Optimale Aufbereitung der digitalen Buchhaltung

Die Aufbereitung der Buchhaltung durch den Unternehmer/die Unternehmerin ist ausschlaggebend für das Honorar des Steuerberaters. Je ordentlicher und vollständiger die Unterlagen vorbereitet werden, desto effizienter und schneller können diese weiterverarbeitet werden. Das spart Zeit und vor Allem auch Geld.

Im Zeitalter der Digitalisierung wollen wir im Folgenden speziell darauf eingehen, wie die Buchhaltung optimal in digitaler Form aufbereitet werden kann.

Grundsätzliches

Zu jedem Geschäftsvorfall des Unternehmens muss ein Beleg in der Buchhaltung vorhanden sein, im Normalfall ist das eine Rechnung. Wie eine Rechnung auszusehen hat, erklären wir unter dem Punkt „Rechnungsmerkmale“ genauer. Grundsätzlich sind alle Belege chronologisch, aufsteigend nach Datum, zu sortieren. Zusätzlich sollte die Sortierung nach Buchungskreis erfolgen. Es empfiehlt sich die Buchhaltungsvorbereitung bereits rasch nach dem Monatsende (bzw. nach Quartalsende) zu erledigen, da die Buchhaltungsauswertungen einen Überblick über die Ertragslage des Unternehmens abbilden. Wer einen aktuellen Überblick über seine Umsätze und Aufwendungen hat, kann schnell reagieren und hat damit auch die Möglichkeit steuerlich besser zu optimieren.

Doppelte Buchhaltung/Bilanzierer

Wer sein Unternehmen als GmbH führt oder die Buchführungsgrenzen von EUR 700.000,00 pro Jahr überschreitet, muss den Gewinn zwingend durch Betriebsvermögensvergleich, somit durch die Erstellung einer Bilanz, ermitteln. Es ist daher erforderlich eine sogenannte „doppelte Buchhaltung“ zu führen.

Die Belege zu folgenden Buchungskreisen sind daher getrennt voneinander bereitzustellen:

  • Ausgangsrechnungen: Ausgehende Rechnungen an Kunden; die Nummerierung muss vollständig und chronologisch sein. Wir empfehlen am Jahresanfang mit der Nummer 1 zu starten. Aus der Ausgangsrechnungs-Software kann in der Regel eine csv-Datei (auch die Kundenstammdaten) exportiert und in unser System importiert werden. Die Ausgangsrechnungen selbst können als pdf-Datei an die Buchung angehängt werden. Die Unterlagen können auf einer Cloud unter einem eigenen Ordner „AR“ oder auf com hochgeladen werden.
  • Eingangsrechnungen: Eingehende Rechnungen von Lieferanten, die nicht bar bezahlt werden. Die Vollständigkeit der Rechnungen ist zu prüfen (z.B. durch interne, chronologische Nummerierung). Die Rechnungen können im pdf-Format auf einer Cloud unter einem eigenen Ordner „ER“ auf com hochgeladen werden.
  • Bank: Bankauszüge sind vollständig vom Monatsersten bis zum Monatsletzten zur Verfügung zu stellen. Die Bankauszüge benötigen wir via camt053-Datei sowie zusätzlich im pdf-Format (inkl. Detailaufstellung bei Sammelüberweisungen). Der Saldo per Monatsletzten muss ersichtlich sein. Die Auszüge können auf einer Cloud unter einem eigenen Ordner „Bank“ hochgeladen oder per Mail an uns gesendet werden.
  • Kassa: Es ist zwingend die Führung eines Kassabuches Das Kassabuch enthält jegliche Barausgänge und Bareingänge (Cash). Zum Kassabuch müssen die entsprechenden Belege vollständig und nummeriert zur Verfügung stehen. Hinweis: Die Kassa kann am Tagesende nicht im Minus sein! Sollten Beträge aufs Bankkonto eingezahlt werden, kann dafür ein Handbeleg (ein einfacher Zettel mit der Beschriftung: Einzahlung an Bank – EUR „Betrag“) geschrieben werden. Registrierkassa: Sollte die Verwendung einer Registrierkassa verpflichtend sein, ist zusätzlich der Monatsbeleg zur Verfügung zu stellen. Die Bankomatzahlungen und Kreditkartenzahlungen müssen extra gekennzeichnet sein. Die Unterlagen können auf einer Cloud unter einem eigenen Ordner „Kassa“ oder auf BMD.com hochgeladen werden.
  • Kreditkarten: Die Kreditkartenzahlungen werden als eigener Belegkreis geführt. Die Kreditkartenabrechnung ist monatlich bereitzustellen. Zu jeder Zahlung muss eine Rechnung vorhanden sein. Bei Bestellungen über das Internet ist darauf zu achten, dass eine Rechnung und nicht nur eine Bestellbestätigung vorhanden ist. Die Unterlagen können auf einer Cloud unter einem eigenen Ordner „KK“ oder auf com hochgeladen werden.
  • PayPal: Gibt es ein PayPal-Konto, benötigt der Steuerberater jeden Monat einen Monatsauszug inkl. Detailaufstellung. Der Saldo zum Monatsletzten muss ersichtlich sein. Die Unterlagen können auf einer Cloud unter einem eigenen Ordner „PayPal“ oder auf com hochgeladen werden.
  • Personalverrechnung: Belege zur Personalverrechnung, z.B. Buchungsbeleg. Die Unterlagen liegen bereits auf, wenn der Steuerberater die Personalverrechnung macht und müssen daher nicht hochgeladen werden.
  • Diverse Unterlagen: Darunter fallen alle übrigen Belege, die für die Buchhaltung relevant sind. Das sind z.B. Leasingverträge, Mietvorschreibungen (als Dauerrechnung), Aufstellungen über Eigenverbrauch etc. Die Unterlagen können auf einer Cloud unter einem eigenen Ordner „Sonstiges“ oder per Mail gesendet werden.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Besteht keine Buchführungspflicht, kann der Gewinn mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermittelt werden. Der Unterschied besteht darin, dass alle Einnahmen und Ausgaben erst mit Zahlungsfluss berücksichtigt werden.

Bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sind folgende Buchungskreise relevant:

  • Bank: Bankauszüge sind vollständig vom Monatsersten bis zum Monatsletzten zur Verfügung zu stellen. Die Bankauszüge benötigen wir via camt053-Datei sowie zusätzlich im pdf-Format (inkl. Detailaufstellung bei Sammelüberweisungen). Der Saldo per Monatsletzten muss ersichtlich sein. Zu jeder Abbuchung bzw. zu jedem Eingang benötigen wir die dazugehörige Rechnung (Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung). Die Auszüge können auf einer Cloud unter einem eigenen Ordner „Bank“ hochgeladen oder per Mail an uns gesendet werden.
  • Kreditkarten: Die Kreditkartenzahlungen werden als eigener Belegkreis geführt. Die Kreditkartenabrechnung ist monatlich bereitzustellen. Zu jeder Zahlung muss eine Rechnung vorhanden sein. Bei Bestellungen über das Internet ist darauf zu achten, dass eine Rechnung und nicht nur eine Bestellbestätigung vorhanden ist. Die Unterlagen können auf einer Cloud unter einem eigenen Ordner „KK“ oder auf com hochgeladen werden.
  • Barverrechnungen: Es muss kein Kassabuch geführt werden. Die Eingänge und Ausgänge sind nach dem Zufluss bzw. Abfluss zu dokumentieren (z.B. im Excel). Die dazugehörigen Rechnungen müssen vollständig zur Verfügung gestellt werden. Registrierkassa: Sollte die Verwendung einer Registrierkassa verpflichtend sein, ist zusätzlich der Monatsbeleg zur Verfügung zu stellen. Die Bankomatzahlungen und Kreditkartenzahlungen müssen extra gekennzeichnet sein. Die Unterlagen können auf einer Cloud unter einem eigenen Ordner „BV“ oder auf com hochgeladen gesendet werden.
  • PayPal: Gibt es ein PayPal-Konto, benötigt der Steuerberater jeden Monat einen Monatsauszug inkl. Detailaufstellung. Der Saldo zum Monatsletzten muss ersichtlich sein. Die Unterlagen können auf einer Cloud unter einem eigenen Ordner „PayPal“ oder auf com hochgeladen werden.
  • Personalverrechnung: Belege zur Personalverrechnung, z.B. Buchungsbeleg. Die Unterlagen liegen bereits auf, wenn der Steuerberater die Personalverrechnung macht und müssen daher nicht hochgeladen werden.
  • Diverse Unterlagen: Darunter fallen alle übrigen Belege, die für die Buchhaltung relevant sind. Das sind z.B. Leasingverträge, Mietvorschreibungen (als Dauerrechnung), Aufstellungen über Eigenverbrauchen etc. Die Unterlagen können auf einer Cloud unter einem eigenen Ordner „Sonstiges“ oder per Mail gesendet werden.

BMD.com

BMD.com können wir kostenlos für unsere Klienten/Klientinnen zur Verfügung stellen. Über dieses Tool können alle Belege auf unser System hochgeladen werden. Beim Hochladen ist darauf zu achten, dass die Bezeichnung der Dokumente wie folgt lautet:

  • Ausgangsrechnungen: AR_2018_Monat_Tag_Rechnungsnummer bei Einzelbelegen und AR_2018_Monat, wenn alle Rechnungen in einem pdf-Dokument hochgeladen werden.
  • Eingangsrechnungen: ER_2018_Monat_Tag_Rechnungsnummer bei Einzelbelegen und ER_2018_Monat, wenn alle Rechnungen in einem pdf-Dokument hochgeladen werden.

Rechnungsmerkmale

Eine Rechnung über EUR 400,00 (inkl. Umsatzsteuer) hat gemäß § 11 UStG folgende Punkte zu beinhalten:

  • Name und Anschrift des liefernden bzw leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder des Empfängers der sonstigen Leistung
  • Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • Tag der Lieferung oder der sonstigen Leistung bzw. den Zeitraum, über den sich die sonstige Leistung erstreckt.
  • Entgelt und den anzuwendenden Steuersatz
  • den auf das Entgelt entfallenden Umsatzsteuerbetrag
  • Ausstellungsdatum (bei Bargeschäften genügt der Hinweis „Lieferdatum=Rechnungsdatum“)
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • UID-Nummer des liefernden/leistenden Unternehmers
  • bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag EUR 10.000,00 übersteigt, ist ebenfalls die UID-Nummer des Leistungsempfängers anzugeben

Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag EUR 400,00 nicht übersteigt (Kleinbetragsrechnung), genügen folgende Angaben:

  • Ausstellungsdatum
  • Name und Anschrift des liefernden / leistenden Unternehmers
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände / Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Tag der Lieferung / der sonstigen Leistung / Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt
  • Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe
  • Steuersatz

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