Ordnungsgemäße Rechnung: Das sollten Sie beachten

Um Probleme mit dem Vorsteuerabzug zu vermeiden, muss eine Rechnung ordnungsgemäß sein. Darum erspart ein genauer Blick auf eingehende Rechnungen viel Ärger.

Immer wieder wechseln Landwirte in die Regelbesteuerung oder treffen als Pauschalierer aus vielerlei Gründen auf Regelbesteuerungsumsätze. Muss sich der Betriebsinhaber dem Mehrwertsteuerrecht stellen, gibt es Pro und Kontra. Zu den Vorteilen zählen die Mehrwertsteuererstattungen aus Investitionen und laufenden Kosten. Aber die hohen formalen Hürden belasten. Wer selbst bucht und nicht laufend auf die Ordnungsmäßigkeit eingehender Rechnungen achtet, läuft Gefahr, dass bei einer Prüfung durch das Finanzamt noch Jahre später die Vorsteuerbeträge rückwirkend gestrichen werden. Die daraus resultierende Umsatzsteuernachzahlung lässt sich das Finanzamt fürstlich mit sechs Prozent pro Jahr verzinsen.

Dem Zinsproblem hat die Rechtsprechung im Oktober 2016 ein Ende gesetzt. Inzwischen akzeptieren es auch die Finanzämter, wenn für beanstandete Rechnungen eine korrigierte Version vorgelegt wird. Bestimmte Rechnungsberichtigungen wirken auf den Zeitpunkt der erstmaligen Rechnungsstellung zurück und sichern nicht nur den Vorsteuerabzug, sondern verhindern auch die Verzinsung. „Wichtig ist aber“, sagt Ecovis-Steuerberater Christian Röll in Würzburg, „dass Fehler in den Rechnungen schnellstmöglich ausgebessert werden.“

Es gibt Fehler, die sich nicht rückwirkend bereinigen lassen. Zudem kann es schwierig sein, nach längerer Zeit den damaligen Rechnungsaussteller zu finden oder ihn zu einer Berichtigung zu bewegen. Wer selbst bucht, sollte immer sofort prüfen, ob eine Rechnung ordnungsgemäß ist. Wer seine Buchführung außer Haus erledigen lässt, sollte seinen Buchführungsdienstleister mit der Rechnungsprüfung beauftragen, um auf Nummer sicher zu gehen. Die Rückwirkung greift nur dann, wenn die fehlerhafte Rechnung berichtigungsfähig ist. Bei nicht berichtigungsfähigen Rechnungen droht also weiterhin das Zinsproblem.

Berichtigungsfähig ist eine Rechnung dann, wenn sie mindestens folgende Angaben enthält:

• Name des leistenden Unternehmers,
• Name des Leistungsempfängers,
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung,
• das Entgelt,
• die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer.

Sind diese Mindestangaben vorhanden, hat man mehr Zeit, weil die Berichtigung zurückwirkt. Entweder verbessert oder ergänzt der Aussteller das ursprüngliche Dokument oder er erstellt einen zusätzlichen Beleg, der sich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.

Checkliste: Das müssen Sie prüfen

Damit eine Rechnung ordnungsgemäß ist und vom Finanzamt nicht beanstandet wird, müssen folgende Angaben enthalten sein:

• Vollständige Namen und Anschriften des Lieferanten sowie des Empfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Lieferanten oder Dienstleisters
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Leistungsbeschreibung, Menge und Art der Lieferung oder der Dienstleistung mit Zeitpunkt
• An- und Vorauszahlungen (mit Zeitpunkt, wenn bekannt)
• Nettoentgelt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeteilt
• Der jeweils korrekte Steuersatz (7, 19, 5,5 oder 10,7 Prozent) oder Hinweis auf die Steuerbefreiung
• Mehrwertsteuerbetrag
• Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen oder Hinweis auf Rabatt- oder Bonusvereinbarungen
• Angabe einer etwaigen Gutschrift und Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Rechnungsempfängers

Christian Röll, Steuerberater bei Ecovis in Würzburg