Dienstwagen- Wenn der Chef das Auto zahlt

Wer einem Mitarbeiter einen Dienstwagen überlässt, sollte das sorgfältig abchecken. Es gibt sowohl rechtliche als auch steuerliche Fallstricke.

Bei vielen Arbeitnehmern ist ein Dienstwagen sehr begehrt, vor allem wenn sie ihn auch uneingeschränkt privat nutzen dürfen. Grundsätzlich regeln Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Überlassung im Arbeitsvertrag. Darin sollte auch festgehalten werden, unter welchen Umständen der Chef die private Nutzung widerrufen kann, etwa im Falle einer Freistellung. „Der Arbeitgeber kann seine Zusage aber nicht jederzeit und vor allem nicht ohne Gründe widerrufen“, sagt Andreas Munk, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei Ecovis. „Das verstößt gegen die Regeln der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.“ So hat es das Bundesarbeitsgericht entschieden.

Wenn der Arbeitnehmer das Fahrzeug privat nutzen darf, so gilt dies ebenfalls für Zeiträume, in denen er nicht arbeitet, aber weiterhin Gehalt bezieht, etwa im Urlaub oder bei Krankheit. Auch eine Mitarbeiterin, die sich im gesetzlichen Mutterschutz befindet, darf ihren Firmenwagen weiterfahren. Denn bei dem Dienstwagen handelt es sich um eine Sachleistung, die der Arbeitgeber als Bestandteil des Gehalts schuldet. Den Anspruch auf einen Dienstwagen behält sie auch, wenn sie nach der Babypause an ihren alten Arbeitsplatz zurückkehrt, aber nur noch in Teilzeit arbeitet. Grundsätzlich ist die Rechtsprechung bemüht, den Arbeitnehmer vor wirtschaftlichen Nachteilen zu schützen, die für ihn mit einem Dienstwagen verbunden sein könnten. Deshalb darf der Arbeitgeber auch nicht verlangen, dass sich der Mitarbeiter an eventuellen Fahrzeugschäden beteiligt. „Allerdings gibt es Ausnahmen, wenn der Arbeitnehmer aus grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz einen Unfall verursacht“, ergänzt Munk.

Doch auch die großzügigste Dienstwagenregelung hat ihren Preis. Da die Überlassung eines Autos zum Gehalt gehört, muss der Arbeitnehmer diese Leistung auch versteuern. Grundsätzlich hat er zwei Möglichkeiten: Entweder muss er ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen oder er versteuert den Dienstwagen pauschal mit einem Prozent des Bruttolistenpreises. Für jeden Kilometer, den er zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit dem Wagen zurücklegt, kommen noch je einfachen Entfernungskilometer 0,03 Prozent des Listenpreises hinzu.

Problematisch wird es, wenn der Arbeitnehmer auf dem Weg zur Arbeit nur eine Teilstrecke mit dem Dienstwagen, etwa zum nächsten Park+Ride-Platz zurücklegt. Im konkreten Fall hatte das Finanzamt trotzdem die gesamten Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsplatz besteuert. Der Arbeitnehmer klagte bis zum Bundesfinanzhof (BFH) und bekam dort schließlich Recht: Nur die mit dem Auto tatsächlich zurückgelegte Strecke darf auch besteuert werden, wenn vom Arbeitnehmer glaubhaft nachgewiesen werden kann, dass die restliche Teilstrecke mit anderen Verkehrsmitteln zurückgelegt wurde.

Wer ein Fahrtenbuch führen muss, dem hilft dabei das Ecovis-Musterfahrtenbuch. Es kann bestellt werden unter www.ecovis.com/fahrtenbuch.

Worüber wir reden sollten

• Pauschale Versteuerung oder Fahrtenbuch? Womit fahre ich steuerlich günstiger?
• Welche Verpflichtungen gehe ich ein, wenn ich einem Mitarbeiter einen Dienstwagen zur Verfügung stelle?
• Wie sieht die Besteuerung aus, wenn der Arbeitnehmer das Firmenfahrzeug nur für einen Teil seiner Fahrt zum Arbeitsplatz benutzt?